Załącznik nr 2 do uchwały Rady Miejskiej w Karpaczu z dnia 8 marca 2002 r. (poz. 1069) |
ZAKRESY DZIAŁANIA
KOMÓREK ORGANIZACYJNYCH URZĘDU MIEJSKIEGO
W KARPACZU
I. Zadania wspólne
Wydział, referaty i samodzielne stanowiska pracy, każdy w zakresie swojej właściwości, podejmują działania i prowadzą sprawy związane z realizacją zadań Zarządu Miasta i Burmistrza, dotyczące:
1) zapewnienia właściwej i terminowej realizacji wykonywania budżetu gminy,
2) opracowywania projektów uchwał Rady Miejskiej, przedkładanych przez Zarząd pod obrady Rady,
3) określania, w dostosowaniu do miejscowych warunków, sposobu wykonywania uchwał Rady Miejskiej oraz koordynowania i kontrolowania wynikających stąd zadań,
4) organizowania kontroli wykonywania na obszarze gminy zadań administracji samorządowej, określonych w ustawach oraz rozporządzeniach, uchwałach Rady Miejskiej i Zarządu oraz uchwałach i zarządzeniach innych właściwych organów,
5) wglądu w tok załatwianych spraw przez gminne jednostki organizacyjne, poprzez realizację uprawnień nadzorczych i kontrolnych,
6) zachowania szczególnej staranności przy wykonywaniu zadań związanych z zarządem i gospodarowaniem mieniem komunalnym,
7) zapewnienia współdziałania wszystkich właściwych jednostek organizacyjnych, w tym działających na terenie gminy, w celu zapobiegania zagrożeniu życia i zdrowia ludzi, zagrożeń środowiska, utrzymania porządku publicznego i bezpieczeństwa, ochrony przeciwpożarowej oraz zapobiegania klęskom żywiołowym i innym nadzwyczajnym zagrożeniom, a także zwalczania i usuwania ich skutków,
8) przygotowania dla potrzeb Zarządu i Burmistrza projektów sprawozdań, ocen, analiz, i bieżących informacji na określony temat z zakresu działalności administracji samorządowej,
9) opracowywania obowiązującej sprawozdawczości statystycznej,
10) opracowywania propozycji do “Strategii rozwoju miasta Karpacza do roku 2010”,
11) inicjowania i podejmowania przedsięwzięć organizacyjnych w celu zapewnienia właściwej i terminowej realizacji zadań określonych w “Strategii rozwoju miasta Karpacza do roku 2010”,
12) udzielanie radnym, na ich prośbę, informacji i materiałów oraz pomocy w wykonywaniu ich obowiązków, z wyjątkiem informacji podlegających “ochronie” w trybie przepisów szczególnych,
13) współpracy Burmistrza z organizacjami społecznymi, stowarzyszeniami i fundacjami działającymi na terenie gminy,
14) zapobiegania powstawaniu negatywnych zjawisk społecznych,
15) korzystania z doradztwa naukowego przy podejmowaniu decyzji o zasadniczym znaczeniu,
16) usprawniania organizacji, metod i form pracy komórek organizacyjnych Urzędu,
17) przestrzegania nakazanej przepisami prawa ochrony w sprawach stanowiących informacje niejawne,
18) właściwego przechowywania i ochrony akt.
II. Zakresy działania poszczególnych komórek organizacyjnych
1. Do zakresu działania Urzędu Stanu Cywilnego – Referatu Spraw Obywatelskich należy:
– sporządzanie aktów urodzeń, zawartych małżeństw, aktów zgonu,
– przyjmowanie zgłoszeń o urodzeniu dziecka w innym okręgu, przyjmowanie oświadczeń o uznaniu dziecka, o nadaniu dziecku nazwiska męża matki, o wstąpienie w związek małżeński,
– wpisywanie postanowień sądowych o ustaleniu treści aktu, jeżeli akt nie został sporządzony,
– dokonywanie zmian dodatkowych i przepisów w księgach aktów stanu cywilnego,
– zawiadamianie innych Urzędów Stanu Cywilnego o sporządzanych aktach,
– wypełnianie i przesyłanie do Urzędu Statystycznego formularzy statystycznych z czynności Urzędu Stanu Cywilnego,
– prowadzenie akt zbiorowych, skorowidzów do ksiąg stanu cywilnego i innych pomocy kancelaryjnych,
– wydawanie wypisów z ksiąg stanu cywilnego,
– przyjmowanie oświadczeń od kobiet rozwiedzionych o powrocie do poprzedniego nazwiska, stanu cywilnego sporządzonego za granicą, postanowień sądowych o uznaniu za zmarłego, postanowień sądowych o ustaleniu treści aktu urodzenia dzieci nieznanych rodziców, o stwierdzeniu zgonu, aktów stanu cywilnego sporządzanych w niepolskich urzędach konsularnych,
– sporządzanie aktów urodzeń, małżeństw i zgonów, które nastąpiły za granicą,
– wypisywanie wypisów wystawionych przez osoby, które prowadziły przed 1 stycznia 1946 r. wyznaniową rejestrację stanu cywilnego, o ile księgi zostały zniszczone lub nie znajdowały się w posiadaniu Urzędu Stanu Cywilnego,
– przechowywanie ksiąg stanu cywilnego od 1898 r.,
– powiadamianie Urzędów Stanu Cywilnego, w których został sporządzony akt urodzenia, o zawarciu związku małżeńskiego,
– przesyłanie kart osobowych mieszkańców do “PESEL” w celu nadania numeru ewidencyjnego,
– wydawanie decyzji na podstawie aktów stanu cywilnego,
– wydawanie zaświadczeń do zawarcia związku małżeńskiego konkordatowego,
– wydawanie zaświadczeń o zdolności prawnej,
– przyjmowanie wniosków dowodowych, wprowadzanie danych do Centralnego Banku Danych i przesyłanie danych do Warszawy,
– prowadzenie rejestru teczek dowodowych,
– rozliczanie wydawanych dowodów osobistych i tymczasowych,
– prowadzenie ewidencji ludności,
– prowadzenie kartotek mieszkańców,
– udzielenie informacji adresowych,
– prowadzenie spraw meldunkowych obcokrajowców,
– prowadzenie spraw wojskowych,
– wydawanie potwierdzeń zameldowania czasowego do przekroczenia granicy z Czechami,
– przeprowadzanie rejestracji przedpoborowych i przygotowywanie poboru,
– wydawanie decyzji administracyjnych dotyczących: zameldowania, wymeldowania i uznających żołnierza za jedynego żywiciela rodziny,
– oraz inne sprawy wynikające z odpowiednich przepisów.
2. Do zakresu działania Referatu Spraw Lokalowych należy:
– analiza i koordynacja gospodarki lokalami komunalnymi,
– prowadzenie rejestru zasobów komunalnych,
– korespondencja i udzielenie informacji interesantom z zakresu spraw lokalowych,
– obsługa administracyjna Społecznej Komisji Mieszkaniowej,
– kompletowanie dokumentacji i prowadzenie teczek osobowych osób starających się o przydział lokalu komunalnego,
– prowadzenie wspólnie z członkami Społecznej Komisji Mieszkaniowej wizji w lokalach mieszkalnych,
– przygotowywanie dokumentów i prowadzanie korespondencji w zakresie wniosków o zamianę lokali mieszkalnych,
– prowadzenie obsługi administracyjnej egzekucji wyroków sadowych,
– przygotowywanie dokumentacji i przeprowadzanie przetargu na stawkę bazową czynszu na wolne lokale użytkowe i mieszkalne,
– nadzorowanie działalności Miejskiego Zakładu Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Karpaczu w zakresie zarządu lokalami komunalnymi,
– prowadzenie spraw związanych z przyznawaniem dodatków mieszkaniowych, w tym:
3. Do zakresu działania Referatu Obsługi Rady Miejskiej należy:
– obsługa kancelaryjno-biurowa Rady Miejskiej,
– przygotowywanie we współpracy z właściwymi merytorycznie komórkami organizacyjnymi Urzędu materiałów dotyczących projektów uchwał Rady, jej komisji oraz innych materiałów na posiedzenia i obrady tych organów,
– przechowywanie uchwał podejmowanych przez organy gminy,
– przekazywanie korespondencji do i od Rady, jej komisji oraz poszczególnych radnych,
– przygotowywanie materiałów do projektów planów pracy Rady i jej komisji,
– podejmowanie czynności organizacyjnych związanych z przeprowadzaniem sesji, zebrań, posiedzeń i spotkań Rady i jej komisji,
– protokołowanie sesji, posiedzeń, zebrań i spot- kań Rady i jej komisji,
– prowadzenie centralnego rejestru uchwał Rady,
– prowadzenie rejestru interpelacji i wniosków radnych,
– prowadzenie rejestru wniosków i opinii komisji Rady,
– organizowanie szkoleń radnych i członków komisji Rady niebędących radnymi,
– wykonywanie zadań związanych z wyborami do Sejmu i Senatu RP i samorządu gminnego i innych organów stosownie do obowiązujących przepisów.
4. Do zakresu działania Wydziału Finansowego należy ogół czynności związanych z gospodarowaniem finansami lokalnymi samorządu gminnego oraz operacjami finansowymi, w tym do:
– prowadzenie bieżącej ewidencji syntetycznej i analitycznej wydatków budżetu gminy w podziale na działy, rozdziały i paragrafy klasyfikacji budżetowej, zgodnie z wymogami ustawowymi, w tym ustawy o rachunkowości oraz innymi przepisami prawa,
– dekretacje dokumentów księgowych,
– prowadzenie syntetycznej i analitycznej ewidencji zdarzeń gospodarczych,
– ewidencja rozrachunków z odbiorcami i dostawcami,
– nadzór w aspekcie ekonomicznym i prawnym nad wykorzystaniem udzielonych dotacji zakładom budżetowym i gminnym instytucjom kultury oraz innym jednostkom niebędących jednostkami organizacyjnymi gminy,
– sporządzanie sprawozdań z wydatków budżetowych i zadań zleconych gminie,
– sporządzanie list płac oraz ewidencja rozrachunków z pracownikami,
– sporządzanie deklaracji ZUS oraz prowadzenie ewidencji rozrachunków z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych,
– sporządzanie deklaracji miesięcznych i rocznych z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych (PIT 4, PIT 8, PIT 11 itp.),
– rozliczanie delegacji i ryczałtów,
– księgowanie obrotów kasy,
– prowadzenie obsługi kasowej, tj. przyjmowanie wpłat z tytułu podatków i opłat, wystawianie czeków i podejmowanie gotówki z banku oraz sporządzanie przelewów bankowych,
– rozliczanie otrzymanych dotacji celowych,
– kontrola i nadzór nad prawidłową realizacją wydatków budżetowych,
– prowadzenie obsługi księgowej Środka Specjalnego przy Urzędzie Miejskim,
– prowadzenie obsługi księgowej Gminnego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej,
– prowadzenie bieżącej ewidencji dochodów budżetu gminy według źródeł ich powstawania,
– bieżąca analiza i ewidencja dochodów z tytułu należnych podatków oraz opłat, a także pozostałych przychodów,
– korespondencja z podatnikami w zakresie podatków i opłat lokalnych,
– wszczynanie postępowania egzekucyjnego,
– prowadzenie księgowości syntetycznej i analitycznej realizowanych dochodów budżetu gminy w podziale na działy, rozdziały i paragrafy klasyfikacji budżetowej, zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o rachunkowości,
– sporządzanie sprawozdań kwartalnych, półrocznych i rocznych z realizacji należnych gminie dochodów budżetowych,
– wymiar podatku od nieruchomości osób fizycznych,
– określenie wysokości podatku od nieruchomości osób prawnych, podatku od środków transportowych i od posiadania psów,
– ewidencja wpływów z tytułu dzierżaw okresowych oraz czynszów najmu lokali użytkowych,
– ewidencja przychodów budżetowych z tytułu sprzedaży składników mienia komunalnego i prywatyzacji,
– przygotowywanie projektów uchwał okołobudżetowych,
– rozpatrywanie odwołań składanych przez podatników do Samorządowego Kolegium Odwoławczego oraz prowadzenie wymaganej korespondencji z Samorządowym Kolegium Odwoławczym,
– prowadzenie kontroli w zakresie pobierania i rozliczania opłaty miejscowej, zawiranie umów z inkasentami,
– sporządzanie innej sprawozdawczości wymaganej przepisami prawa (Urząd Statystyczny, Dolnośląski Urząd Wojewódzki itp.),
– fakturowanie i ewidencja podatku VAT, tj. sporządzanie rejestrów VAT, rejestrów sprzedaży i zakupu oraz sporządzanie deklaracji VAT,
– bieżące rozliczanie inwestycji – kompletowanie dokumentacji,
– prowadzenie kartotek inwestycji w ujęciu analitycznym (ewidencja księgowa),
– naliczanie amortyzacji i umorzeń środków trwałych,
– prowadzenie ksiąg inwentarzowych wyposażenia.
5. Do zakresu działania Referatu Infrastruktury, Inwestycji i Ochrony Środowiska należy:
– prowadzenie całokształtu problematyki dotyczącej przedsięwzięć inwestycyjnych podejmowanych przez gminę, tj. planowanie, projektowanie, realizacja i oddanie do użytku,
– prowadzenie spraw związanych z wykonywaniem zadań przypisanych organom gminy z następujących ustaw:
a) Prawo wodne,
b) o ochronie i kształtowaniu środowiska,
c) o ochronie przyrody,
d) o lasach,
e) o odpadach,
f) o utrzymaniu czystości i porządku w gminach,
g) o gospodarce komunalnej,
– realizacja zadań przypisanych zarządcy dróg gminnych przepisami ustawy o drogach publicznych oraz aktów wykonawczych do tej ustawy,
– nadzór nad wykonywaniem przez podmiot zewnętrzny zadań dotyczących utrzymania i konserwacji zieleni miejskiej,
– prowadzenie spraw z zakresu cmentarnictwa gminnego, w tym nadzór nad utrzymaniem cmentarza gminnego,
– nadzór nad wykonywaniem działalności przez MZGKiM Karpacz w zakresie gospodarki komunalnej, zlecanie i rozliczanie oraz odbiory robót finansowym bezpośrednio z budżetu gminy,
– nadzorowanie spraw z zakresu utrzymania i konserwacji oświetlenia ulicznego,
– inspirowanie niezbędnych dla interesów gminy działań właściwych podmiotów prowadzących zaopatrzenie w energię elektryczną i gaz ziemny,
– współdziałanie z podmiotami świadczącymi usługi telekomunikacyjne na terenie gminy,
– prowadzenie spraw rzeczowych z zakresu usuwania skutków powodzi,
– opiniowanie spraw przedkładanych do oceny organom gminy przez Związek Gmin Karkonoskich,
– koordynacja oraz uzgadnianie zamierzeń i projektów związanych z zajęciem pasa drogowego w związku z uzbrajaniem terenów przez inwestorów zewnętrznych,
– koordynacja działań zainteresowanych inwestorów oraz jednostek projektowych dla zapewnienia właściwych warunków w zakresie ochrony środowiska.
6. Do zakresu działania Referatu Gospodarki Przestrzennej należy:
a) prowadzenie spraw wynikających z ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. o zagospodarowaniu przestrzennym (tekst jednolity – Dz. U. z 1999 r. Nr 15, poz. 139 ze zmianami), należących do zadań własnych gminy, w tym:
– sporządzanie studium uwarunkowań i kierunków rozwoju przestrzennego,
– sporządzanie nowych miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego,
– wydawanie decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu,
– wydawanie wypisów i wyrysów z planu oraz udzielanie informacji o przeznaczeniu terenu w planie,
– prowadzenie wymaganych rejestrów i wykazów,
– nadzór nad przebiegiem formalno-praw-nym prac planistycznych,
b) uzgadnianie lokalizacji i udzielanie pozwoleń na lokalizację reklam na terenie miasta,
c) opiniowanie pod względem zgodności z miejscowymi planami zagospodarowania przestrzennego podziałów działek, sprzedaży działek na polepszenie zagospodarowania, dzierżaw krótko- i długoterminowych,
d) przyjmowanie i rejestracja wniosków dotyczących zmian w planie zagospodarowania przestrzennego miasta,
e) opracowywanie specyfikacji istotnych warunków zamówienia do przetargów w zakresie zamówień publicznych związanych z wykonywaniem ustawy o zagospodarowaniu przestrzennym,
f) opiniowanie na podstawie ustaleń planu do spraw prowadzonych przez organy administracji architektoniczno-budowlanej i nadzoru budowlanego.
7. Do zakresu działania na stanowisku ds. zamówień publicznych należy:
– przygotowanie uchwał dotyczących powołania komisji przetargowych, zgodnie ze Statutem Gminy Karpacz,
– uczestniczenie w przetargach przeprowadzanych w różnych trybach przetargowych, tj.: zgodnie z ustawą z dnia 10 czerwca 1994 r. o zamówieniach publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 1998 r. Nr 119, poz. 777 z późniejszymi zmianami),
– przygotowanie dokumentacji związanej z przeprowadzeniem przetargów,
– opracowywanie:
a) specyfikacji istotnych warunków zamówienia,
b) zaproszeń do wzięcia udziału w przetargach przeprowadzanych w trybie zapytania o cenę,
c) zaproszeń do negocjacji z zachowaniem konkurencji,
d) załączników do specyfikacji istotnych warunków zamówienia,
e) regulaminów komisji przetargowych,
f) ogłoszeń przetargowych,
g) protokołów z przeprowadzonych przetargów,
h) załączników do protokołów z przetargów,
i) notatek służbowych,
– przygotowywanie i opracowywanie korespondencji związanej z przetargami, tj.:
a) opracowywanie pism informujących o wy-niku przetargów do oferentów,
b) opracowywanie korespondencji z Urzędem Zamówień Publicznych – ogłoszeń o przeprowadzonych przetargach, informacji o wyniku przetargu, opracowywanie wniosków do Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych o skrócenie terminów przetargowych, o zatwierdzenie trybów przetargowych innych niż przetarg nieograniczony,
c) opracowywanie korespondencji do MSWiA – przesyłanie informacji cenowych z przeprowadzonych przetargów budowlanych,
– zbieranie i przechowywanie ofert łącznie z kompletną dokumentacją przetargową,
– współdziałanie z innymi komórkami organizacyjnymi Urzędu w sprawie opracowywania projektów umów z wykonania zamówienia publicznego.
8. Do zakresu działania Referatu Promocji Miasta należy:
– przyjmowanie, gromadzenie i segregowanie kartotek informacyjnych, serwisów, biuletynów oraz innych materiałów informacyjnych z PAT oraz innych ośrodków,
– zbieranie materiałów informacyjnych o Karpaczu,
– zbieranie i udzielanie informacji o warunkach pogodowych w rejonie Karpacza oraz o stanie nartostrad, szlaków turystycznych itp.,
– prowadzenie rejestru wolnych miejsc noclegowych oraz rejestru lokali gastronomicznych,
– udzielanie bezpłatnej informacji turystycznej wszystkim zainteresowanym osobom, zgodnie z zakresem swojej działalności,
– rozwijanie działalności informacyjno-propa-gandowej przez:
– oddziaływanie w kierunku skierowania ruchu turystycznego na:
– organizowanie zjazdów, spotkań, zlotów, seminariów,
– analiza inwestycji prowadzonych w gminie przez inwestorów zewnętrznych,
– współdziałanie z Referatem Gospodarki Gruntami i Geodezji, Referatem Infrastruktury, Inwestycji i Ochrony Środowiska oraz Referatem Gospodarki Przestrzennej w zakresie sporządzania ofert dla potencjalnych inwestorów,
– przekazywanie i prezentacja ofert gospodarczych gminy w prasie, radiu i telewizji,
– utrzymywanie kontaktów z prasą, radiem i telewizją w zakresie sporządzania i przekazywania informacji o funkcjonowaniu gminy, według odrębnych uzgodnień i upoważnień Burmistrza,
– opracowywanie i udzielanie odpowiedzi na wnioski komisji Rady Miejskiej, interpelacje radnych, zapytania mieszkańców, artykuły w prasie, programy RTV,
– opracowywanie materiałów do Biuletynu Rady Miejskiej i przekazywanie ich do druku, z zakresu swojej działalności,
– przygotowywanie programów promocji gospodarczej i turystycznej miasta,
– koordynacja programów pomocowych PHARE itp.,
– współpraca z Euroregionem Nysa,
– przygotowywanie materiałów promocyjnych, w tym wydawnictw,
– prowadzenie statystyki miejscowej i ich analiza,
– bieżąca obsługa wszelkiej korespondencji dotyczącej promocji,
– organizowanie imprez kulturalnych, rekreacyjnych i sportowych mających na celu poszerzenie oferty turystycznej miasta,
– organizowanie widowisk, przedstawień, filmów oświatowych dla dzieci i młodzieży,
– nawiązanie kontaktów i współpracy z różnymi fundacjami, które zajmują się dofinansowaniem różnego rodzaju działalności kulturalnej czy rekreacyjnej,
– współpracowanie z klubami sportowymi przy organizacji imprez sportowych,
– wyszukiwanie sponsorów w celu pomniejszenia kosztów potrzebnych do organizowania imprez,
– organizowanie imprez w ramach współpracy z miastami partnerskimi na terenie kraju i za granicą.
9. Do zakresu działania Referatu Ochrony należy:
a) ochrona informacji niejawnych, w tym:
– zapewnienie ochrony informacji niejawnych,
– ochrona sieci i systemów informatycznych,
– zapewnienie ochrony fizycznej jednostki organizacyjnej,
– kontrola ochrony informacji i przestrzegania przepisów o ochronie informacji,
– kontrola ewidencji i obiegu dokumentów,
– opracowywanie planu ochrony jednostki i nadzorowanie jego realizacji,
– szkolenie pracowników w zakresie ochrony informacji niejawnych,
– przeprowadzanie postępowania sprawdzającego określonego art. 37 ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych,
– przeprowadzanie postępowania wyjaśniającego naruszenie przepisów prawa dot. ochrony informacji,
– w zakresie niezbędnym współpraca ze Służbami Ochrony Państwa,
b) ochrona ludności realizowana w oparciu o tzw. “gotowość cywilną” do reagowania na sytuację kryzysową, polegającą na:
– organizacyjnym i dokumentacyjnym przygotowaniu procedur tzw. zarządzania kryzysowego,
– ostrzeganiu i alarmowaniu ludności,
– logistycznym i dokumentacyjnym przygotowaniu i zabezpieczeniu ochrony przeciwpowodziowej,
– organizacji i prowadzeniu ewakuacji ludności,
– współpracy z innymi jednostkami organizacyjnymi w realizacji zadań wymienionych w punktach wyżej,
– organizowaniu i prowadzeniu szkoleń pracowników urzędu,
c) sprawy obronne:
– przygotowywanie i stała aktualizacja dokumentacji “stałego dyżuru”,
– przygotowywanie i stała aktualizacja dokumentacji “akcji kurierskiej”,
– realizacja zadań z wymienionych dokumentacji,
– współpracy w zakresie spraw obronnych z Referatem Spraw Obywatelskich, Policją, WKU, Starostwem Powiatowym, DUW (WKO),
– organizacja i prowadzenie ćwiczeń, szkoleń pracowników urzędu,
– uczestnictwo w szkoleniach i ćwiczeniach organizowanych przez DUW,
d) obrona cywilna i sprawy ppoż.:
– prowadzenie dokumentacji formacji OC w gminie,
– opracowywanie planu obrony cywilnej na okres zewnętrznego zagrożenia i wojny,
– planowanie i prowadzenie szkoleń w zakresie powszechnej samoobrony,
– gospodarka sprzętem OC, nadzór nad gminnym magazynem sprzętu OC,
– współpraca z Referatem Administracyjno- -Gospodarczym w zakresie realizacji przepisów o ochronie przeciwpożarowych w urzędzie,
– odpowiedzialność za funkcjonowanie systemu lub sieci teleinformatycznych oraz za przestrzeganie zasad i wymagań bezpieczeństwa systemu i sieci teleinformatycznych.
10. Do zakresu działania Kancelarii Tajnej należy:
– rejestrowanie, przechowywanie i kontrola rejestrowania i oznaczania dokumentów niejawnych w komórkach organizacyjnych urzędu,
– udostępnianie, wydawanie i egzekwowanie zwrotu dokumentów niejawnych.
11. Do zakresu działania Referatu Gospodarki Gruntami i Geodezji należy:
– prowadzenie spraw związanych z gospodarowaniem mieniem gminy, a w szczególności:
– nabywaniem i zbywaniem, zamianą nieruchomości zabudowanych i niezabudowanych, wyceną majątku,
– ustanawianiem praw nieograniczonych i ograniczonych do nieruchomości, tj. prawa własności, użytkowania wieczystego, trwałego zarządu, dzierżawy, najmu, użyczania,
– przekształceniem prawa użytkowania wieczystego przysługującego osobom fizycznym w prawo własności,
– komunalizacją, przejmowaniem, przekazywaniem i ewidencjonowaniem mienia gminy,
– gospodarką rolną i weterynarią, realizowaniem zadań zleconych z zakresu administracji rządowej związanych z obowiązkiem organizowania i przeprowadzania spisów rolnych, corocznego aktualizowania wykazów gospodarstw i działek rolnych,
– wyłączaniem gruntów z produkcji rolnej i leśnej,
– podziałem i prowadzeniem opłat adiacenckich z tego tyt. oraz rozgraniczaniem nieruchomości,
– nadawaniem numeracji porządkowej i nazewnictwem ulic,
– sporządzenie dokumentacji do celów prawnych,
– aktualizacja ewidencji gruntów i budynków oraz współpraca z Referatem Dochodów i Podatków w tym zakresie,
– prowadzenie sprawozdawczości statystycznej z całego zakresu działania Referatu.
12. Do zakresu działania na Stanowisku ds. informatyki należy:
– naprawa, konserwacja i rozbudowa sprzętu komputerowego,
– konserwacja i uaktualnienia programów komputerowych na podstawie aktualnych ofert firm,
– zakup sprzętu komputerowego pod kątem wymagań programowych, analiza i ocena przydatności,
– utrzymanie ciągłości pracy sprzętu komputerowego, na bieżąco usuwanie usterek,
– zabezpieczenie dostaw materiałów komputerowych,
– konserwacja i naprawa sprzętu w podległych jednostkach gminie,
– aktualizacja miejskich stron internetowych,
– wykonanie reklam zawodów i imprez pod kątem opracowań komputerowych,
– wykonanie obowiązków Administratora Bezpieczeństwa Informacji w zakresie:
a) przeciwdziałania dostępności osób niepowołanych do systemu informatycznego obejmującego dane osobowe.
13. Do zakresu działania Referatu Organizacji i Nadzoru należy:
– prowadzenie spraw w zakresie właściwości określonej w ustawach oraz uchwałach Rady Miejskiej:
a) obejmujących oświatę, w tym szkoły podstawowe, przedszkola i inne placówki oświatowo-wychowawcze,
b) związanych z tworzeniem, likwidacją i reorganizacją zakładów i innych gminnych jednostek organizacyjnych,
c) związanych z powołaniem i odwołaniem dyrektorów oraz kierowników zakładów i innych gminnych jednostek organizacyjnych,
– prowadzenie kontroli zewnętrznej w gminnych jednostkach organizacyjnych na podstawie upoważnienia Zarządu Miasta lub Burmistrza w zakresie właściwości określonej w ustawach oraz uchwałach Rady Miejskiej,
– prowadzenie centralnego rejestru kontroli przeprowadzonych w Urzędzie przez organy kontroli państwowej, administracji rządowej w ramach zadań zleconych i powierzonych oraz inne organy zewnętrzne oraz sprawowanie nadzoru nad przebiegiem realizacji wydanych przez te organy zaleceń pokontrolnych,
– prowadzenie centralnego wydawanych upoważnień i pełnomocnictw,
– prowadzenie zbiorowej dokumentacji kontroli zewnętrznych,
– prowadzenie centralnego rejestru aktów wewnętrznych Urzędu,
– wykonanie zadań związanych z organizacją kontroli,
– przygotowanie sprawozdań z realizacji zadań pokontrolnych i przekazanie Burmistrzowi,
– zapewnienie obsługi organizacyjnej i kancelaryjnej narad, dbając o należyty stan dokumentacji, przekazywanie ustaleń i wniosków do realizacji kompetentnym wydziałom, referatom, stanowiskom pracy oraz egzekwowanie informacji o ich wykonaniu,
– wykonanie zadań wynikających ze sprawowania przez Zarząd i Burmistrza funkcji nadzoru nad podległymi jednostkami organizacyjnymi,
– wykonanie zadań w zakresie obsługi organizacyjno-technicznej i merytorycznej zadań związanych z wykonywaniem przez Zarząd funkcji Walnego Zgromadzenia Wspólników jednoosobowych spółek prawa handlowego gminy oraz funkcji Wspólnika w spółkach z udziałem gminy,
– egzekwowanie obowiązku zwracania pieczęci tzw. “podpisowych” do Referatu Administracyjno-Gospodarczego, z chwilą zmia- ny stanowiska pracy przez pracownika lub rozwiązania stosunku pracy,
– zapewnienie, po zatwierdzeniu protokołu z posiedzenia Zarządu:
a) sporządzenia wyciągów z protokołu w sprawach właściwych dla odpowiednich komórek organizacyjnych Urzędu,
b) dbania o należyty stan dokumentacji z posiedzeń Zarządu,
c) prowadzenie rejestru uchwał Zarządu Miasta,
d) egzekwowania od właściwych pracowników Urzędu informacji o wykonaniu postanowień podjętych przez Zarząd,
– prowadzenie ewidencji obiektów świadczących usługi hotelarskie, obiektów niebędących obiektami hotelarskimi w myśl ustawy o usługach turystycznych,
– prowadzenie rejestru instytucji kultury,
– realizacja zadań wynikająca z Regulaminu organizacyjnego.
14. Do zakresu działania Referatu Administracyjno- -Gospodarczego należy:
a) administracyjno-gospodarcza obsługa Urzędu, zapewnienie obsługi organizacyjnej i administracyjnej Burmistrzowi, Zastępcy Burmistrza, a w szczególności:
– utrzymywanie porządku i czystości w pomieszczeniach zajmowanych przez Urząd,
– prowadzenie adaptacji, remontów i napraw oraz konserwacja budynków Urzędu, pomieszczeń i inwentarza biurowego,
– zaopatrywanie Urzędu w niezbędny sprzęt i wyposażenie, w tym materiały biurowe i kancelaryjne,
– prowadzenie magazynu materiałów biurowych i kancelaryjnych,
– przyjmowanie, wysyłanie i rozdzielanie korespondencji na zewnątrz i wewnątrz Urzędu,
– prowadzenie ewidencji korespondencji,
– prowadzenie centralnego rejestru skarg i wniosków oraz listów wpływających do Urzędu,
– przygotowywanie pomieszczeń i obsługa spotkań i zebrań organizowanych przez Burmistrza i Zastępcę Burmistrza jak również Zarząd,
– prenumerata czasopism i dzienników urzędowych,
– zamawianie, ewidencja, wydawanie i wycofywanie z użytku pieczęci urzędowych i pieczątek,
– wydawanie wykonanych pieczęci i pieczątek za pokwitowaniem,
– ewidencja pieczęci i pieczątek według układu określonego w Regulaminie organizacyjnym,
– nadzór nad przechowywaniem i używaniem pieczęci urzędowych,
– przyjmowanie interesantów zgłaszających skargi i wnioski oraz organizowanie ich kontaktów z Burmistrzem lub Zastępcą Burmistrza bądź kierowanie do właściwych referatów,
– wystawianie kart drogowych kierowcy samochodu osobowego,
– przedstawianie comiesięcznego sprawozdania z wykorzystania pojazdu służbowego,
– wystawianie delegacji służbowych dla pracowników używających samochód prywatny do celów służbowych,
– nadzór nad korzystaniem z telefonów służbowych przez pracowników Urzędu,
– przechowywanie protokołów z posiedzeń i uchwał Zarządu Miasta.
– prowadzenie archiwum Urzędu i przekazanie akt do Archiwum Państwowego.
15. Do zakresu działania Komendy Straży Miejskiej w Karpaczu należy:
– ochrona spokoju i porządku w miejscach publicznych,
– czuwanie nad porządkiem i kontrola ruchu drogowego, w zakresie określonym w przepisach o ruchu drogowym,
– współdziałanie z właściwymi podmiotami w zakresie ratowania życia i zdrowia obywateli, pomocy w usuwaniu awarii technicznych i skutków klęsk żywiołowych oraz innych miejscowych zagrożeń,
– zabezpieczenie miejsca przestępstwa, katastrofy lub innego podobnego zdarzenia albo miejsc zagrożonych takim zdarzeniem przed dostępem osób postronnych lub zniszczeniem śladów i dowodów, do momentu przybycia właściwych służb, a także ustalenie, w miarę możliwości, świadków zdarzenia,
– ochrona obiektów komunalnych i urządzeń użyteczności publicznej,
– współdziałanie z organizatorami i innymi służbami w ochronie porządku podczas zgromadzeń i imprez publicznych,
– doprowadzanie osób nietrzeźwych do izby wytrzeźwień lub miejsca ich zamieszkania, jeżeli osoby te zachowaniem swoim dają powód do zagrożenia w miejscu publicznym, znajdują się w okolicznościach zagrażających ich życiu lub zdrowiu albo zagrażają życiu i zdrowiu innych osób,
– informowanie wg przyjętego odrębnie trybu społeczności lokalnej o stanie i rodzajach zagrożeń, a także inicjowanie i uczestnictwo w działaniach mających na celu zapobieganie popełnieniu przestępstw i wykroczeń oraz zjawiskom kryminogennym i współdziałanie w tym zakresie z organami państwowymi, samorządowymi i organizacjami społecznymi,
– konwojowanie dokumentów, przedmiotów wartościowych lub wartości pieniężnych dla potrzeb gminy.
16. Do zakresu działania Referatu Prawnego należą:
– obowiązki i upoważnienia w zakresie obsługi prawnej określone ustawą z dnia 16 lipca 1982 r. o radcach prawnych (Dz. U. Nr 19, poz. 145 z późniejszymi zmianami),
– udzielanie porad prawnych,
– przygotowywanie i opracowywanie projektów uchwał organów gminy,
– przygotowywanie wstępnych analiz projektów umów cywilnoprawnych zawieranych przez gminę,
– opracowywanie projektów pism procesowych i opinii prawnych,
– prowadzenie i kompletowanie dokumentacji spraw sądowych i sądowo-administracyj-nych prowadzonych przez gminę,
– prowadzenie zbioru publikatorów aktów prawnych,
– kierowanie poszczególnych aktów prawnych do wiadomości właściwych referatów Urzędu,
– sporządzanie informacji o ważniejszych aktach prawnych, publikowanych w Dziennikach Ustaw RP,
– konsultowanie w zakresie opracowywań decyzji administracyjnych z właściwymi komórkami merytorycznymi,
– wstępne przygotowywanie podstaw prawnych aktów prawa miejscowego uchwalanych przez organy gminy,
– prowadzenie repertorium spraw sądowych,
– udzielanie informacji o przepisach prawnych osobom fizycznym, organizacjom politycznym, społecznym i zawodowym działającym na terenie jednostki organizacyjnej, na ich wniosek,
– przygotowywanie umów o wykonanie zamówienia publicznego.
17. Stanowisko ds. BHP:
– zadania i kompetencje pracownika ds. BHP określa rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 2 września 1997 r. w sprawie służby bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz. U. Nr 109, poz. 704 z późniejszymi zmianami).
18. Do zakresu działania Referatu Zatrudnienia, Ewidencji i Problematyki Alkoholowej należy:
– wnioskowanie w sprawach gospodarowania etatami i funduszami płac w ramach przydzielonych limitów, w tym nagród jubileuszowych, dodatków stażowych, funkcyjnych itp.,
– prowadzenie spraw osobowych pracowników Urzędu Miejskiego oraz kierowników jednostek podległych,
– opracowywanie zakresów czynności nowo przyjętym pracownikom, a także w razie dokonywania zmian, w przypadku referatów, w porozumieniu z ich kierownikami,
– organizowanie zastępstw na czas nieobecności pracowników Urzędu,
– prowadzenie rejestru ewidencji przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą,
– wystawianie zaświadczeń o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej oraz zaświadczeń o dokonywanych zmianach w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą przez przedsiębiorców,
– wydawanie decyzji dotyczących likwidacji działalności gospodarczej,
– wydawanie zaświadczeń dot. prowadzenia działalności gospodarczej,
– współdziałanie z Urzędem Skarbowym i Zakładem Ubezpieczeń Społecznych w zakresie ewidencji przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą,
– przyjmowanie interesantów w sprawach dot. prowadzenia działalności gospodarczej, udzielanie wyjaśnień i informacji,
– prowadzenie bieżącego zbioru akt – zaświadczeń o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej przedsiębiorców zgodnie z ewidencją,
– przeprowadzanie kontroli wykonywanej działalności gospodarczej przez przedsiębiorców w zakresie:
a) zgodności wykonywanej działalności ze zgłoszoną,
b) miejsca wykonywanej działalności,
– prowadzenie spraw związanych z wydawaniem zezwoleń na sprzedaż i podawanie napojów alkoholowych, po zasięgnięciu opinii Zarządu Miasta,
– prowadzenie spraw związanych z wydawaniem decyzji cofających na sprzedaż i podawanie napojów alkoholowych,
– prowadzenie spraw związanych z wydawaniem decyzji wygaszających zezwolenia na sprzedaż i podawanie napojów alkoholowych,
– prowadzenie spraw związanych z wydawaniem zezwoleń na wykonywanie krajowego drogowego przewozu osób, w tym na:
a) krajowy zarobkowy przewóz osób pojazdami samochodowymi niebędącymi taksówkami,
b) krajowy zarobkowy przewóz osób taksówkami,
– prowadzenie spraw związanych z wydawaniem decyzji cofających zezwolenia na wykonywanie krajowego drogowego przewozu osób,
– prowadzenie spraw związanych z wydawaniem decyzji wygaszających zezwolenia na wykonywanie krajowego drogowego przewozu osób,
– opracowywanie, realizacja i koordynowanie miejskiego programu profilaktyki i rozwiązywanie problemów alkoholowych,
– tworzenie bazy materialnej, organizacyjnej i merytorycznej dla realizacji programu,
– współdziałanie i koordynacja działalności organów samorządowych, instytucji, stowarzyszeń oraz innych podmiotów realizujących program w zakresie profilaktyki alkoholowej,
– pełnienie funkcji sekretarza w plenarnych i roboczych posiedzeniach miejskiej komisji ds. rozwiązywania problemów alkoholowych,
– działanie na rzecz tworzenia i wzmacniania lokalnej koalicji trzeźwościowej, szukanie poparcia dla działań na rzecz zmniejszenia problemów alkoholowych,
– przeprowadzanie analizy problemów alkoholowych i stanu zasobów w dziedzinie ich rozwiązywania na terenie gminy,
– wdrażanie i propagowanie na terenie gminy ogólnopolskich i regionalnych kampanii edukacyjnych,
– bieżąca ewaluacja i prowadzenie lokalnych inicjatyw z dziedziny rozwiązywania problemów alkoholowych,
– kreowanie i nadzorowanie działań terapeutyzujących nastawionych na osoby i rodziny osób uzależnionych od alkoholu,
– działalność profilaktyczna polegająca na krzewieniu zdrowego stylu życia wśród młodzieży,
– prowadzenie spraw w zakresie organizowania wypoczynku zimowego i letniego dla dzieci i młodzieży z rodzin patologicznych i dysfunkcyjnych.