1. Do podstawowych zadań działalności kontrolnej w Urzędzie należą:

2. Celem kontroli jest zapewnienie bieżących obiektywnych informacji, ocen i analiz umożliwiających Zarządowi Gminy i Burmistrzowi właściwe wypełnienie zadań określonych Statutem Gminy i przepisami prawa.

3. Celem kontroli jest także ustalenie przyczyn i skutków ewentualnych nieprawidłowości, ustalenie osób odpowiedzialnych za stwierdzenie nieprawidłowości oraz określenie sposobów naprawienia stwierdzonych nieprawidłowości i przeciwdziałania im w przyszłości.

1) kompleksowe - obejmujące całość lub obszerną część działalności poszczególnych wydziałów, samodzielnych stanowisk lub jednostek organizacyjnych,

2) problemowe - obejmujące wybrane zagadnienia lub z zakresu działalności kontrolowanego wydziału, stanowiska lub jednostki organizacyjnej, stanowiące niewielki fragment jego działalności,

3) uproszczoną – określoną w § 22 niniejszego regulaminu,

4) sprawdzającą (następną) - mającą miejsce po dokonaniu określonych czynności, w szczególności mającą na celu ustalenie, czy wyniki poprzednich kontroli zostały uwzględnione w toku postępowania kontrolowanej komórki organizacyjnej lub jednostki organizacyjnej.

1. Postępowanie kontrolne przeprowadza się w sposób umożliwiający bezstronne i rzetelne ustalenie stanu faktycznego w zakresie działalności komórki organizacyjnej lub jednostki organizacyjnej, rzetelne jego udokumentowanie i ocenę działalności według kryteriów określonych w § 22.

2. Stan faktyczny ustala się na podstawie dowodów zebranych w toku postępowania kontrolnego.

3. Jako dowód może być wykorzystane wszystko, co nie jest sprzeczne z prawem. Jako dowody mogą być wykorzystywane w szczególności: dokumenty, wyniki oględzin, zeznania świadków, opinie biegłych oraz pisemne wyjaśnienia i oświadczenia kontrolowanych.

1. Burmistrz lub osoba działająca na podstawie pełnomocnictwa udzielonego przez Burmistrza w odniesieniu do kierowników wydziału lub stanowisk pracy (w tym stanowisk samodzielnych).

2. Kierownicy wydziałów w odniesieniu do podporządkowanych im pracowników w zakresie rzetelności prowadzenia spraw służbowych, terminowości i jakości realizowanych poszczególnych zadań, a także dbałość o podnoszenie poziomu efektywności pracy.

3. Skarbnik – w odniesieniu do komórek organizacyjnych Urzędu w zakresie gospodarki środkami budżetowymi.

4. Specjalista ds. bezpieczeństwa i higieny pracy – w odniesieniu do pracowników Urzędu w zakresie przestrzegania przepisów i zasad higienicznych i bezpiecznych warunków pracy.

5. Pełnomocnik ds. Ochrony Informacji Niejawnych – w odniesieniu do pracowników Urzędu w zakresie przestrzegania przepisów o ochronie informacji niejawnych.

2. Członkowie Zarządu Gminy oraz upoważnione osoby w sprawach działalności jednostek organizacyjnych.

1. Postępowanie kontrolne uproszczone może być przeprowadzone bez konieczności sporządzania protokołu w przypadku, gdy zachodzi potrzeba:

2. Z przeprowadzonego uproszczonego postępowania sporządza się notatkę urzędową, którą kontrolujący przedstawia zlecającemu kontrolę.

3. Do uproszczonego postępowania kontrolnego stosuje się odpowiednio zapisy o kontroli wewnętrznej i zewnętrznej.

1. Kontrole w gminnych jednostkach organizacyjnych
i wydziałach Urzędu mogą być prowadzone przez pracowników Urzędu tylko po uprzednim uzyskaniu imiennego upoważnienia Burmistrza określającego temat, zakres i termin kontroli.

2. Rejestr wydanych upoważnień, o których mowa w ust. 1, oraz inne działania związane z koordynacją kontroli w gminnych jednostkach organizacyjnych
i wydziałach Urzędu prowadzi Wydział Organizacyjny.

3. Wydział Organizacyjny, realizując zadania określone w ust. 2, współdziała z organami kontroli państwowej, Regionalną Izbą Obrachunkową i komórkami kontroli resortowej.

4. Zbiorczą dokumentację kontroli zewnętrznych prowadzi Wydział Organizacyjny. W tym celu kierownicy wydziałów obowiązani są dostarczyć Wydziałowi Organizacyjnemu protokoły z kontroli, wystąpienia pokontrolne oraz kopię korespondencji związanej z wykonywaniem zaleceń pokontrolnych.

1. Nadzór nad wykonywaniem zaleceń pokontrolnych wydanych przez organy kontroli państwowej, resortowej oraz Regionalną Izbę Obrachunkową sprawuje Sekretarz Gminy.

2. Nadzór nad wykonywaniem zaleceń pokontrolnych wydanych w wyniku kontroli prowadzonej przez wydziały Urzędu sprawują kierownicy tych wydziałów.

3. Sekretarz Gminy przekazuje również wydziałom Urzędu ogólne opracowania pokontrolne organów kontroli w celach zapobiegania powstawaniu nieprawidłowości oraz egzekwuje zajęcia stanowiska przez właściwy wydział, jeżeli konieczność taka wynika z wystąpień powyższych organów.

1. Burmistrz, Zastępca Burmistrza, Sekretarz Gminy i Skarbnik Gminy w celu uzyskania wiarygodnej, obiektywnej informacji o stanie spraw na wybranym odcinku działalności mogą zlecić przeprowadzenie doraźnej kontroli problemowej.

2. Jeżeli temat kontroli, o której mowa w ust. 1, mieści się w ramach kompetencji jednego wydziału, kontrolę przeprowadza zainteresowany wydział we własnym zakresie, z zachowaniem wymogów określonych w § 32.

3. W sprawach wymagających oceny z punktu widzenia właściwości merytorycznej kilku wydziałów zadania związane z organizacją kontroli, sposobu przeprowadzenia i terminu ich zakończenia.

1. Niezależnie od kontroli prowadzonych w zakresie określonym w § 21 kierownicy wydziałów Urzędu sprawują kontrolę wewnętrzną.

2. Szczegółowe zasady i tryb działań kontrolnych prowadzonych przez wydziały Urzędu reguluje odrębne zarządzenie Burmistrza.

1. Efektywność działań kontrolnych prowadzonych przez wydziały jest elementem oceny ich sprawności organizacyjnej i poziomu funkcjonowania.

2. Kierownicy wydziałów składają w Wydziale Organizacyjnym sprawozdania z realizacji zadań kontrolnych za okres półrocza i roku, w terminie do końca miesiąca następującego po upływie okresu sprawozdawczego.

1. Za zorganizowanie i prawidłowe działanie kontroli wewnętrznej odpowiada Burmistrz.

2. Za zorganizowanie i prawidłowe działanie kontroli zewnętrznej odpowiada zlecający kontrolę.

1. Kontroler przeprowadza kontrolę na podstawie upoważnienia.

2. Upoważnienie może być udzielone w formie zatwierdzonego planu kontroli, polecenia pisemnego lub ustnego.

3. Polecenie ustne musi być potwierdzone na piśmie najpóźniej po zakończeniu kontroli.

2. Przed przystąpieniem do czynności kontrolnych kontroler przedstawia kierownikowi kontrolowanej komórki organizacyjnej bądź jednostki organizacyjnej uprawnienia do przeprowadzenia kontroli.

1) adnotację, że służy tylko do użytku wewnętrznego,

2) nazwę kontrolowanej komórki organizacyjnej bądź jednostki organizacyjnej,

3) imię, nazwisko i stanowisko kontrolera,

4) datę rozpoczęcia i zakończenia kontroli, z wymienieniem przerw w kontroli,

5) określenie przedmiotu kontroli i okresu objętego kontrolą,

6) ustalenie stanu faktycznego,

7) imię, nazwisko i stanowisko kierownika kontrolowanej komórki bądź jednostki organizacyjnej i datę objęcia przez niego stanowiska,

8) wyszczególnienie załączników do protokołu,

9) wzmiankę o poinformowaniu o prawie zgłoszenia zastrzeżeń do faktów ujętych w protokole i złożenia wyjaśnień,

10) dane liczbowe egzemplarzy sporządzonego protokołu oraz wzmiankę o wręczeniu jednego egzemplarza protokołu kierownikowi kontrolowanej komórki lub jednostki,

11) datę i miejsce podpisania protokołu.

1. Jeżeli kierownik kontrolowanej jednostki (komórki) organizacyjnej oraz osoba bezpośrednio kontrolowana może w uzgodnionym terminie, nie dłuższym niż 7 dni, złożyć bezpośrednio kontrolującemu lub w sekretariacie Urzędu wyjaśnienia dotyczące stwierdzonych w protokole nieprawidłowości z uwzględnieniem działań prowadzących do ich usunięcia.

2. Kontrolujący po zapoznaniu się z wyjaśnieniami kontrolowanego sporządza w terminie 7 dni wyniki pokontrolne.

3. W przypadku niezłożenia przez kontrolowanego wyjaśnień w terminie określonym w ust. 2 kontrolujący sporządza wyniki pokontrolne, najpóźniej w terminie 10 dni od podpisania protokołu.

4. Wyniki pokontrolne powinny zawierać wnioski, propozycję sposobu usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości oraz termin ich wykonania.

5. Wyniki pokontrolne kontrolujący przekazuje zlecającemu kontrolę niezwłocznie po ich sporządzeniu.

6. O sposobie wykorzystania wniosków i propozycji pokontrolnych decyduje zlecający kontrolę.

7. Zlecający kontrolę może zarządzić sporządzanie zaleceń pokontrolnych zobowiązujących kontrolowanego, w określonym terminie, do usunięcia nieprawidłowości.

1. Uprzejmie, sprawne i kompetentne pod względem merytorycznym obsługiwanie obywateli jest naczelną zasadą pracy Urzędu.

2. Wszyscy pracownicy Urzędu w toku wykonywania swych obowiązków służbowych winni umożliwić realizację obywatelom ich uprawnień i egzekwować powinności w sposób zgodny z prawem, wykazując należytą troskę o ochronę ich słusznego interesu, a w szczególności:

1. Przy załatwianiu indywidualnych spraw obywateli nie należy żądać od nich zaświadczeń na potwierdzenie stanu faktycznego lub prawnego, możliwych do ustalenia na podstawie przedkładanych przez nich do wglądu dokumentów, a w szczególności:

2. Jeżeli przepis prawa nie wymaga urzędowego potwierdzenia określonych faktów lub stanu prawnego w drodze zaświadczenia właściwego organu, urzędnik załatwiający sprawę powinien odebrać od obywatela – na jego wniosek – stosowne oświadczenie do protokołu. Urzędnik powinien pouczyć wówczas składającego oświadczenie o odpowiedzialności karnej za podanie fałszywych danych i zaznaczyć fakt pouczenia w formularzu protokołu oraz na podstawie dokumentu tożsamości odnotować dane personalne interesanta (imię, nazwisko, adres zamieszkania, rodzaj dokumentu tożsamości, jego seria, numer i organ, który wydał, numer ewidencyjny - PESEL), a następnie dopilnować oznaczenia przez niego daty i złożenia podpisu. Podpis ten powinien być przez urzędnika uwierzytelniony (potwierdzenie własnoręczne). Po wykonaniu wymienionych czynności urzędnik powinien odnotować w formularzu protokołu swoje imię i nazwisko, stanowisko służbowe oraz zamieścić swój podpis.

3. Niezbędne dla załatwienia sprawy dane lub informacje możliwe do ustalenia na podstawie posiadanej przez wydział dokumentacji lub będące w posiadaniu innych wydziałów zbiera i kompletuje urzędnik załatwiający sprawę.

1. Celem umożliwienia obywatelom składania skarg i wniosków w sposób bezpośredni Burmistrz przyjmuje obywateli w wyznaczonych dniach i godzinach. Miejsce i czas pracy przyjęć obywateli przez Burmistrza podaje się do wiadomości publicznej w formie trwałego ogłoszenia w siedzibie Urzędu.

2. W godzinach przyjmowania skarg i wniosków przez Burmistrza na swoich stanowiskach pracy powinni być obecni wszyscy kierownicy wydziałów, zapewniając w razie potrzeby szybką informację lub opinię prawną w sprawie.

3. Z przyjęć interesantów składających skargę lub wniosek sporządza się protokół.

4. Obsługę przyjęć obywateli przez Burmistrza w sprawach skarg i wniosków zapewnia Wydział Organizacyjny.

1. Kierownicy wydziałów Urzędu i podlegli im urzędnicy przyjmują obywateli w sprawach skarg i wniosków w ramach posiadanych kompetencji, codziennie w godzinach pracy.

1. Tryb postępowania w sprawach skarg i wniosków regulują stosowne przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego.

2. Uprawnienia posłów i senatorów Rzeczypospolitej Polskiej w kontaktach z urzędami administracji publicznej przy rozpatrywaniu spraw wnoszonych do nich przez wyborców regulują właściwe akty prawne.

1. Zarząd na podstawie upoważnień ustawowych podejmuje:

1. Projekty aktów prawnych winny być przygotowane zgodnie z powszechnie stosowanymi zasadami techniki prawodawczej.

2. Redakcja projektów aktów winna być jasna, zwięzła i poprawna pod względem językowym i powszechnie zrozumiała.

1. Akt prawny składa się z tytułu, treści i uzasadnienia.

2. Tytuł aktu prawnego zawiera następujące części:

4. Akty prawne mogą zawierać termin ich realizacji.

5. Akty prawne podlegają ogłoszeniu, o ile Zarząd lub Burmistrz nie zdecydują o nieogłoszeniu aktu prawnego na podstawie odrębnych przepisów.

6. W uzasadnieniu aktu należy precyzyjnie określić powody podjęcia aktu prawnego.

1. Projekty aktów prawnych przygotowują właściwe pod względem merytorycznym komórki organizacyjne i jednostki organizacyjne.

2. Projekty uzgodnione z bezpośrednim przełożonym i zaparafowane przez osobę przygotowującą projekt przekazuje się do radcy prawnego celem zaopiniowania pod względem prawnym i do Skarbnika celem kontrasygnaty. W przypadku stwierdzenia uchybień formalno-prawnych radca prawny zwraca dokumenty projektodawcy w celu usunięcia wad. Poprawione projekty podlegają ponownemu opiniowaniu.

3. Prawidłowe sporządzone projekty aktów prawnych wnoszą do porządku posiedzenia Zarządu pracownicy komórek organizacyjnych lub dyrektorzy (kierownicy) jednostek organizacyjnych.

4. Akty prawne, po ich podpisaniu, podlegają ewidencji w rejestrach prowadzonych przez Sekretarza.

5. Pracownik przygotowujący akt prawny zobowiązany jest do przekazania go do rejestracji.

6. Uchwały Zarządu w zakresie budżetu gminy przekazywane są przez Skarbnika w terminie siedmiu dni do Regionalnej Izbie Obrachunkowej.

1. Do decyzji i postanowień Zarządu i Burmistrza wydanych na podstawie przepisów kpa stosuje się uregulowania zawarte w kpa.

2. Decyzje i postanowienia wydane na podstawie przepisów kpa przechowywane są i rejestrowane w komórkach organizacyjnych.

3. W szczególnie skomplikowanych przypadkach dotyczących wydania decyzji lub postanowień, Zarządu lub Burmistrza mogą przed podjęciem tych aktów, zwrócić się o opinię do radcy prawnego.

1. Uchwały Zarządu podpisuje Przewodniczący Zarządu lub jego Zastępca.

2. Umowy oraz inne dokumenty, zawierające oświadczenia woli – w imieniu gminy – w zakresie zarządu mieniem podpisują:

3. Umowy oraz inne dokumenty określone w ust. 2, które mogą spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych, wymagają kontrasygnaty Skarbnika lub osoby przez niego upoważnionej.

4. Odpowiedzi na wnioski, skargi, interpelacje i zapytania radnych podpisuje Burmistrz lub upoważniony przez niego członek Zarządu.

5. Zarządzenia wewnętrzne, obwieszczenia, pisma okólne podpisuje Burmistrz.

6. W przypadku długotrwałej nieobecności Burmistrza, w szczególności spowodowanej chorobą, urlopem wypoczynkowym, akty prawne wymienione w ust. 5 podpisuje Zastępca Burmistrza.

1. Do podpisu Burmistrza zastrzega się pisma i dokumenty:

2. Pisma przedstawiane do podpisu Burmistrzowi, Zastępcy Burmistrza, członkom Zarządu, Sekretarzowi i Skarbnikowi Gminy winny być uprzednio parafowane (na kopii) przez kierownika wydziału sporządzającego dokument.

1. Zastępca Burmistrza podpisuje pisma i dokumenty w sprawach bezpośrednio przez niego nadzorowanych i koordynowanych, z wyjątkiem zastrzeżonych do podpisu Burmistrza.

2. Zastępca Burmistrza w ramach udzielonych mu upoważnień podpisuje z upoważnienia Burmistrza oraz w przypadku jego nieobecności pisma i dokumenty, o których mowa w § 57.

1. Kierownicy wydziałów Urzędu oraz pracownicy mogą podpisywać decyzje w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej na podstawie upoważnień udzielonych przez Burmistrza.