Załącznik do uchwały Rady Gminy i Miasta w Środzie Śląskiej z dnia 28 grudnia 2001 r

Załącznik do uchwały Rady Gminy i Miasta w Środzie Śląskiej z dnia 28 grudnia 2001 r. (poz. 377)

REGULAMIN ORGANIZACYJNY URZĘDU GMINY I MIASTA

ŚRODA ŚLĄSKA

R o z d z i a ł I

Postanowienia ogólne

§ 1

Regulamin Organizacyjny Urzędu Gminy i Miasta w Środzie Śląskiej, zwany dalej regulaminem, określa organizację i zasady funkcjonowania Urzędu, a w szczególności:

1) zakres działania i zadania Urzędu Gminy i Miasta w Środzie Śląskiej, zwanego dalej Urzędem,

2) organizację Urzędu,

3) zakres działania kierownictwa Urzędu i poszczególnych wydziałów oraz samodzielnych stanowisk pracy w Urzędzie,

4) zasady opracowania i wydawania aktów prawnych Zarządu i Burmistrza,

5) zasady podpisywania pism oraz aktów prawnych,

6) zasady obsługi interesantów w Urzędzie,

7) zasady dostępu do informacji publicznej,

8) tryb wykonywania kontroli wewnętrznej i zewnętrznej.

§ 2

1. Ilekroć w regulaminie użyte jest pojęcie:

1) Gmina – należy przez to rozumieć Gminę i Miasto Środa Śląska,

2) Rada lub Zarząd – należy przez to rozumieć odpowiednio Radę Gminy i Miasta Środy Śląskiej oraz Zarząd Gminy i Miasta Środa Śląska,

3) Burmistrz, Zastępca Burmistrza, Sekretarz, Skarbnik kierownik Urzędu Stanu Cywilnego – należy przez to rozumieć odpowiednio: Burmistrza Gminy i Miasta Środy Śląskiej, Zastępcę Burmistrza Gminy i Miasta Środy Śląskiej, Sekretarza Gminy i Miasta Środy Śląskiej, Skarbnika Gminy i Miasta Środy Śląskiej oraz kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Środzie Śląskiej,

4) komórka organizacyjna – należy przez to rozumieć wydział, samodzielne stanowisko pracy w Urzędzie,

5) jednostka organizacyjna- należy przez to rozumieć gminną jednostkę organizacyjną,

6) kierownika wydziału – należy przez to rozumieć osobę kierującą wydziałem, kierownika Urzędu Stanu Cywilnego,

7) ustawa o samorządzie gminnym – należy przez to rozumieć ustawę z dnia 8 marca 1990 r.
o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 roku Nr 142, poz. 1591),

8) ustawa o pracownikach samorządowych – należy rozumieć ustawę z dnia 22 marca 1990 r.
o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1593).

2. Ilekroć w regulaminie jest mowa o kierownikach wydziału, należy przez to także rozumieć:

1) kierownika Urzędu Stanu Cywilnego,

2) kierownika Biura Rady Gminy i Miasta,

3) komendanta Straży Miejskiej.

§ 3

1. Urząd jest jednostką budżetową Gminy.

2. Kierownik Urzędu jest pracodawcą dla zatrudnionych w nim pracowników.

3. Kierownikiem Urzędu jest Burmistrz, który pełni równocześnie funkcję Przewodniczącego Zarządu Gminy i Miasta Środa Śląska.

4. Siedzibą Urzędu jest miasto Środa Śląska.

§ 4

1. Zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w Urzędzie określa rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gminy
i związków międzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz. 1319).

2. Postępowanie z dokumentami stanowiącymi tajemnicę służbową (poufne) i państwową (tajne) reguluje ustawa z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. Nr 11, poz. 95 z późn. zm.).

3. Dostęp do informacji publicznej reguluje ustawa z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej z przestrzeganiem ograniczeń wynikających z przepisów szczególnych (Dz. U. Nr 112, poz. 1198).

R o z d z i a ł II

Zakres działania i zadania Urzędu

§ 5

1. Urząd jest aparatem pomocniczym Zarządu.

2. 1Do zakresu działania Urzędu należy zapewnienie warunków należytego wykonywania spoczywających na Gminie:

1) zadań własnych, wynikających z ustaw, Statutu Gminy i uchwał Rady,

2) zadań zleconych przez organy administracji rządowej na mocy ustaw,

3) zadań wykonywanych na podstawie porozumienia z organami administracji rządowej (zadań powierzonych),

4) zadań publicznych powierzonych gminie w drodze porozumienia komunalnego, które nie zostały powierzone innym gminnym jednostkom organizacyjnym, związkom komunalnym lub przekazane innym podmiotom na podstawie umów.

§ 6

1. Do zadań Urzędu należy zapewnienie pomocy organom Gminy w wykonywaniu ich zadań.

2. W szczególności do zadań Urzędu należy:

1) przygotowywanie materiałów niezbędnych do podejmowania uchwał, wydawania decyzji, postanowień i innych aktów z zakresu administracji publicznej oraz podejmowania innych czynności prawnych przez organy Gminy,

2) wykonywanie czynności faktycznych związanych z funkcjonowaniem Urzędu,

3) zapewnienie organom Gminy możliwości przyjmowania, rozpatrywania oraz załatwiania skarg
i wniosków,

4) przygotowywanie projektów uchwał organów Gminy, w tym projektu budżetu i jego realizacja po uchwaleniu przez Radę Gminy,

5) realizacja innych obowiązków i uprawnień wynikających z przepisów prawa oraz uchwał organów Gminy,

6) zapewnienie warunków organizacyjnych do odbywania sesji Rady, posiedzeń jej komisji i posiedzeń Zarządu,

7) prowadzenie zbioru aktów prawa miejscowego stanowionego przez organy Gminy dostępne do powszechnego wglądu w siedzibie Urzędu,

8) wykonywanie prac kancelaryjnych zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa,

9) realizacja obowiązków spoczywających na Urzędzie i przysługujących mu uprawnień jako pracodawcy - zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa pracy.

R o z d z i a ł III

Kierowanie pracą Urzędu

§ 7

Funkcjonowanie Urzędu opiera się na zasadach jednoosobowego kierownictwa, służbowego podporządkowania, podziału czynności i indywidualnej odpowiedzialności za wykonywanie zadań powierzonych.

1. Do zadań i kompetencji Burmistrza należy w szczególności:

1) kierowanie bieżącymi sprawami Gminy i reprezentowanie jej na zewnątrz,

2) organizowanie działań Zarządu i kierowanie jego pracą,

3) nadzorowanie realizacji budżetu Gminy,

4) podejmowanie czynności należących do kompetencji Zarządu, w sprawach niecierpiących zwłoki, związanych z bezpośrednim zagrożeniem interesu gminy,

5) przedkładanie organom nadzoru uchwał Rady i Zarządu Gminy,

6) udzielanie pełnomocnictw procesowych,

7) wykonywanie za pracodawcę czynności z zakresu prawa pracy w stosunku do pracowników Urzędu oraz Zastępcy Burmistrza,

8) występowanie do Rady z wnioskami w sprawie wyboru Zastępcy Burmistrza, Członków Zarządu oraz powołania Skarbnika i Sekretarza, a także odwoływania Zastępcy Burmistrza, Członków Zarządu, Skarbnika i Sekretarza,

9) wykonywanie uprawnień zwierzchnika służbowego w stosunku do kierowników samorządowych jednostek organizacyjnych lub gminnych osób prawnych, z wyłączeniem ich zatrudniania i zwalniania,

10) ogłaszanie budżetu Gminy,

11) wydawanie decyzji i innych aktów w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej.

2. Zastępca Burmistrza:

1) działa w zakresie spraw powierzonych mu przez Burmistrza i ponosi przed nim odpowiedzialność. Wykonując wyznaczone mu zadania, zapewnia w powierzonym zakresie kompleksowe rozwiązania problemów wynikających z zadań urzędu i kontroluje działalność wydziałów urzędu i jednostek organizacyjnych miasta realizujących te zadania,

2) kieruje urzędem w razie niemożności wykonywania zadań przez Burmistrza (w szczególności
z powodu przebywania Burmistrza na urlopie, zwolnieniu lekarskim lub w delegacji służbowej).

3. Sekretarz:

1) po zakończeniu roku kalendarzowego przedkłada Burmistrzowi ocenę poziomu realizacji zadań wynikających z obowiązku nadzoru w obszarach określonych przepisami ustaw i uchwałami Rady Gminy i Miasta,

2) termin przedłożenia oceny, o której mowa w pkt 1, powinien być zsynchronizowany z terminem opracowania sprawozdań z działalności Zarządu dla potrzeb Rady Gminy i Miasta.

3) zapewnia sprawną obsługę zadań Burmistrza, Zarządu Gminy, sprawne funkcjonowanie Urzędu, organizację jego pracy oraz bieżące nadzorowanie toku pracy bazowej w Urzędzie, przebiegu obsługi interesantów, terminowości przygotowania materiałów, analiz, sprawozdań i informacji niezbędnych dla wykonania zadań Burmistrza, Zarządu i Rady Gminy i Miasta,

4) prowadzi sprawy Gminy powierzone przez Burmistrza w zakresie ustalonym przez Zarząd Gminy i Miasta,

5) prowadzi sprawy przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków obywateli,

6) organizuje kontrolę wewnętrzną,

7) przygotowuje projekty zarządzeń wewnętrznych dotyczących organizacji pracy w Urzędzie,

8) prowadzi rejestry:

a) uchwał Zarząd,

b) skarg i wniosków,

c) aktów wewnętrznych,

d) kontroli zewnętrznych Urzędu,

e) aktów prawnych Burmistrza,

9) przygotowuje kwartalne sprawozdania z działalności Zarządu,

10) opracowuje zakresy czynności dla kierowników wydziałów oraz pracowników na samodzielnych stanowiskach,

11) informuje Burmistrza o konieczności zmian personalnych,

12) współpracuje z Radą, nadzoruje przygotowanie materiałów pod obrady sesji,

13) nadzoruje stałe uzupełnienie biblioteki Urzędu, w tym przede wszystkim w aktualne akty normatywne,

14) nadzoruje przestrzeganie instrukcji kancelaryjnej,

15) nadzoruje czas pracy pracowników samorządowych,

16) współpracuje z innymi gminami w ramach wykonywanych zadań,

17) nadzoruje szkolenie pracowników,

18) rozpatruje spory kompetencyjne miedzy wydziałami,

19) nadzoruje wykonywanie uchwał organów Gminy,

20) kieruje pracą Urzędu w przypadku niemożności wykonywania zadań przez Burmistrza i jego Zastępcę w ramach udzielonych upoważnień,

21) pełni funkcję rzecznika prasowego oraz pełnomocnika udostępniania informacji publicznej.

4. Skarbnik Gminy wykonuje funkcje głównego księgowego budżetu. Szczegółowy zakres obowiązków i kompetencji Skarbnika określają odrębne przepisy.

§ 8

Sekretarz i Skarbnik uczestniczą w pracach Zarządu i mogą uczestniczyć w pracach Komisji Rady.

§ 9

1. Wydziałami kierują kierownicy.

2. Funkcję zastępcy kierownika w wydziale, w którym nie jest przewidziane stanowisko zastępcy, pełni wyznaczony przez kierownika pracownik.

§ 10

1. Kierownicy wydziałów w szczególności:

1) zapewniają należytą organizację pracy oraz nadzorują realizację zadań w wydziale,

2) kierują się zasadami racjonalnej organizacji pracy i określają:

a) organizację wewnętrzną wydziału,

b) zadania oraz wynikające z nich zakresy czynności, uprawnienia i odpowiedzialność pracowników oraz zastępstwa na poszczególnych stanowiskach pracy,

c) zasady kontroli wewnętrznej,

d) zasady oznakowania akt, symbole stanowisk pracy,

3) Kierownicy wydziałów zobowiązani są do współdziałania w realizacji zadań poprzez podejmowanie wspólnych działań o charakterze badawczym, analitycznym, kontrolnym oraz wzajemnej wymiany informacji.

§ 11

1. Burmistrz bezpośrednio nadzoruje działalność następujących wydziałów Urzędu i samodzielnych stanowisk pracy:

1) Wydziału Inwestycji i Zamówień Publicznych,

2) Wydziału Spraw Kryzysowych,

3) Wydziału Gospodarki Nieruchomościami i Architektury,

4) Urzędu Stanu Cywilnego,

5) Pełnomocnika ds. Promocji i Kontaktów z Organizacjami Pozarządowymi,

6) Pełnomocnika ds. Ochrony Informacji Niejawnych ( w ramach obowiązków Kierownika Wydz. Spraw Kryzysowych),

7) Radcy Prawnego,

8) Audytora Wewnętrznego,

9) Straży Miejskiej.

2. Zastępca Burmistrza nadzoruje pracę następujących wydziałów Urzędu i samodzielnych stanowisk pracy:

1) Wydziału Spraw Lokalowych,

2) Wydziału Rolnictwa i Ochrony Środowiska,

3) Pełnomocnika Zarządu ds. Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych.

3. Sekretarz Gminy nadzoruje pracę:

1) Wydziału Organizacyjnego,

2) Wydziału Spraw Obywatelskich,

3) Biura Rady Gminy i Miasta.

4. Skarbnik Gminy nadzoruje pracę Wydziału Finansów i Budżetu.

R o z d z i a ł IV

Organizacja Urzędu

§ 12

1. W skład Urzędu wchodzą następujące wydziały i samodzielne stanowiska pracy, które przy znakowaniu akt posługują się symbolami określonymi w regulaminie:

1) Wydział Organizacyjny - symbol ORG

2) Biuro Rady Gminy i Miasta - symbol BRG

3) Wydział Gospodarki Nieruchomościami i Architektury - symbol GNA

4) Wydział Spraw Lokalowych - symbol WSL

5) Wydział Finansów i Budżetu - symbol FIB

6) Wydział Inwestycji i Zamówień Publicznych - symbol IZP

7) Wydział Rolnictwa i Ochrony Środowiska - symbol ROŚ

8) Wydział Spraw Kryzysowych - symbol WSK

9) Wydział Spraw Obywatelskich - symbol SOB

10) Urząd Stanu Cywilnego - symbol USC

11) Radca Prawny - symbol RP

12) Pełnomocnik ds. Ochrony Informacji Niejawnych - symbol PIN

13) Pełnomocnik Zarządu ds. Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych - symbol PPA

14) Pełnomocnik ds. Promocji i Kontaktów z Organizacjami Pozarządowymi - symbol PPK

15) Audytor Wewnętrzny - symbol AUW

16) Straż Miejska - symbol SM

2. Kierownictwo Urzędu stanowią:

1) Burmistrz – B

2) Zastępca Burmistrza – BZ

3) Sekretarz – SG

4) Skarbnik – SK

Ww. symbole stosuje się przy znakowaniu akt.

3. W Urzędzie ustala się następujące stanowiska kierownicze:

1) Kierownik Wydziału Gospodarki Nieruchomościami i Architektury

2) Kierownik Wydziału Inwestycji i Zamówień Publicznych

3) Zastępca Kierownika Wydziału Inwestycji i Zamówień Publicznych

4) Kierownik Wydziału Spraw Kryzysowych

5) Kierownik Rolnictwa i Ochrony Środowiska

6) Kierownik Wydziału Organizacyjnego

7) Kierownik Wydziału Spraw Obywatelskich

8) Kierownik Biura Rady Gminy i Miasta

9) Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego

10) Zastępca Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego

11) Kierownik Wydziału Finansów i Budżetu

12) Kierownik Wydziału Spraw Lokalowych

4. Wyodrębnia się Pion Ochrony Informacji Niejawnych, który podlega bezpośrednio Burmistrzowi, w skład którego wchodzi Pełnomocnik ds. Ochrony Informacji Niejawnych, któremu podlega Kancelaria Tajna.

5. Wielkość zatrudnienia w Urzędzie w ramach przyznanych środków na wynagrodzenia określa Burmistrz.

6. W celu realizacji zadań o istotnym znaczeniu dla gminy Burmistrz może powołać w drodze zarządzenia wewnętrznego Pełnomocnika działającego w jego imieniu. Powołanie pełnomocnika w tym trybie nie wymaga zmiany regulaminu.

7. Podział zadań w komórkach organizacyjnych na poszczególne stanowiska pracy określają zakresy czynności określone w opisach stanowisk pracy, zatwierdzone przez Burmistrza, na wniosek kierowników wydziałów, w uzgodnieniu z Sekretarzem.

8. W określonych potrzebami Urzędu sytuacjach oraz charakterem wykonywanych zadań praca wykonywana w Urzędzie może być świadczona na podstawie umowy zlecenia, umowy o dzieło zawartej
z osobami fizycznymi lub umowy z podmiotem gospodarczym.

R o z d z i a ł V

Zakresy działania wydziałów i samodzielnych
stanowisk pracy

§ 13

1. Wydziały Urzędu (samodzielne stanowiska pracy) prowadzą sprawy związane z realizacją zadań wynikających z niniejszego regulaminu.

2. Do zadań realizowanych przez wszystkie komórki organizacyjne należy w szczególności:

1) zapewnienie właściwej i terminowej realizacji zadań oraz sprawnej obsługi interesantów,

2) współdziałanie z pozostałymi wydziałami i samodzielnymi stanowiskami pracy, a w szczególności w zakresie wymiany informacji i wzajemnych konsultacji w sprawach wymagających uzgodnień,

3) opracowywanie propozycji wieloletnich programów rozwoju w zakresie swojego działania,

4) przygotowywanie okresowych ocen i analiz, informacji i sprawozdań, w tym statystycznych
o realizacji zadań,

5) współdziałanie ze Skarbnikiem Gminy, w wykonywaniu ich zadań,

6) przygotowywanie projektów aktów prawnych Rady, Zarządu, Burmistrza oraz innych materiałów przedkładanych organom Gminy związanych z zadaniami wykonywanymi przez wydział,

7) prawidłowa realizacja budżetu w zakresie spraw i zadań realizowanych przez komórki organizacyjne,

8) opracowywanie propozycji do projektu budżetu gminy w zakresie problematyki należącej do kompetencji danej komórki organizacyjnej,

9) uzyskiwanie kontrasygnaty Skarbnika Gminy
w działaniach wywołujących zobowiązania finansowe, zgodnie z przyjętymi zasadami,

10) podejmowanie działań zapewniających skuteczną ochronę mienia Urzędu oraz racjonalne gospodarowanie tym mieniem w zakresie działania komórki organizacyjnej,

11) prowadzenie w zakresie swojej właściwości postępowań administracyjnych w indywidualnych sprawach dotyczących administracji publicznej,

12) udzielanie wyjaśnień dotyczących uchwał oraz skarg, wniosków i listów obywateli,

13) realizacja zadań wynikających z uchwał Rady oraz uchwał i decyzji Zarządu, prowadzenie
i przechowywanie akt zgodnie z instrukcją kancelaryjną i zatwierdzonym jednolitym rzeczowym wykazem akt,

14) przygotowywanie materiałów informacyjnych o działalności Urzędu w zakresie problematyki należącej do kompetencji danej komórki dla środków masowego przekazu w uzgodnieniu
z Burmistrzem lub osoby przez niego upoważnionej.

3. Kierownicy wydziałów są odpowiedzialni za prawidłowe i sprawne wykonywanie zadań powierzonych wydziałom w niniejszym regulaminie i wynikających z innych przepisów prawnych.

4. Kierownicy wydziałów wykonują swoje zadania bezpośrednio oraz przy pomocy podległych pracowników.

5. Do kompetencji kierowników należy:

1) nadzór nad wypełnieniem obowiązków służbowych przez podległych pracowników,

2) załatwianie indywidualnych spraw z zakresu administracji publicznej w ramach udzielonych upoważnień,

3) zapewnienie właściwych warunków pracy podległym pracownikom oraz nadzór nad przestrzeganiem przez pracowników Regulaminu Organizacyjnego, dyscypliny, pracy, przepisów
o ochronie danych osobowych, tajemnicy państwowej i służbowej oraz innych przepisów prawnych,

4) organizowanie pracy i podział zadań wykonywanych przez podległych pracowników,

5) wykonywanie kontroli wewnętrznej stosownie do zakresu działania wydziału i obowiązujących przepisów,

6) uczestnictwo w posiedzeniach Rady i jej komisji na zasadach określonych w Statucie Gminy
i Regulaminie Rady,

7) dbałość o powierzone mienie Urzędu,

8) nadzór nad przygotowywaniem projektów uchwał Rady i Zarządu w zakresie zadań wydziału,

9) przygotowywanie odpowiedzi na interpelacje
i wnioski radnych oraz udzielanie wyjaśnień na skargi i wnioski interesantów,

10) dokonywanie oceny pracy pracowników i występowanie z wnioskami w ich sprawie (nagrody, kary, awanse),

11) na polecenie Burmistrza lub Zarządu wykonywanie innych zadań w sprawach nieobjętych zakresem działania komórki organizacyjnej,

12) czuwanie nad prawidłową realizacją budżetu w zakresie spraw i zadań realizowanych przez wydział.

6. Kierownicy wydziałów ponoszą odpowiedzialność za pracę wydziału przed Burmistrzem.

§ 14

1. Jeżeli wykonanie określonego zadania i załatwienia sprawy wymaga współdziałania dwóch lub więcej wydziałów, kierownicy tych wydziałów uzgadniają sposób wykonania zadania.

2. Wydziałem wiodącym jest wydział, którego kierownik jest uprawniony lub zobowiązany do ostatecznego załatwienia sprawy.

3. Przepisu ust. 1 nie stosuje się, jeżeli obowiązek ten bezpośrednio wynika z przepisów prawa, uchwały Zarządu, gdy wydział wiodący wyznaczy Burmistrz lub Sekretarz Gminy.

4. Sprawy dotyczące sporów o właściwość między kierownikami wydziałów, wymagające rozstrzygnięcia na podstawie odrębnych przepisów, powinny być niezwłocznie kierowane do Sekretarza Gminy.

5. Kierownicy wydziałów zobowiązani są do wzajemnego informowania się o wytycznych, podjętych rozstrzygnięciach i innych ustaleniach mających związek z przedmiotem sprawy lub jeżeli ich znajomość jest niezbędna dla zharmonizowania działań Urzędu.

§ 15

1. Formy załatwiania spraw w Urzędzie, obieg dokumentów między wydziałami, wzory pieczęci i zasady posługiwania się nimi, tryb wykonywania czynności kancelaryjnych oraz zasady archiwizowania akt określają odrębne przepisy, w tym Instrukcja kancelaryjna.

2. W postępowaniu z dokumentami stanowiącymi tajemnicę służbową, obok zasad ujętych w Instrukcji kancelaryjnej, stosuje się zasady ustalone w odrębnych przepisach. Zasady postępowania z dokumentami o charakterze tajnym regulują odrębne przepisy.

3. Zasady obiegu dokumentów finansowo-księgowych, gospodarki majątkiem gminy oraz odpowiedzialności za rzeczowe składniki majątkowe w użytkowaniu reguluje instrukcja obowiązująca na mocy odrębnego zarządzania Burmistrza.

4. Wszelkie dokumenty rodzące skutki finansowe, a w szczególności decyzje, umowy, porozumienia muszą obligatoryjnie przed podpisaniem przez upoważnionych do reprezentowania Gminy przedstawicieli uzyskać:

1) kontrasygnatę Skarbnika lub osoby przez niego upoważnionej,

2) akceptację, opinię pod względem prawnym radcy prawnego.