2268

UCHWAŁA RADY GMINY MYSŁAKOWICE

z dnia 29 czerwca 2002 r.

w sprawie przyjęcia Regulaminu organizacyjnego Urzędu Gminy w Mysłakowicach

Na podstawie art. 33 ust. 2 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz. U. Nr 142, poz. 1591 z 2001 r. z późn. zm.) Rada Gminy uchwala, co następuje:

§ 1

Uchwala się Regulamin organizacyjny Urzędu Gminy Mysłakowice stanowiący załącznik do niniejszej uchwały.

§ 2

Tracą moc uchwały nr 186/XXI/96 z dnia 28 września 1996 r., nr 256/XXVIII/97 z dnia 29 kwietnia 1997 r., nr 311/XXX/97 z dnia 29 listopada 1997 r., nr 349/ /XXXIX/98 z dnia 4 marca 1998 r., nr 409/XLV/98 z dnia 16 czerwca 1998 r., nr 84/XI/99 z dnia 30 czerwca 1999 r. Rady Gminy Mysłakowice.

§ 3

Uchwała wchodzi w życie 14 dni po ogłoszeniu w Dzienniku Urzędowym Województwa Dolnoślą- skiego.

PRZEWODNICZĄCA
RADY GMINY
JOLANTA PECIAK

 Załącznik do uchwały Rady Gminy w Mysłakowicach z dnia 29 czerwca 2002 r. (poz. 2268)

REGULAMIN ORGANIZACYJNY URZĘDU GMINY W MYSŁAKOWICACH

R o z d z i a ł I

POSTANOWIENIA OGÓLNE

§ 1

Urząd Gminy w Mysłakowicach zwany dalej “urzędem” wykonuje zadania Zarządu Gminy zgodnie ze statutem Gminy Mysłakowice. Urząd w szczególności realizuje zadania własne gminy, zadania zlecone z mocy obowiązujących ustaw, zadania wykonawcze na podstawie porozumienia z organami administracji rządowej (zadania powierzone), zadania publiczne powierzone gminie w drodze porozumienia komunalnego oraz zadania z zakresu właściwości powiatu oraz województwa na podstawie porozumień z tymi jednostkami samorządu terytorialnego.

§ 2

Urząd działa w oparciu o przepisy:

1) ustawy o samorządzie gminnym,

2) ustawy o podziale zadań i kompetencji, określonych w ustawach szczególnych pomiędzy organy gminy a organy administracji rządowej oraz o zmianie niektórych ustaw,

3) ustawy o zmianie niektórych ustaw określających kompetencje organów administracji publicznej – w związku z reformą ustrojową państwa,

4) rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gminy i związków międzygminnych,

5) Statutu Gminy Mysłakowice, zwanego dalej statutem,

6) niniejszego regulaminu.

§ 3

1. Regulamin organizacyjny, zwany dalej “regulaminem”, określa organizację i zasady funkcjonowania Urzędu.

2. Ilekroć w regulaminie jest mowa o wójcie, gminie, radzie gminy, zarządzie gminy, referacie, należy przez to rozumieć odpowiednio:

– Wójta Gminy Mysłakowice,
– Gminę Mysłakowice,
– Radę Gminy Mysłakowice,
– Zarząd Gminy Mysłakowice,
– komórki organizacyjne urzędu wyszczególnione w regulaminie.

R o z d z i a ł II

ZASADY WYKONYWANIA FUNKCJI

KIEROWNICZYCH

§ 4

Urząd funkcjonuje na zasadzie jednoosobowego kierownictwa, służbowego podporządkowania, podziału uprawnień i obowiązków oraz indywidualnej odpowiedzialności związanej z wykonywaniem zadań, o których mowa w § 1.

§ 5

1. Całokształtem działalności urzędu kieruje wójt, przy pomocy zastępcy wójta, który jednocześnie sprawuje funkcję sekretarza gminy.

2. Zastępca wójta działa w zakresie spraw powierzonych mu przez wójta, podczas nieobecności wójta pełni jego zastępstwo, ponosząc pełną odpowiedzialność za podjęte w tym okresie działania.

3. W ramach uprawnień wyrażonych w ust. 1 wójt może wydawać zarządzenia wewnętrzne, o ile nie przeciwstawiają się temu obowiązujące przepisy prawa.

§ 6

Wójt Gminy Mysłakowice, poza przypadkami określonymi w upoważnieniach udzielonych w trybie art. 39 ust. 2 i ust 4 oraz powierzenia prowadzenia spraw w trybie art. 33 ust. 4 ustawy o samorządzie gminnym wykonuje swoje funkcje osobiście, zgodnie z podziałem zadań, kompetencji i odpowiedzialności wynikających z przepisów odrębnych ustaw, uchwał rady gminy i niniejszego regulaminu.

Wójt Gminy Mysłakowice bezpośrednio koordynuje działalność następujących komórek organizacyjnych urzędu:

– Referatu Finansowego,
– Biura Rady Gminy,
– pełnomocnika ds. ochrony informacji niejawnych.

§ 7

Zastępca wójta wykonuje zadania i kompetencje w zakresie działania następujących komórek organizacyjnych urzędu:

– Urzędu Stanu Cywilnego,
– Referatu Organizacyjno-Gospodarczego,
– Referatu Rozwoju Gospodarczego,
– stanowiska ds. kancelaryjnych,
– stanowiska ds. administracyjno-kancelaryjnych, rejestrów i kadr,
– stanowiska ds. oświaty.

§ 8

1. Skarbnik gminy kieruje pracą referatu finansowego, ponosząc przed wójtem odpowiedzialność za realizację powierzonych zadań, w ramach właściwości rzeczowej referatu.

2. Kierownicy referatów kierują pracą referatów, ponosząc przed wójtem odpowiedzialność za realizację powierzonych im zadań w ramach właściwości rzeczowej referatu lub udzielonego przez wójta upoważnienia.

3. Kierownicy referatów, o ile nie jest to określone w szczegółowym zakresie obowiązków, wyznaczają spośród pracowników z zachowaniem przepisów prawa pracy - osobę upoważnioną do pełnienia tej funkcji w czasie swojej nieobecności. Upoważnienie to wymaga akceptacji wójta.

4. Zasadę ustaloną w ust. 3 stosuje się odpowiednio w przypadkach niemożności wykonywania funkcji przez kierownika referatu, z innych przyczyn.

§ 9

1. Kierownicy referatów:

1) kierują działalnością referatu, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz ustaleniami wójta,

2) zapewniają należytą organizację pracy w referacie oraz odpowiadają za realizację zadań powierzonych im przez wójta i zastępcę wójta.

2. Kierownicy referatów są zobowiązani do współdziałania w realizacji zadań.

R o z d z i a ł III

STRUKTURA ORGANIZACYJNA

§ 10

Strukturę organizacyjną urzędu tworzą następujące referaty, samodzielne stanowiska pracy:

1) Referat Finansowy – symbol REF,
2) Referat Organizacyjno-Gospodarczy – symbol ROG,
3) Referat Rozwoju Gospodarczego – symbol RRG,
4) Biuro Rady Gminy – symbol BRG,
5) Urząd Stanu Cywilnego – USC.

Samodzielne stanowisko pracy
1) ds. kancelaryjnych – symbol SSK,
2) ds. administracyjno-kancelaryjnych, rejestrów i kadr – symbol SAK,
3) pełnomocnik ds. ochrony informacji niejawnych – symbol PIN,
4) stanowisko ds. oświaty – symbol SSO.

Zadania referatów i samodzielnych stanowisk pracy

I. Zadania wspólne

Referaty i samodzielne stanowiska pracy, każdy w zakresie swojej właściwości, podejmują działania i prowadzą sprawy związane z realizacją zadań zarządu gminy i wójta dotyczące:

1) zapewnienie właściwości i terminowej realizacji wykonywania budżetu gminy,

2) opracowywania projektów uchwał rady gminy, przedkładanych przez zarząd pod obrady rady,

3) określenia, w dostosowaniu do miejscowych warunków, sposobu wykonywania uchwał rady gminy oraz koordynowania i kontrolowania wynikających stąd zadań,

4) organizowania kontroli wykonywania na obszarze gminy zadań administracji samorządowej, określonych w ustawach oraz rozporządzeniach, uchwałach rady gminy i zarządu oraz uchwałach i zarządzeniach innych właściwych organów,

5) wglądu w tok załatwianych spraw przez gminne jednostki organizacyjne, poprzez realizację uprawnień nadzorczych i kontrolnych,

6) zachowania szczególnej staranności przy wykonywaniu zadań związanych z zarządem i gospodarowaniem mieniem komunalnym,

7) zapewnienia współdziałania wszystkich właściwych jednostek organizacyjnych w tym działających na terenie gminy, w celu zapobiegania zagrożeniu życia i zdrowia ludzi, zagrożeń środowiska, utrzymania porządku publicznego i bezpieczeństwa, ochrony przeciwpożarowej oraz zapobiegania klęskom żywiołowym i innym nadzwyczajnym zagrożeniom, a także zwalczaniu ich skutków,

8) przygotowania dla potrzeb zarządu i wójta projektów sprawozdań, ocen, analiz i bieżących informacji na określony temat z zakresu działalności administracji samorządowej,

9) opracowywania obowiązującej sprawozdawczości statystycznej,

10) opracowywania propozycji do “Strategii rozwoju gminy Mysłakowice”,

11) inicjowania i podejmowania przedsięwzięć organizacyjnych w celu zapewnienia właściwej i terminowej realizacji zadań określonych w “Strategii rozwoju gminy Mysłakowice”,

12) współpracy wójta z organizacjami społecznymi i stowarzyszeniami działającymi na terenie gminy,

13) zapobiegania powstawaniu negatywnych zjawisk społecznych,

14) przestrzegania nakazanej przepisami prawa ochrony w sprawach stanowiących informacje niejawne,

15) właściwego przechowywania i ochrony akt.

II. Zakresy działania poszczególnych komórek organizacyjnych

1. Referat Finansowy:
– opracowywanie projektu budżetu i planów finansowych,
– przygotowanie projektów uchwał rady i zarządu gminy w sprawach związanych z budżetem,
– dokonywanie analiz wykorzystania budżetu oraz wnioskowanie w sprawie zmian w budżecie w celu zapewnienia racjonalnego dysponowania środkami budżetowymi,
– opracowanie planów i realizacja środków pozabudżetowych,
– sporządzanie planów finansowania inwestycji i ich realizacja,
– zapewnienie bilansowania finansowania potrzeb gminy dochodami własnymi i zasilającymi,
– opracowanie sprawozdań i analiz z wykonywania budżetu i planów finansowych oraz przedkładanie wynikających z nich wniosków radzie i zarządowi gminy,
– prowadzenie bieżącej ewidencji dochodów budżetu gminy według źródeł ich powstania,
– analiza i kontrola rytmiczności i terminowości wpływów z tytułu należnych gminie dochodów budżetowych,
– ustalenie propozycji wysokości podatków i opłat lokalnych oraz przygotowanie projektów uchwały w tym zakresie,
– prowadzenie księgowości podatków i opłat lokalnych,
– wymiar podatków i opłat lokalnych oraz kontrola, analiza w zakresie podatków i opłat,
– egzekucja należności pieniężnych z tytułu podatków i opłat lokalnych,
– nadzór nad inkasentami poboru podatków i opłat, ewidencja, kontrola oraz naliczenie prowizji,
– ewidencja dochodów z tytułu sprzedaży składników mienia komunalnego oraz z tytułu dzierżawy gruntu i opłat za wieczyste użytkowanie – wymiar i księgowość,
– wydawanie zaświadczeń o stanie majątkowym podatników,
– prowadzenie bieżącej ewidencji syntetycznej i analitycznej wydatków budżetu gminy,
– ewidencja rozrachunków z odbiorcami i dostawcami,
– prowadzenie ewidencji kosztów i wydatków inwestycji,
– prowadzenie obsługi kasowej i ewidencji druków ścisłego zarachowania,
– rozliczanie podatku VAT oraz prowadzenie pełnej dokumentacji: dotyczy podatku VAT,
– prowadzenie ewidencji środków trwałych i wyposażenia,
– naliczanie umorzeń,
– powoływanie i nadzór nad komisjami inwentaryzacyjnymi oraz rozliczanie inwentaryzacji,
– sporządzanie list płac oraz ewidencja rozrachunków z pracownikami,
– zgłaszanie do ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę i umowy zlecenia oraz prowadzenie ewidencji rozrachunków z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych i Urzędem Skarbowym,
– przygotowanie pełnej dokumentacji byłych pracowników i obecnych do naliczania kapitału początkowego, emerytury oraz renty,
– rozliczanie delegacji i limitów na używanie pojazdów prywatnych do celów służbowych,
– prowadzenie ewidencji działalności gospodarczej,
– ewidencja i rozliczanie dobrowolnych wpłat gromadzonych na ważne dla lokalnej społeczności cele publiczne,
– prowadzenie obsługi funduszy celowych,
– sprawowanie nadzoru oraz kontroli nad gospodarką finansową podległych gminie jednostek organizacyjnych,
– współpraca z Regionalną Izbą Obrachunkową, Urzędem Skarbowym, Urzędem Wojewódzkim i Starostwem Powiatowym oraz bankami,
– sporządzanie sprawozdań z całego zakresu zadań prowadzonych przez Referat Finansowy.

2. Referat Organizacyjno-Gospodarczy:
– zapewnienie sprawnego funkcjonowania i właściwej organizacji pracy urzędu,
– zapewnienie prawidłowej obsługi obywateli przez urząd,
– prowadzenie obsługi gospodarczej i korespondencyjnej,
– zapewnienie prawidłowych warunków pracy w zakresie bhp i ppoż.,
– prowadzenie spraw wynikających z ustawy o ochronie przeciwpożarowej i przeciwpowodziowej,
– prowadzenie archiwum urzędu,
– prowadzenie ewidencji ludności oraz współpraca w tym zakresie z innymi instytucjami,
– wydawanie dokumentów stwierdzających tożsa-mość i prowadzenie związanej z tym ewidencji,
– wydawanie zezwoleń i nadzór nad zbiórkami publicznymi,
– organizowanie zgromadzeń publicznych,
– współpraca z innymi organizacjami w zakresie obsługi cudzoziemców przebywających na terenie RP,
– współpraca z polskimi i obcymi urzędami i konsularnymi,
– nadzór nad oczyszczeniem terenów z niewypałów,
– współpraca z organami sprawiedliwości i ścigania w zakresie utrzymania bezpieczeństwa i porządku publicznego,
– prowadzenie spraw z zakresu obrony RP,
– prowadzenie spraw związanych z obroną cywilną i akcją kurierską,
– współpraca z Gminnym Ośrodkiem Kultury, Gminnym Ośrodkiem Pomocy Społecznej oraz służbą zdrowia,
– gospodarowanie mieniem komunalnym i lokalami mieszkalnymi,
– prowadzenie spraw związanych z przeciwdziałaniem bezrobociu na terenie gminy,
– przygotowywanie zezwoleń na sprzedaż i podawanie napojów alkoholowych,
– kontrola przestrzegania przepisów ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi w odniesieniu do podmiotów posiadających zezwolenie,
– prowadzenie spraw związanych z działalnością komisji ds. przeciwdziałania alkoholizmowi,
– prowadzenie spraw związanych z ustalaniem czasu pracy placówek handlowych, usługowych i gastronomicznych,
– prowadzenie spraw dot. niepełnosprawnych,
– zadania związane z promocją (reklamą) gminy,
– realizacja zadań dot. agroturystyki,
– rejestracja obiektów hotelowych,
– współpraca z prasą lokalną i mediami,
– prowadzenie i rozliczanie spraw związanych z realizacją strategii rozwoju gminy.

3. Referat Rozwoju Gospodarczego:
– ustalanie i prowadzenie inwestycji na terenie gminy,
– przygotowanie i nadzór nad realizacją planu zagospodarowania przestrzennego gminy,
– prowadzenie spraw z zakresu ekologii, ochrony środowiska i gospodarowania odpadami,
– nadzór nad cmentarzami komunalnymi i wojennymi,
– przygotowanie terenów pod budownictwo oraz wywłaszczanie nieruchomości,
– nadzór nad organizacją i funkcjonowaniem targowisk,
– opieka i nadzór nad zabytkami – współpraca z konserwatorem zabytków,
– prowadzenie spraw związanych z ochroną, rekultywacją i melioracją gruntów rolnych,
– współdziałanie ze służbą rolną i weterynaryjną,
– tworzenie zasobów na cele budowlane, zlecanie wyceny działek, obsługa sprzedaży i oddawania w użytkowanie wieczyste i dzierżawę,
– ustalanie opłat rocznych za wykorzystywanie gruntów niezgodnie z przeznaczeniem,
– opiniowanie i nadzór w zakresie prac górniczo- -geologicznych prowadzonych na terenie gminy,
– realizacja zadań dotyczących utrzymania czystości i porządku w gminie,
– zadania z zakresu ustawy o zamówieniach publicznych, przygotowywanie i przeprowadzanie przetargów,
– administrowanie budynkami urzędu gminy.

4. Biuro Rady Gminy:
– obsługa kancelaryjno-biurowa rady gminy,
– podejmowanie czynności organizacyjnych związanych z przeprowadzaniem sesji, zebrań, posiedzeń i spotkań rady i jej komisji,
– prowadzenie rejestru korespondencji do i od rady, jej komisji oraz poszczególnych radnych,
– prowadzenie rejestru interpelacji, zapytań i wniosków,
– prowadzenie rejestru wniosków komisji rady,
– koordynacja prac legislacyjnych, ewidencja i zbiór aktów prawnych gminy, przekazywanie uchwał do organów nadzoru oraz do publikacji,
– przygotowanie informacji o działaniach rady gminy dla mieszkańców gminy,
– organizowanie spotkań z wyborcami i dyżurów radnych,
– obsługa i organizowanie narad i konferencji zwoływanych przez przewodniczącego rady gminy,
– przygotowanie materiałów do projektów planów pracy rady i jej komisji,
– przyjmowanie skarg i wniosków mieszkańców kierowanych do rady gminy, prowadzenie rejestru skarg,
– czuwanie nad zabezpieczeniem praw radnych w zakresie stosunku pracy i prac radnych jako funkcjonariuszy publicznych,
– współpraca z sołtysami.

5. Urząd Stanu Cywilnego:
– prowadzenie rejestracji urodzeń, zgonów i związków małżeńskich,
– sporządzanie aktów stanu cywilnego,
– prowadzenie spraw związanych z zawarciem związku małżeńskiego,
– wydawanie wypisów z ksiąg metrykalnych,
– kompletowanie i przechowywanie akt zbiorowych przez okres 100 lat.

6. Stanowisko ds. kancelaryjnych:
– prowadzenie kancelarii Urzędu Gminy,
– wykonywanie czynności kancelaryjnych zgodnie z instrukcją kancelaryjną,
– obsługa posiedzeń, narad, konferencji i spotkań organizowanych przez wójta gminy.

7. Stanowisko ds. administracyjno-kancelaryjnych, rejestrów i kadr:
– prowadzenie spraw kadrowych pracowników urzędu gminy i kierowników jednostek organizacyjnych gminy,
– prowadzenie tajnej kancelarii urzędu gminy,
– przyjmowanie skarg i wniosków mieszkańców kierowanych do wójta gminy, prowadzenie rejestru skarg i wniosków,
– prowadzenie rejestrów postanowień i uchwał zarządu gminy,
– prowadzenie innych rejestrów wprowadzonych przez kierownika urzędu gminy.

8. Pełnomocnik ds. ochrony informacji niejawnych:

– zapewnienie ochrony informacji niejawnych, ochrona systemów i sieci teleinformatycznych, zapewnienie ochrony fizycznej jednostki organizacyjnej, kontrola ochrony informacji.

9. Stanowisko ds. oświaty:

– nadzór nad funkcjonowaniem placówek oświatowo-wychowawczych na terenie gminy.

R o z d z i a ł IV

NARADY

§ 11

1. Wójt zwołuje okresowo narady z udziałem kierowników referatów i pracowników na samodzielnych stanowiskach pracy w celu zapewnienia sprawnej realizacji zadań urzędu.

2. Tematy narad ustala wójt, w tym w oparciu o propozycje zgłoszone przez kierowników referatów bądź pracowników na samodzielnych stanowiskach pracy w zakresie wyłącznie uzgodnienia współdziałania komórek organizacyjnych urzędu.

3. Tryb i termin zwoływania narad może być ustalony wg § 5 ust. 3 regulaminu.

§ 12

1. Posiedzenia narad są protokołowane z odnotowaniem ustaleń lub wniosków zakwalifikowanych przez wójta do realizacji.

2. Obsługę organizacyjną i kancelaryjną narad zapewnia stanowisko ds. kancelaryjnych.

§ 13

Zasady określone w § 12 ust. 2 oraz § 13 stosuje się odpowiednio do spotkań wójta organizowanych z inicjatywy innych organów, organizacji społecznych, stowarzyszeń itp.

R o z d z i a ł V

ZASADY FUNKCJONOWANIA KOMÓREK ORGANIZACYJNYCH URZĘDU

§ 14

1. Zadania referatów i samodzielnych stanowisk pracy realizują pracownicy urzędu, stosownie do wewnętrznego podziału pracy.

2. Stosownie do postanowień wewnętrznego podziału pracy, ustala się zakresy czynności pracowników urzędu, obejmujące wyszczególnienie zadań i obowiązków, ramy uprawnień i odpowiedzialności pracowników oraz wyznaczenie zastępstw w czasie ich nieobecności.

3. W przypadku zmiany zakresu, charakteru i treści zadań komórek organizacyjnych oraz sposobu ich realizacji, obowiązuje dokonanie odpowiednich zmian w regulaminie i w zakresach czynności pracowników. Powyższe czynności nie wymagają ponownego uchwalenia przez radę gminy.

4. Nowo zatrudniony pracownik powinien otrzymać zakres czynności w dniu zawarcia umowy o pracę, a najpóźniej w dniu przystąpienia do pracy. Ta sama zasada dotyczy przypadków przeniesienia pracownika na inne stanowisko pracy.

§ 15

1. Jeżeli wykonanie określonego zadania i załatwiania spraw wymaga współdziałania dwóch lub więcej referatów kierownicy tych komórek z własnej inicjatywy uzgadniają sposób wykonania zadania i ustalają, którzy z nich sprawują funkcje koordynacyjne niezbędne do wykonania zadania i załatwienia sprawy (referat wiodący).

2. Przepisy ust. 1 nie stosuje się, jeżeli obowiązek ten wynika bezpośrednio z przepisów prawa lub referat wiodący wyznaczy wójt lub zastępca wójta.

3. Referaty zobowiązane są do wzajemnego informowania się o wytycznych, podjętych rozstrzygnięciach i innych ustaleniach mających związek z przedmiotem sprawy lub jeżeli ich znajomość jest niezbędna dla zharmonizowania działalności urzędu.

4. Przy konieczności współdziałania samodzielnych stanowisk pracy, stanowisko wiodące wyznacza wójt lub zastępca wójta.

§ 16

1. Zadania wynikające ze sprawowania przez zarząd gminy nadzoru nad podległymi gminie jednostkami organizacyjnymi wykonuje zastępca wójta.

2. Zadania związane z uczestnictwem gminy w związkach międzygminnych wypełnia zarząd gminy oraz referat finansowy - wyłącznie w sprawach finansowych.

§ 17

1. Referaty, samodzielne stanowiska pracy przy znakowaniu spraw stosują symbole literowe odpowiednie dla danej komórki (stanowiska), określone w § 10.

2. Korespondencja pisemna wewnętrzna między komórkami organizacyjnymi urzędu może być prowadzona tylko w przypadkach wymaganych przepisami prawa, chyba że niezbędność takiego postępowania uzasadniona jest względami wynikającymi z przedmiotu załatwianej sprawy.

§ 18

1. Formy załatwiania spraw w urzędzie, obieg dokumentów między komórkami organizacyjnymi, wzory pieczęci i zasady posługiwania się nimi, tryb wykonywania czynności kancelaryjnych, zasady archiwizowania akt, a także innych czynności określa instrukcja kancelaryjna dla organów gminy i związków międzygminnych.

2. W postępowaniu z dokumentami niejawnymi, obok zasad ujętych w instrukcji kancelaryjnej stosuje się zasady wynikające z przepisów szczególnych w tym zakresie.

3. Zasady obiegu dokumentów finansowo-księgo-wych, gospodarki majątkiem urzędu oraz odpowiedzialność za rzeczowe składniki majątku w użytkowaniu reguluje instrukcja obowiązująca na mocy odrębnego zarządzenia wójta.

R o z d z i a ł VI

ZASADY PROGRAMOWANIA PRACY

1. Programowanie pracy w urzędzie ma na celu organizacyjne zapewnienie warunków realizacji zadań zarządu gminy jako organu wykonawczego gminy oraz wójta jako kierownika urzędu. Wyraża się ono w formie rocznego programu działania.

2. Program obejmuje węzłowe przedsięwzięcia wymagające szczególnego nadzoru, podejmowania przez komórki organizacyjne urzędu, w ramach realizacji zadań wynikających z:

– ustaw i wykonawczych aktów prawnych,
– uchwał rady gminy,
– uchwał, postanowień i decyzji zarządu gminy,
– propozycji zgłoszonych przez kierowników jednostek organizacyjnych podległych gminie, organizacje i stowarzyszenia, komisje społeczne,
– propozycji kierowników komórek organizacyjnych urzędu, jeżeli realizacja proponowanych przedsięwzięć wymaga skoordynowania działań tychże komórek i podległych gminie jednostek.

R o z d z i a ł VIII

OGÓLNE ZASADY ORGANIZACJI KONTROLI W URZĘDZIE

§ 20

1. Do podstawowych zadań działalności kontrolnej wykonywanej przez urząd należą:

a) badanie legalności, celowości, rzetelności i gospodarności działań jednostek org. podporządkowanych gminie,
b) badanie wykonywania zadań własnych gminy pod względem legalności, celowości, rzetelności i gospodarności,
c) badanie stanu realizacji zadań zleconych i powierzonych gminie z zakresu administracji rządowej,
d) badanie sprawności organizacyjnej, poziomu funkcjonowania i legalności działań komórek organizacyjnych urzędu,
e) badanie zgodności podejmowanych rozstrzygnięć z obowiązującymi przepisami prawa.

2. Celem kontroli jest zapewnienie bieżących, obiektywnych informacji, ocen i analiz umożliwiających wójtowi i zarządowi gminy wypełnianie zadań określonych przepisami prawa i wynikających z uchwał rady gminy.

§ 21

1. Kontrole, inspekcje, wizytacje w jednostkach podporządkowanych gminie mogą być prowadzone przez pracowników urzędu tylko po uprzednim uzyskaniu imiennego upoważnienia wójta, określającego temat, zakres i termin tych działań.

2. Rejestr wydanych upoważnień, o których mowa w ust. 1, oraz działania związane z koordynacją działalności kontrolnej w jednostkach podporządkowanych gminie prowadzi stanowisko ds. kancelaryjnych, rejestrów i kadr.

3. Stanowisko ds. kancelaryjnych, rejestrów i kadr prowadzi centralny rejestr kontroli przeprowadzonych w urzędzie przez organy kontroli państwowej, administracji rządowej w ramach zadań zleconych i powierzonych oraz inne organy zewnętrzne. Nadzór nad przebiegiem realizacji wydanych przez te organy zaleceń pokontrolnych sprawuje zastępca wójta.

4. Zbiorową dokumentację kontroli zewnętrznych prowadzi zastępca wójta. Obejmuje ona protokoły z kontroli, wystąpienia pokontrolne oraz korespondencję związaną z wykonywaniem zaleceń pokontrolnych.

R o z d z i a ł VIII

ZASADY OBSŁUGI INTERESANTÓW W URZĘDZIE

§ 22

1. Uprzejme, sprawne i kompetentne pod względem merytorycznym obsługiwanie obywateli jest naczelną zasadą pracy w urzędzie.

2. Wszyscy pracownicy urzędu, wykonując swoje obowiązki służbowe winni umożliwić obywatelom realizację uprawnień i egzekwować powinności w sposób zgodny z prawem, wykazując należytą troskę o ochronę ich słusznego interesu, a w szczególności:

– udzielać interesantom informacji niezbędnych przy załatwianiu ich sprawy,
– wyjaśnić dogłębnie treść obowiązujących przepisów właściwych ze względu na przedmiot rozpatrywanej sprawy,
– rozstrzygać sprawy bezzwłocznie, a w przypadkach jej złożoności określać terminy załatwienia, w oparciu o przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego,
– przestrzegać ściśle obowiązujące terminy załatwienia spraw, a wobec obiektywnych przeszkód w ich dotrzymaniu - powiadomić o przyczynach zwłoki i określać nowy termin załatwienia sprawy,
– wyczerpująco informować interesantów o stanie załatwienia wniesionych przez nich spraw na każde ich żądanie (pisemne, ustne, telefoniczne lub faksowe),
– informować interesantów o przysługujących im środkach odwoławczych lub środkach zaskarżenia niekorzystnych rozstrzygnięć.

§ 23

1. Przy załatwianiu indywidualnych spraw obywateli nie należy żądać od nich zaświadczeń na potwierdzenie stanu faktycznego lub prawnego możliwego do ustalenia na podstawie przedkładanych przez zainteresowanych do wglądu dokumentów urzędowych.

2. Niezbędne do załatwienia sprawy, dane lub informacje, możliwe do ustalenia na podstawie posiadanej w urzędzie dokumentacji lub będące w posiadaniu innych jednostek, zbiera i kompletuje urzędnik załatwiający sprawę, o ile nie sprzeciwia się temu trybowi szczególny przepis prawa.

§ 24

1. Skargi i wnioski obywateli są głównym źródłem informacji o funkcjonujących w społeczeństwie opiniach dotyczących poziomu pracy urzędników administracji samorządowej.

2. Celem umożliwienia obywatelom skarg i wniosków w sposób bezpośredni, wójt lub zastępca wójta przyjmują obywateli w wyznaczonych dniach i godzinach. Miejsce i czas przyjęć obywateli przez wójta i zastępcę podaje się do wiadomości publicznej w formie trwałego ogłoszenia w siedzibie urzędu.

3. W godzinach przyjmowania skarg i wniosków przez wójta lub zastępcę wójta na swoich stanowiskach pracy powinni być obecni wszyscy kierownicy referatów oraz gminnych jednostek organizacyjnych, zapewniając wójtowi lub zastępcy w razie potrzeby szybką informacje lub opinię w sprawie.

4. Prowadzony jest rejestr osób składających skargę lub wniosek.

5. Kierownicy referatów i inni pracownicy urzędu przyjmują obywateli w sprawach skarg i wniosków w ramach posiadanych kompetencji codziennie, w godzinach pracy.

§ 25

1. Tryb postępowania w sprawach skarg i wniosków regulują przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego.

2. Szczegółowe zasady organizacji przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków reguluje odrębne zarządzenie wójta gminy.

R o z d z i a ł IX

ZASADY INFORMOWANIA DZIENNIKARZY, ŚRODKÓW MASOWEGO PRZEKAZU I WYKORZYSTYWA- NIA KRYTYKI PRASOWEJ

§ 26

1. Informacji o działalności urzędu udzielają dziennikarzom polskim:

a) wójt, zastępca wójta,

b) kierownicy referatów, pracownicy na samodzielnych stanowiskach pracy - w odniesieniu do tematu leżących w ich kompetencjach, o ile nie ma możliwości udzielenia informacji przez wójta i zastępcę wójta.

2. Wójt zobowiązany jest umożliwić dziennikarzom swobodne zbieranie opinii i informacji wśród pracowników.

3. Pracownicy urzędu udzielający dziennikarzom informacji winni uwzględnić wymogi związane z obowiązkiem ochrony danych osobowych informacji niejawnych.

4. Informacji dziennikarzom zagranicznym udzielają wójt i zastępca wójta.

5. Właściwi rzeczowo pracownicy urzędu zobowiązani są przygotowywać wójtowi i zastępcy pisemne stanowisko w sprawie krytycznych publikacji na temat działalności urzędu oraz odpowiedzi na zarzuty, jeśli zostały one zawarte w danej publikacji.

R o z d z i a ł X

TRYB PRACY W URZĘDZIE

§ 27

1. Pracownik urzędu obowiązany jest przestrzegać zasady podporządkowania służbowego wynikającego z organizacji urzędu i szczegółowego podziału czynności.

2. Pracownik, który otrzymał polecenie z pominięciem drogi służbowej, winien o tym fakcie niezwłocznie powiadomić swojego przełożonego.

3. Pracownik prowadzący sprawę obowiązany jest do zbierania niezbędnych danych także od innych komórek organizacyjnych.

4. W czasie nieobecności pracownika sprawy prowadzone przez niego wchodzą w zakres zadań innego wyznaczonego przez wójta pracownika zgodnie z zakresem czynności służbowych.

5. Porządek i czas pracy w urzędzie oraz obowiązki pracodawcy i pracownika określa regulamin pracy.

R o z d z i a ł XI

ZAMAWIANIE, PRZECHOWYWANIE, UŻYWANIE PIECZĘCI

§ 28

1. Wzory zamawianych dla potrzeb urzędu pieczęci nagłówkowych i pieczęci do podpisu powinny być zgodne z wzorami określonymi w instrukcji kancelaryjnej oraz stanem organizacji urzędu ustalonym w regulaminie.

2. Wzór i używanie pieczęci urzędowej określają odrębne przepisy.

§ 29

1. Czynności związane z zamawianiem, ewidencją, wydawaniem i wycofywaniem z użytku pieczęci wykonuje stanowisko ds. kancelaryjnych.

2. Wnioski kierowników referatów oraz pracowników na samodzielnych stanowiskach pracy o wykonanie nowych pieczęci pod względem zgodności z instrukcją kancelaryjną i stanem organizacji urzędu opiniuje i akceptuje zastępca wójta.

§ 30

1. Wydanie wykonanych pieczęci przez stanowisko ds. kancelaryjnych odbywa się za pokwitowaniem.

2. Stanowisko ds. kancelaryjnych prowadzi ewidencję pieczęci według układu uwzględniającego:

– odcisk pieczęci,
– imię i nazwisko pracownika, u którego pieczęć się znajduje,
– datę wydania,
– datę zwrotu po zużyciu, zdezaktualizowaniu bądź wycofaniu z użycia, w związku ze zmianą stanowiska lub rozwiązaniem stosunku pracy,
– datę komisyjnego zniszczenia.

3. Przekazywanie pieczęci nowemu pracownikowi w ramach zmian personalnych na danym stanowisku pracy powinno odbywać się za protokołem zdawczo-odbiorczym i zgłoszeniem tego faktu do odnotowania w ewidencji, o której mowa w ust. 2.

4. Pieczęcie do podpisu, z chwilą zmiany stanowiska pracy przez pracownika lub rozwiązania stosunku pracy, winny być zwrócone na stanowisko ds. kancelaryjnych. Obowiązek ten egzekwuje stanowisko ds. kancelaryjnych.

§ 31

Pieczęcie wycofane z użycia powinny być protokolarnie zniszczone przez powołaną w tym celu komisję. Komisję taką doraźnie powołuje wójt.

§ 32

1. Nadzór nad prawidłowym zabezpieczeniem i używaniem pieczęci należy do zastępcy wójta.

2. Odpowiedzialność za właściwe przechowywanie pieczęci oraz zabezpieczanie ich przed kradzieżą ponoszą pracownicy, którym zostały one powierzone do użytku.

3. Do obowiązków pracowników, którym powierzono przechowywanie i używanie pieczęci, należy:

– sprawdzenie, czy dokument przedstawiony do odciśnięcia na nim pieczęci kwalifikuje się do tego i czy jest podpisany ze wskazaniem stanowiska służbowego podpisującego,
– osobiste odciśnięci pieczęci,
– przechowywanie pieczęci w zamknięciu oraz ochrona przed utratą i samodzielnym jej użyciem przez osoby niepowołane,
– natychmiastowe zgłoszenie do zastępcy wójta o kradzieży pieczęci lub jej zagubieniu.

4. Fakt zaginięcia lub zagubienia pieczęci należy bezzwłocznie zgłosić zastępcy wójta.

5. W przypadku zaginięcia lub zagubienia pieczęci zastępca wójta zarządza postępowanie wyjaśniające w celu ustalenia okoliczności utraty pieczęci i pracownika winnego niedochowania należytego jej zabezpieczenia. Zastępca wójta zawiadamia zainteresowany organ o zaginięciu lub zgubieniu pieczęci używanej w urzędzie.

R o z d z i a ł XII

ZASADY PODPISYWANIA PISM I DECYZJI

§ 33

1. Pisma i decyzje zastrzeżone do podpisu wójta obejmują:

a) pisma kierowane do naczelnych i centralnych organów, wojewody, marszałka województwa, starosty i organów wykonawczych samorządów gminnych w sprawach związanych z reprezentowaniem gminy na zewnątrz oraz kierowaniem bieżącymi sprawami gminy,
b) pisma wyrażające oświadczenia woli, związane z prowadzeniem bieżącej działalności gminy, stosownie do udzielonego upoważnienia przez zarząd gminy,
c) pisma wynikające z wykonywania uprawnień zwierzchnika służbowego w stosunku do pracowników urzędu,
d) pisma wynikające z wykonywania uprawnień zwierzchnika służbowego w stosunku do kierowników gminnych jednostek organizacyjnych, z wyjątkiem ich zatrudnienia i zwalniania,
e) odpowiedzi na interpelacje, wnioski i zapytania radnych,
f) pisma stanowiące odpowiedzi na postulaty mieszkańców, zgłaszane za pośrednictwem radnych,
g) upoważnienie pracowników urzędu do prowadzenia kontroli lub wizytacji w gminnych jednostkach organizacyjnych oraz kontroli w jednostkach niepodlegających gminie,
h) odpowiedzi na skargi i wnioski dotyczące kierowników gminnych jednostek organizacyjnych, kierowników referatów i samodzielnych stanowisk pracy urzędu,
i) wystąpienia pokontrolne z przeprowadzonych przez urząd kontroli,
j) pisma kierowane do organów ścigania w sprawie podjęcia postępowania karnego przeciwko pracownikom urzędu oraz kierownikom jednostek nadzorowanych,
k) pisma do organów kontroli w sprawie przeprowadzenia kontroli w jednostkach podporządkowanych,
l) decyzje wydawane przez zarząd gminy w sprawach z zakresu administracji publicznej,
m) decyzje o indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej, do których wydawania nie upoważniają pracowników urzędu,
n) decyzje w sprawach udzielania ulg, odraczania, umarzania, rozkładania na raty oraz zaniechania poboru w zakresie podatków i opłat stanowiących dochody gminy i wypłacanych bezpośrednio na rachunek gminy,
o) pełnomocnictwa do działania w jego imieniu,
p) pisma i dokumenty zastrzeżone w odrębnym trybie lub mające ze względu na swój charakter specjalne znaczenie,
r) inne pisma w sprawach związanych z realizacją kompetencji zastrzeżonych dla wójta oraz dotyczących spraw o charakterze reprezentacyjnym.

§ 34

1. Zastępca wójta zastępuje wójta w czasie jego nieobecności i wówczas zakres zastępstwa rozciąga się na wszystkie czynności, zastrzeżone do kompetencji wójta.

2. W okresie krótkotrwałej nieobecności wójta zastępca wójta podpisuje pisma i decyzje wymienione w § 34, w sprawach niecierpiących zwłoki i terminowych.

3. Zastępca wójta podpisuje pisma odpowiednio do podziału zadań i kompetencji, w ramach uzyskanego upoważnienia wójta.

4. Zastępca wójta podpisuje decyzje w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej w ramach uzyskanego upoważnienia wójta.

§ 35

1. Kierownicy referatów i pracownicy na samodzielnych stanowiskach pracy upoważnieni są do podpisywania:

a) decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej, stosownie do uzyskanego upoważnienia wójta,
b) pism informacyjno-porządkowych urzędu,
c) pism związanych z niezbędną korespondencją wewnętrzną w urzędzie, w ramach współdziałania.

2. Szczegółowe zasady podpisywania dokumentów określonych w ust. 1 pkt b i pkt c oraz używanie pieczątek podpisowych reguluje odrębne zarządzenie wójta.

§ 36

1. Przygotowywanie dokumentów zastrzeżonych do podpisu przez wójta, zastępcę wójta należą do właściwych merytorycznie referatów, samodzielnych stanowisk pracy.

2. Koordynacja działań związanych z przygotowywaniem dokumentów, o których mowa w ust. 1, a dotycząca zakresu działania kilku komórek organizacyjnych należy do komórki wyznaczonej przez wójta lub zastępcę wójta.

3. Jeżeli dokumenty przedkładane wójtowi do podpisu dotyczą zagadnień nadzorowanych przez zastępcę wójta, ich treść powinna uzyskać aprobatę zastępcy wójta w formie podpisu na kopii pisma.

4. Kierownicy referatów i pracownicy na samodzielnych stanowiskach pracy są odpowiedzialni za merytoryczną prawidłowość i zgodność z prawem przygotowywanych do podpisu wójta lub zastępcy wójta, co potwierdzają swoim podpisem na ich kopiach.

5. Pracownicy jak w ust. 4 obowiązani są konsultować:

– ze skarbnikiem gminy - projekty pism w sprawach wykraczających poza ustalenia ujęte w budżecie gminy,
– z zastępcą wójta - projekty pism w sprawach z zakresu organizacji i funkcjonowania urzędu oraz realizacji polityki kadrowej.

R o z d z i a ł XIII

ZASADY OBSŁUGI POSIEDZEŃ ZARZĄDU GMINY

§ 37

1. Posiedzenia zarządu gminy odbywają się w terminach wyznaczonych przez wójta, przewodniczącego zarządu gminy.

2. Projekt tematyki obrad posiedzenia zarządu gminy przedkłada każdorazowo wójt, celem jej zatwierdzenia.

3. Z posiedzeń zarządu sporządzane są protokoły, w zakresie wynikającym z regulaminu zarządu gminy.

4. Protokoły sporządza zastępca wójta lub inny pracownik urzędu wyznaczony przez wójta, który zobowiązany jest do zachowania tajemnicy państwowej i służbowej wynikającej z treści zagadnień będących przedmiotem obrad.

5. Pracownik urzędu i kierownicy jednostek organizacyjnych w ramach zagadnień właściwych dla nich rzeczowo, a będących we właściwości zarządu, obowiązani są przygotować rozpatrywane sprawy dla zarządu, z należytą starannością pod względem dokumentacyjnym.

Czynności z tym związane obejmują:

– przygotowanie projektu uchwały, postanowienia, decyzji bądź wniosku lub stanowiska zarządu, wraz z niezbędnym uzasadnieniem merytorycznym (załącznik do projektu aktu stanowiącego lub rozstrzygającego istotę sprawy),
– uzyskanie potwierdzenia przez radcę prawnego na danym dokumencie,
– przedstawienie tak przygotowanej dokumentacji sprawy wyprzedzająco przed posiedzeniem zarządu, wójtowi lub zastępcy wójta, na co najmniej 3 dni.

Termin ten może być krótszy, wyłącznie w sprawach szczególnych, po akceptacji wójta lub zastępcy wójta.

6. W przypadku wyznaczenia przez wójta, pracownik właściwy dla rozpatrywanej sprawy obowiązany jest ją zaprezentować szczegółowo na posiedzeniu zarządu.

7. Kierownicy referatów i pracownicy na samodzielnych stanowiskach pracy obowiązani są przygotowywać sprawy objęte właściwością zarządu, tak aby mogły być one załatwione w obowiązujących terminach, bez zbędnej zwłoki.

8. Podjęte na posiedzeniu zarządu rozstrzygnięcie jest podstawą dla pracowników urzędu właściwych rzeczowo dla rozpatrywanej sprawy, do bezzwłocznego załatwienia dalszego toku sprawy. W tym względzie nie jest konieczne oczekiwanie na formalne zatwierdzenie protokołu na następnym posiedzeniu zarządu.

9. Pracowników urzędu przedkładających sprawy na zarząd obowiązuje stałe współdziałanie z protokołującym posiedzenie zarządu.

10. Po zatwierdzeniu protokołu z posiedzenia zarządu gminy, stanowisko ds. administracyjno-kancelaryjnych, rejestrów i kadr zapewnia:

– sporządzenie wyciągów z protokołu w sprawach właściwych dla odpowiednich komórek organizacyjnych urzędu (ustalenia, wnioski),
– należyty stan dokumentacji z posiedzeń zarządu,
– egzekwowanie od właściwych pracowników urzędu informacji o wykonaniu postanowień podjętych przez zarząd.

11. Do postępowania z protokołami posiedzeń zarządu niewyszczególnionego powyżej stosuje się odpowiednie przepisy instrukcji kancelaryjnej.

R o z d z i a ł XIV

POSTANOWIENIA KOŃCOWE

§ 38

Zmiany regulaminu następują w trybie wymaganym dla uchwalenia, z wyjątkiem określonych w § 15 ust. 3.

§ 39

Niniejszy regulamin wchodzi w życie, w trybie ustalonym w uchwale rady gminy go wprowadzającej.

 Załącznik do Regulaminu organizacyjnego Urzędu Gminy w Mysłakowicach (poz. 2268)