Załącznik nr 1 do uchwały Rady Miejskiej w Żmigrodzie z dnia 27 grudnia 2001 r. (poz. 429)

 

REGULAMIN ORGANIZACYJNY URZĘDU MIASTA I GMINY W ŻMIGRODZIE

I. Postanowienia wstępne

§ 1

1. Regulamin określa organizację wewnętrzną Urzędu Miasta i Gminy w Żmigrodzie, zadania oraz zasady jego funkcjonowania.

2. Postanowienia niniejszego regulaminu odnoszą się do wszystkich komórek organizacyjnych Urzędu Miasta i Gminy w Żmigrodzie.

§ 2

Ilekroć w regulaminie jest mowa o:

1) gminie – należy przez to rozumieć gminę Żmigród,

2) radzie – należy przez to rozumieć Radę Miejską
w Żmigrodzie,

3) zarządzie – należy przez to rozumieć Zarząd Miasta i Gminy w Żmigrodzie,

4) urzędzie – należy przez to rozumieć Urząd Miasta i Gminy w Żmigrodzie,

5) burmistrza – należy przez to rozumieć Burmistrza Miasta i Gminy Żmigród, jako przewodniczącego zarządu,

6) zastępcy burmistrza – należy przez to rozumieć wiceprzewodniczącego zarządu,

7) członkach zarządu – należy przez to rozumieć pozostałych członków zarządu,

8) sekretarzu – należy przez to rozumieć Sekretarza Miasta i Gminy Żmigrodu,

9) skarbniku – należy przez to rozumieć Skarbnika Miasta i Gminy Żmigrodu,

10) komórce organizacyjnej – należy przez to rozumieć referat oraz wymienioną w regulaminie jednostkę organizacyjną urzędu, dla której ustalono inną nazwę, a także samodzielne stanowiska poza strukturą referatów,

11) referacie – należy przez to rozumieć również wymienioną w regulaminie jednostkę urzędu, dla której ustalono inną nazwę,

12) ustawie o samorządzie gminnym – należy przez to rozumieć ustawę z dnia 8 marca 1990 r. (t.j.
Dz. U. z 1996 r. Nr 13, poz. 74 z późn. zm.),

13) kontroli – należy przez to rozumieć również rewizję, lustrację i wizytację,

14) regulaminie – należy przez to rozumieć niniejszy regulamin,

15) statucie – należy przez to rozumieć statut gminy Żmigród.

§ 3

Urząd jest zakładem pracy w rozumieniu przepisów prawa.

§ 4

Siedzibą urzędu jest Żmigród, plac Wojska Polskiego 2–3.

II. Postanowienia ogólne

§ 5

Urząd realizuje zadania:

1. Własne gminy wynikające z ustawy o samorządzie gminnym.

2. Własne i zlecone przez organy administracji rządowej określone w ustawie z dnia 17 maja 1990 r. o podziale zadań i kompetencji pomiędzy organy gminy a organy administracji rządowej oraz zmianie niektórych ustaw ( Dz. U. Nr 34, poz. 198 z późn. zm.).

3. Wynikające z innych ustaw szczególnych.

4. Wynikające z porozumień zawartych między gminą a organami administracji rządowej.

5. Określone statutem gminy, uchwałami rady i zarządu.

§ 6

1. Przy załatwianiu spraw stosuje się przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej.

2. Czynności biurowe i kancelaryjne regulowane są postanowieniami instrukcji kancelaryjnej oraz zarządzeniami wewnętrznymi.

§ 7

Funkcjonowanie urzędu opiera się na zasadach jednoosobowego kierownictwa, służbowego podporządkowania, podziału czynności i indywidualnej odpowiedzialności za wykonanie powierzonych zadań.

§ 8

1. Pracą urzędu kieruje burmistrz i wykonuje zadania przy pomocy zastępcy burmistrza, sekretarza, skarbnika i kierowników referatów.

2. W przypadku nieobecności burmistrza, do załatwienia wszystkich spraw , w tym podpisywania dokumentów, upoważniony jest zastępca burmistrza lub sekretarz w zakresie ustalonym przez zarząd.

§ 9

W urzędzie zatrudnia się pracowników samorządowych, których status określa:

a) wybór,

b) powołanie,

c) umowa o pracę.

III. Organizacja urzędu

§ 10

Strukturę organizacyjną urzędu tworzą:

1. Burmistrz.

Stosunek pracy nawiązuje się z chwilą wyboru uchwałą rady, zawierającej w swej treści nazwę stanowiska, wysokość wynagrodzenia oraz regulację innych świadczeń związanych ze stanowiskiem pracy.

Zakres zadań i kompetencji burmistrza:

1) kieruje bieżącymi sprawami gminy i reprezentuje ją na zewnątrz,

2) organizuje działania zarządu i kieruje jego pracą,

3) ogłasza budżet gminy i sprawozdania z jego wykonania,

4) przedkłada organom nadzoru uchwał rady i zarządu,

5) wydaje decyzje w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej,

6) podejmuje czynności należące do kompetencji zarządu w sprawach niecierpiących zwłoki związanych z bezpośrednim zagrożeniem interesu publicznego i życia,

7) udziela pełnomocnictw w sprawach należących do jego wyłącznej kompetencji. O udzieleniu pełnomocnictwa powiadamia zarząd na najbliższym posiedzeniu,

8) udziela pełnomocnictw procesowych,

9) podejmuje decyzje majątkowe dotyczące zwykłego zarządu mieniem gminy,

10) nadzoruje realizację zadań zleconych z zakresu administracji rządowej i pozostaje w kontakcie z terenowymi organami tej władzy,

11) jest kierownikiem zakładu pracy w rozumieniu Kodeksu pracy,

12) wykonuje uprawnienie zwierzchnika służbowego w stosunku do kierowników gminnych jednostek organizacyjnych z wyłączeniem ich zatrudniania i zwalniania należących do kompetencji zarządu,

13) realizuje politykę kadrową i płacową,

14) powołuje rzecznika dyscyplinarnego,

15) dokonuje ocen kwalifikacyjnych pracowników mianowanych wg zasad ustalonych przez radę,

16) zatwierdza zakresy czynności i odpowiedzialności pracowników samorządowych,

17) wydaje zarządzenia wprowadzające w życie regulaminy, np. instrukcja obiegu dokumentów, regulamin zakładowego funduszu świadczeń socjalnych itp.

18) jest terenowym organem obrony cywilnej,

19) pełni nadzór nad pracą kancelarii tajnej,

20) podejmuje decyzje w sprawach przeciwdziałań w związku ze zwalczaniem zagrożeń, klęsk żywiołowych i rozwiązywaniem sytuacji kryzysowych,

21) nadzoruje prace referatów GRO, BIG i samodzielnych stanowisk.

2. Zastępca burmistrza.

Stosunek pracy nawiązuje się z chwilą wyboru uchwałą rady, zawierającej w treści nazwę stanowiska.

Zakres zadań i kompetencji zastępcy burmistrza:

1) działa w zakresie spraw powierzonych mu przez burmistrza i ponosi przed nim odpowiedzialność. Wykonując wyznaczone mu zadania zapewnia w powierzonym zakresie kompleksowe rozwiązania problemów wynikających z zadań urzędu i kontroluje działalność referatów i jednostek organizacyjnych gminy realizujących te zadania.

2) kieruje urzędem w razie niemożności wykonywania zadań przez burmistrza,

3) nadzoruje pracę referatu oświaty, stanowiska promocji gminy i polityki informacyjnej w urzędzie, kierownika hali sportowej.

3. Sekretarz.

Stosunek pracy nawiązuje się z chwilą powołania uchwałą rady.

Zakres zadań i kompetencji sekretarza:

1) zapewnia warunki efektywnego funkcjonowania, sprawnego działania i prawidłowego wykonywania zadań urzędu,

2) sprawuje nadzór nad organizacją pracy, przestrzeganiem wewnętrznego porządku pracy, prawidłowym wykonywaniem czynności kancelaryjnych i obiegiem informacji, informatyzacją i komputeryzacją urzędu,

3) pełni nadzór nad przestrzeganiem prawa przy załatwianiu spraw w postępowaniu administracyjnym,

4) koordynuje wykonywanie zadań wynikających z aktów prawnych organów gminy i burmistrza,

5) nadzoruje załatwianie skarg i wniosków oraz interpelacji, wniosków radnych i wystąpień poselskich,

6) realizacje zadania związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem wyborów i referendów,

7) nadzoruje obsługę petentów i załatwianie indywidualnych spraw w zakresie ewidencji ludności i dowodów tożsamości, rejestracji zdarzeń stanu cywilnego,

8) współpracuje z radą i odpowiada za właściwe przygotowanie materiałów pod obrady sesji
i posiedzeń zarządu,

9) współpracuje z sołectwami i zapewnia udział przedstawiciela zarządu na zebraniu wiejskim,

10) nadzoruje kompletowanie dokumentacji z prac rady i zarządu oraz Dzienników Ustaw i Monitorów Polskich,

11) nadzoruje nad gospodarką mieniem urzędu i środkami budżetowymi przeznaczonymi na funkcjonowanie urzędu,

12) nadzoruje nad dokonywanymi czynnościami prawnymi w zakresie stosunku pracy, nawiązywanego na podstawie umowy o pracę,

13) opracowuje zakres czynności dla kierowników referatów oraz pracowników na samodzielnych stanowiskach,

14) informuje burmistrza o konieczności zmian personalnych,

15) nadzoruje czas pracy pracowników samorządowych,

16) przygotowuje projekty zarządzeń wewnętrznych dotyczących organizacji pracy w urzędzie,

17) nadzoruje szkolenia pracowników,

18) nadzoruje przestrzeganie instrukcji kancelaryjnej,

19) ponosi odpowiedzialność za prowadzenie archiwum urzędu,

20) kieruje referatem organizacyjnym, dla którego jest kierownikiem oraz nadzoruje pracę Referatu Spraw Obywatelskich,

21) wykonuje czynności urzędnika wyborczego i administratora danych osobowych,

22) wykonuje inne czynności powierzone na podstawie art. 33 ust. 4 ustawy o samorządzie gminnym,

23) kieruje pracą urzędu w przypadku niemożności wykonywania zadań przez burmistrza i jego zastępcę w ramach udzielonych upoważnień.

4. Skarbnik.

Stosunek pracy nawiązuje się z chwilą powołania uchwałą rady.

Zakres zadań i kompetencji skarbnika:

1) czuwa nad prawidłowym wykonywaniem budżetu pod względem finansowo-księgowym,

2) opracowuje dane do budżetu gminy,

3) przekazuje referatom urzędu, zakładom i jednostkom budżetowym wytyczne do opracowania niezbędnych informacji związanych z projektowaniem budżetu,

4) dokonuje analizy budżetu i bieżąco informuje zarząd o jego realizacji,

5) opracowuje projekty uchwał w sprawach dotyczących budżetu oraz podatków i opłat lokalnych,

6) dokonuje kontroli gospodarki finansowej urzędu, jednostek i zakładów budżetowych,

7) nadzoruje wykonywanie obowiązków przez głównych księgowych jednostek organizacyjnych,

8) opracowuje projekty zarządzeń i organizuje obieg dokumentów finansowych,

9) zapewnia ochronę mienia komunalnego, m.in. poprzez wskazanie metod i sposobów ochrony,

10) informuje radę o odmowie złożenia kontrasygnaty lub o sytuacji, która taką odmowę może spowodować,

11) realizuje zadania wynikające z ustawy o finansowaniu gmin, o podatkach i opłatach lokalnych oraz o opłacie skarbowej,

12) szczegółowe prawa i obowiązki skarbnika określa rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 2 maja 1991 roku w sprawie praw i obowiązków głównych księgowych budżetu, jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych (Dz. U. Nr 40, poz. 174 z późn. zm.),

13) kieruje pracą referatu Finansowo-Budżetowego, dla którego jest kierownikiem.

5. Kierownicy referatów.

1) Zajmują stanowisko na podstawie umowy o pracę lub mianowania.

2) Ponoszą odpowiedzialność za terminowe i zgodne z przepisami załatwianie spraw należących do właściwości referatów lub określonych w zakresach czynności, albo określonych w pełnomocnictwach do wydawania decyzji administracyjnych.

3) Kierownicy referatów i pracownicy zajmujący samodzielne stanowiska mogą otrzymać pełnomocnictwa do wydawania decyzji administracyjnych lub pełnomocnictwa do określonych czynności.

§ 11

6. Zadania wspólne pracowników urzędu.

1) Posiadanie i znajomość przepisów prawnych w zakresie prawa samorządowego, Kodeksu postępowania administracyjnego, prawa administracyjnego i przepisów gminnych, jak również w niezbędnym do pracy zakresie prawa cywilnego i karnego oraz finansowego.

2) Przygotowanie zagadnień, projektów dokumentów, projektów decyzji na posiedzenia zarządu
i rady, a w szczególności projektów uchwał zarządu i rady, jak również nadawanie biegu realizacji uchwał rady i zarządu, załatwianie wniosków komisji rady oraz wniosków i interpelacji radnych i wystąpień poselskich.

3) Przygotowanie projektów aktów prawnych burmistrza.

4) Ciągłe aktualizowanie zbioru przepisów prawnych i wzajemne informowanie się o zmianach, znajomość orzecznictwa.

5) Umiejętność uzyskania wykładni prawa w sprawach wątpliwych lub nierozstrzygniętych normą prawną, zarówno od radcy prawnego, jak i od specjalistycznych organów administracji rządowej.

6) Współpraca z jednostkami samorządu terytorialnego, samorządem gospodarczym i zawodowym, organizacjami pozarządowymi, administracją rządową, Wojewódzkim Sejmikiem Samorządowym, Radami Powiatów oraz innymi podmiotami w zakresie przypisanych kompetencji.

7) Umiejętność właściwego kontaktowania się z mieszkańcami.

8) Rozpatrywanie i załatwianie skarg i wniosków mieszkańców wg właściwości.

9) Opracowywanie projektów planu budżetu oraz wykonania budżetu.

10) Analiza uzyskiwanych dochodów, jak i pozyskania źródeł dochodów.

11) Sygnalizowanie przełożonemu lub zarządowi o zdarzeniach, które mogą być powodem braku równowagi budżetowej.

12) Przygotowanie i terminowe przekazywanie wszelkiego typu sprawozdawczości.

13) Sprawowanie funkcji nadzorczych i kontrolnych w stosunku do gminnych jednostek organizacyjnych w zakresie ustalonym przez zarząd.

14) Realizacja zadań z zakresu obronności kraju, w tym obrony cywilnej.

15) Organizowanie i podejmowanie niezbędnych przedsięwzięć w celu ochrony tajemnicy państwowej i służbowej oraz danych osobowych.

16) Współdziałanie w zakresie przekazywania informacji do wykorzystania przez środki masowego przekazu.

17) Szczególna dbałość o mienie gminy, polegająca na ścisłym przestrzeganiu zasad gospodarności, celowości podejmowanych działań oraz staranności w przygotowywaniu decyzji.

§ 12

7. Tryb pracy urzędu.

1. Pracownicy urzędu przyjmują interesantów w dniach roboczych w godzinach:

– poniedziałek

– wtorek 7.30–15.30

– czwartek

– piątek

– środa 7.30–16.30

2. Urząd Stanu Cywilnego udziela ślubów także w niedzielę, święta i dni dodatkowo wolne od pracy w godz. 8.00 do 15.00.

3. Burmistrz, jego zastępca i sekretarz przyjmują interesantów w poniedziałki i środy w godzinach urzędowania.

IV. Wewnętrzna struktura organizacyjna urzędu

§ 13

W skład urzędu wchodzą następujące komórki organizacyjne:

1. Referat Organizacyjny – ORG,

2. Referat Spraw Obywatelskich i USC – SO,

3. Referat Finansowo-Budżetowy – FB,

4. Referat Oświaty – OŚW,

5. Referat Geodezji, Rolnictwa i Ochrony Środowiska – GRO,

6. Referat Budownictwa, Inwestycji i Gospodarki Komunalnej – BIG ,

7. Radca prawny – RP,

8. Stanowisko ds. bhp – BHP,

9. Stanowisko ds. OC,

10. Stanowisko ds. promocji gminy i polityki informacyjnej – PROM,

11. Pełnomocnik ds. Ochrony Informacji Niejawnych – OIN,

12. Ochotnicza Straż Pożarna – OSP,

13. Kierownik hali sportowej – HS.

§ 14

Wielkość zatrudnienia i podział referatów na stanowiska pracy określa burmistrz w drodze zarządzenia.

§ 15

1. Referatami kierują kierownicy, którzy odpowiadają za wywiązanie się referatu oraz podległych im pracowników z zadań przypisanych regulaminem organizacyjnym, decyzjami zarządu, poleceniami burmistrza lub nadzorującego pracę referatu członka kierownictwa urzędu.

2. Kierownicy referatów zapewniają sprawne funkcjonowanie referatów poprzez planowanie i podział pracy oraz bieżący nadzór nad podporządkowanymi pracownikami.

3. Do zakresu podstawowych obowiązków kierowników referatów należy w szczególności:

1) Załatwienie określonych spraw w imieniu burmistrza w ustalonym zakresie w ramach zadań referatów, a także wydają decyzje indywidualne w sprawach z zakresu administracji publicznej na podstawie odrębnych upoważnień burmistrza.

2) Kierowanie działalnością referatów zgodnie z obowiązującymi przepisami, wytycznymi burmistrza.

3) Ustalanie zadania dla poszczególnych stanowisk pracy oraz zakresy czynności, obowiązki i zakres odpowiedzialności dla pracowników oraz ustalanie zastępstwa.

4) Sprawowanie nadzoru nad prawidłowym, zgodnym z prawem i terminowym wykonywaniem zadań oraz załatwianiem spraw przez pracowników.

5) Dokonywanie oceny pracy pracowników oraz występowanie z wnioskami w sprawie wyróżnienia, nagradzania, awansowania, karania.

6) Nadzorowanie przestrzegania dyscypliny pracy oraz tajemnicy państwowej, służbowej i ochrony danych osobowych.

7) Odpowiedzialność za przygotowanie projektów uchwał zarządu i rady, za terminowy obieg dokumentów urzędowych i za statystykę oraz sprawozdawczość.

8) Dbanie o właściwe wyposażenie pomieszczeń i stanowisk pracy w sprzęt i urządzenia techniczne.

§ 16

Do wspólnych zadań wszystkich komórek komórek organizacyjnych urzędu należy w szczególności:

1. Zapewnienie właściwej i terminowej realizacji zadań.

2. Współdziałanie z radnymi w zakresie będącym we właściwości referatu.

3. Opracowywanie projektów wieloletnich programów rozwoju dziedzin działalności gminy będących we właściwości referatu.

4. Przygotowywanie ocen, analiz, informacji i sprawozdań na użytek kierownictwa urzędu i organów gminy.

5. Podejmowanie działań na rzecz obronności i reagowania kryzysowego.