1312

UCHWAŁA RADY MIEJSKIEJ W MIĘDYBORZU

z dnia 31 maja 2001 r.

w sprawie uchwalenia Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta i Gminy w Międzyborzu

Na podstawie art. 33 ust. 2 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 1996 r. Dz. U. Nr 13, poz. 74 z późn. zm.) Rada Miejska uchwala, co następuje:

§ 1

1. Uchwala się Regulamin Organizacyjny Urzędu Miasta i Gminy w brzmieniu przedstawionym przez Zarząd Miasta i Gminy.

2. Treść regulaminu zawarta jest w załączniku nr 1 do niniejszej uchwały.

§ 2

Wykonanie uchwały powierza się Zarządowi Miasta i Gminy.

§ 3

Uchwała wchodzi w życie z dniem ogłoszenia.

PRZEWODNICZĄCY

RADY MIEJSKIEJ

STANISŁAW KULIG

Załącznik nr 1 do uchwały Rady Miejskiej w Międzyborzu z dnia 31 maja 2001 r. (poz. 1312)

REGULAMIN

Organizacyjny Urzędu Miasta i Gminy w Międzyborzu

I. POSTANOWIENIA OGÓLNE

§ 1

Urząd Miasta i Gminy jest jednostką organizacyjną przy pomocy której Zarząd Miasta i Gminy jako organ wykonawczy Rady Miejskiej wykonuje swoją pracę.

§ 2

Siedzibą Urzędu Miasta i Gminy jest miasto Międzybórz.

§ 3

Ilekroć w regulaminie jest mowa o:

– Radzie lub Zarządzie, należy rozumieć Radę Miejską w Międzyborzu lub Zarząd Miasta i Gminy Międzybórz,

– Burmistrz, zastępca Burmistrza, Skarbnik – należy przez to rozumieć Burmistrza Miasta i Gminy Międzybórz i jego zastępcę, Skarbnika Miasta i Gminy Międzybórz,

– Urzędzie – należy przez to rozumieć Urząd Miasta i Gminy w Międzyborzu przy ulicy Kolejowej 13.

§ 4

Regulamin organizacyjny Urzędu określa:

1. Strukturę organizacyjną Urzędu.

2. Podział zadań i kompetencji kierownictwa Urzędu.

3. Zadania i kompetencje poszczególnych wydziałów.

4. Zasady i tryb funkcjonowania Urzędu.

5. Zakres upoważnień udzielonych pracownikom do załatwienia spraw.

6. Zasady kontroli wewnętrznej w Urzędzie określa załącznik nr 3 do niniejszego regulaminu.

§ 5

Urząd realizuje zadania:

1. Własne: wynikające z ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 1996 r. Nr 13, poz. 74 z późn. zm.), ustaw szczegółowych i uchwał Rady.

2. Z zakresu administracji rządowej, których wykonanie zlecono gminie na mocy obowiązujących ustaw.

3. Z zakresu administracji rządowej, powierzone samorządowi na podstawie porozumień zawartych między Radą a organem administracji rządowej.

II. STRUKTURA ORGANIZACYJNA URZĘDU

§ 6

W Urzędzie tworzy się następujące komórki organizacyjne i samodzielne stanowiska pracy:

1. Wydział Spraw Obywatelskich.

2. Radca Prawny.

3. Wydział Finansowy i Podatków.

4. Wydział Gospodarki Komunalnej i Rozwoju Gospodarczego.

5. Biuro Rady Miejskiej.

6. Wydział Organizacyjno-Administracyjny.

§ 7

W wydziałach mogą być tworzone referaty oraz jednoosobowe stanowiska pracy, na podstawie uchwały Zarządu.

§ 8

Zarządzanie oraz bezpośredni nadzór nad wydziałami wymienionymi w § 6 sprawuje:

· kierownik wydziału – dział wym. pkt 1, 4,

· Z-ca Burmistrza – dział wym. pkt 6,

· Skarbnik – dział wym. pkt 3.

Do zadań wymienionych osób funkcyjnych należy zorganizowanie pracy wydziału, opracowanie szczegółowych zakresów czynności dla poszczególnych pracowników oraz kontrola ich realizacji.

§ 9

W Urzędzie zatrudnieni są pracownicy na 23 etatach.

Szczegółową strukturę wydziałów określa Zarząd w drodze uchwały.

III. PODZIAŁ ZADAŃ I KOMPETENCJI POMIĘDZY KIEROWNICTWO URZĘDU

§ 10

Burmistrz – stanowisko z wyboru – jest kierownikiem Urzędu i zwierzchnikiem służbowym wszystkich pracowników Urzędu oraz kierowników gminnych jednostek organizacyjnych. Wykonuje zadania wynikające z ustawy o samorządzie gminnym oraz z innych przepisów określających status Burmistrza.

§ 11

Do wyłącznych kompetencji Burmistrza należy:

1) organizowanie pracy Zarządu,

2) kierowanie bieżącymi sprawami gminy i reprezentowanie jej na zewnątrz,

3) prowadzenie gospodarki finansowej gminy,

4) podejmowanie czynności należących do kompetencji Zarządu w sprawach nie cierpiących zwłoki, związanych bezpośrednio z zagrożeniem interesu publicznego,

5) wydawanie decyzji indywidualnych w sprawach z zakresu administracji publicznej,

6) składanie oświadczeń woli w sprawach związanych z prowadzeniem bieżącej działalności gminy (w ramach upoważnienia dokonanego przez Zarząd),

7) ogłaszanie uchwał Rady Miejskiej, w tym uchwały budżetowej i sprawozdania z wykonania budżetu, oraz przedkładanie uchwał Wojewodzie i Regionalnej Izbie Obrachunkowej.

8) wykonywanie uchwał Rady i Zarządu,

9) przedkładanie na sesję Rady i posiedzenia Zarządu sprawozdań z wykonania uchwał,

10) reprezentowanie gminy i jej organów na zewnątrz i prowadzenie negocjacji w sprawach dotyczących gminy,

11) odpowiadanie w imieniu Zarządu za wykorzystanie mienia gminy zgodnie z jego przeznaczeniem oraz składanie w tych sprawach wniosków i propozycji Radzie Miejskiej i Zarządowi Miasta i Gminy.

12) koordynowanie działalności służb użyteczności publicznej,

13) ustalenie regulaminu pracy Urzędu,

14) załatwianie wniosków posłów, senatorów oraz radnych,

15) sprawowanie funkcji szefa obrony cywilnej,

16) uczestniczenie w pracach związków i porozumień międzygminnych oraz wykonywanie zadań z tych porozumień wynikających,

17) wykonywanie uprawnień zwierzchnika służbowego w stosunku do pracowników Urzędu oraz kierowników gminnych jednostek organizacyjnych, oraz Miejsko-Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej,

18) podejmowanie i inicjowanie działań w sprawach publicznych o znaczeniu lokalnym, które nie są zastrzeżone na rzecz innych podmiotów,

19) wykonywanie innych zadań zastrzeżonych do kompetencji Burmistrza przepisami prawa i uchwałami Rady Miejskiej.

§ 12

Zastępca Burmistrza – stanowisko z wyboru – zastępuje Burmistrza, a ponadto organizuje pracę Urzędu, zapewnia sprawne jego funkcjonowanie i w tym zakresie nadzoruje pracę wydziałów.

Do zadań i kompetencji Zastępcy Burmistrza należy w szczególności:

1) wykonywanie w imieniu Burmistrza funkcji kierownika administracyjnego Urzędu, w tym:

· opracowywanie projektu regulaminu organizacyjnego Urzędu oraz uaktualnianie go w miarę potrzeb,

· sprawowanie nadzoru nad organizacją pracy,

· prowadzenie kontroli wewnętrznej,

· prowadzenie spraw kadrowych pracowników Urzędu oraz kierowników gminnych jednostek organizacyjnych,

· prowadzenie spraw socjalnych pracowników Urzędu,

· sprawowanie nadzoru nad prowadzeniem archiwum Urzędu,

· realizowanie zadań z zakresu bhp i ppoż.,

· nadzorowanie i zabezpieczenie mienia w Urzędzie,

· planowanie kosztów związanych z utrzymaniem Urzędu,

2) sprawowanie bezpośredniego nadzoru nad działalnością szkół podstawowych, gimnazjum, przedszkola, placówek kultury i sportu,

3) wykonywanie nadzoru nad prowadzeniem ewidencji ludności, wydawaniem dokumentów (aktów stanu cywilnego, tożsamości) oraz prowadzeniem spraw związanych z powszechnym obowiązkiem obrony i obrony cywilnej.

Z-ca Burmistrza współpracuje z Radą Miejską oraz komisjami Rady w zakresie swoich kompetencji.

§ 13

Skarbnik Miasta i Gminy – stanowisko z powołania – wykonuje zadania i obowiązki wynikające z rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2 maja 1991 r. w sprawie praw i obowiązków głównych księgowych budżetowych, jednostek budżetowych i gospodarstw pomocniczych (Dz. U. Nr 40, poz. 174 z późn. zm.). Jest głównym księgowym budżetu gminy.

Do zadań i kompetencji Skarbnika należy w szczególności:

1) opracowanie projektu budżetu we współpracy z Zarządem i Radą,

2) bieżące analizowanie wykonania budżetu i informowanie Zarządu o jego realizacji,

3) czuwanie nad prawidłowym obiegiem informacji i dokumentacji finansowej,

4) sprawowanie nadzoru nad pracą Wydziału Finansowego i Podatków,

5) realizowanie ustaw o dochodach, finansach gmin, o podatkach i opłacie skarbowej.

IV. ZADANIA I KOMPETENCJE WYDZIAŁÓW

§ 14

Zakres działania poszczególnych wydziałów polega na:

1. Przygotowywaniu projektów uchwał, materiałów, sprawozdań i analiz dla potrzeb Rady, Zarządu, Burmistrza i jego Zastępcy.

2. Realizacja zadań wynikających z postanowień uchwał Rady oraz uchwał, zarządzeń i postanowień Zarządu.

3. Zapewnieniu organizacyjnych i prawnych warunków sprawowania przez Radę i Zarząd nadzoru nad gminnymi jednostkami organizacyjnymi.

4. Realizacji zadań w zakresie obronności kraju oraz obrony cywilnej na terenie miasta i gminy należących do kompetencji Burmistrza.

5. Współdziałaniu z organizacjami społecznymi, zawodowymi oraz gospodarczymi.

6. Wydawaniu decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej w granicach upoważnienia udzielonego przez Burmistrza.

7. Rozpatrywaniu skarg i wniosków.

8. Współpracy z komisjami Rady w zakresie kompetencji wydziału.

9. Wykonywaniu innych nieobjętych zakresem działania poleceń Zarządu i Burmistrza.

§ 15

Do zadań i kompetencji Wydziału Organizacyjno-Administracyjnego należy:

1. W zakresie organizacji pracy i kadr:

· zapewnienie sprawnego funkcjonowania Urzędu,

· koordynacja pracy w Urzędzie oraz rozpatrywanie sporów kompetencyjnych między wydziałami,

· obsługa prawna Urzędu przy udziale radcy prawnego,

· nadzór nad rozpatrywaniem skarg i wniosków obywateli,

· prowadzenie spraw kadrowych i osobowych pracowników Urzędu oraz kierowników gminnych jednostek organizacyjnych,

· dbałość o podnoszenie kwalifikacji pracowników,

· prowadzenie spraw socjalnych pracowników,

· prowadzenie i udostępnianie zbioru przepisów prawnych,

· czuwanie nad sprawnym obiegiem dokumentów i korespondencją Urzędu,

· sprawowanie nadzoru nad działalnością przedszkola, placówek kultury i sportu oraz szkół podstawowych,

2. W zakresie gospodarczym:

· realizacja zadań z zakresu bhp i ppoż.

· zarządzanie budynkiem administracyjnym i gospodarowanie lokalami biurowymi,

· nadzór nad zabezpieczeniem mienia w Urzędzie,

· gospodarowanie środkami trwałymi i przedmiotami nietrwałymi Urzędu,

· utrzymanie czystości w pomieszczeniach biurowych,

· dostarczanie przesyłek listowych i innych na pocztę oraz z poczty do Urzędu,

· planowanie kosztów utrzymania Urzędu i rozliczanie się z wydatków przewidzianych na ten cel w budżecie.

3. W zakresie efektywnego wykorzystania funduszy na roboty publiczne i prace interwencyjne wydział współpracuje z Powiatowym Urzędem Pracy.

§ 16

Do zadań i kompetencji Wydziału Spraw Obywatelskich należy:

1) prowadzenie ewidencji ludności,

2) wydawanie dokumentów stwierdzających tożsamość,

3) prowadzenie akt stanu cywilnego na podstawie przepisów o aktach stanu cywilnego oraz kodeksu rodzinnego, a w szczególności dotyczących narodzin, małżeństw i zgonów obywateli,

4) przyjmowanie oświadczeń woli o wstąpieniu w związek małżeński,

5) prowadzenie spraw związanych z wykonywaniem powszechnego obowiązku obrony,

6) realizacja zadań z zakresu obrony cywilnej,

7) przyjmowanie wniosków paszportowych zgodnie z posiadaną koncesją,

8) prowadzenie spraw wynikających z przepisów prawa o stowarzyszeniach, zgromadzeniach i zbiórkach publicznych,

9) realizacja zadań z zakresu zachowania tajemnicy państwowej.

§ 17

Do zadań i kompetencji Wydziału Gospodarki Komunalnej i Rozwoju Gospodarczego należy:

1) opracowywanie założeń do planów zagospodarowania przestrzennego oraz nadzór nad ich realizacją,

2) nadzór nad zapewnieniem prawidłowego stanu technicznego komunalnych zasobów budowlanych,

3) prowadzenie spraw dot. gospodarki mieszkaniowej oraz realizacja polityki Zarządu w zakresie gospodarki lokalami użytkowymi,

4) planowanie i realizacja zadań dotyczących budowy, modernizacji i naprawy dróg i chodników,

5) nadawanie nazw ulic, placów oraz numeracji nieruchomości,

6) prowadzenie spraw z zakresu ochrony środowiska,

7) wydawanie zezwoleń na wycinanie drzew,

8) dbałość o sprawną organizację, porządek i bezpieczeństwo ruchu na drogach publicznych oraz wydawanie opinii w tej sprawie,

9) wnioskowanie o rozwiązania komunikacyjne uwzględniające potrzeby i kierunki rozwoju,

10) uzgodnienia rozkładów jazdy autobusów,

11) prowadzenie rejestru zabytków,

12) przygotowanie oraz nadzór nad realizacją inwestycji,

13) nadzór nad realizacją usług w zakresie:

· wodociągów i kanalizacji,

· ciepłownictwa,

· zaopatrzenia w energię elektryczną,

· pochówku,

· zieleni miejskiej,

· oczyszczanie miasta,

· innych potrzeb komunalnych,

14) przyjmowanie mienia komunalnego w wyniku likwidacji zakładów, komunalizacji, przejmowanie za zadłużenia,

15) zabezpieczenie przyjętego mienia (zwykły zarząd),

16) organizowanie i prowadzenie przetargów na sprzedaż, dzierżawę lub najem mienia komunalnego,

17) gospodarowanie gruntami komunalnymi oraz współpraca w tym zakresie w ramach zlecenia z Agencji Własności Rolnej Skarbu Państwa,

18) ochrona gruntów rolnych i leśnych oraz wnioskowanie o przeznaczenie tych gruntów na cele nierolnicze i nieleśne,

19) sprawowanie nadzoru nad działalnością Zakładu Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej,

20) realizacja ustawy o zamówieniach publicznych,

21) przygotowanie wniosków o dofinansowanie inwestycji ze środków pomocowych (wspólnie z Wydziałem Finansowym i Podatków).

§ 18

Do zadań i kompetencji Wydziału Finansowego i Podatków należy:

1) opracowywanie projektu budżetu oraz nadzór nad jego realizacją,

2) wymierzanie i pobór podatków oraz opłat określonych w odrębnych przepisach,

3) sprawowanie nadzoru i kontroli nad gospodarką finansową gminnych jednostek organizacyjnych,

4) prowadzenie rachunkowości wpływów i wydatków budżetowych,

5) wydawanie zaświadczeń o stanie majątkowym,

6) prowadzenie obsługi księgowo-kasowej Publicznego Przedszkola Samorządowego, szkół podstawowych i gimnazjum, oraz Miejsko-Gminnego Ośrodka Opieki Społecznej,

7) prowadzenie obsługi kasowej Urzędu,

8) współpraca z urzędami i instytucjami w zakresie gromadzenia informacji do celów podatkowych,

9) prowadzenie rozliczeń z podmiotami gospodarującymi na majątku komunalnym,

10) przygotowanie wniosków o dofinansowanie inwestycji ze środków pomocowych (wspólnie z Wydziałem Gospodarki Komunalnej i Rozwoju Gospodarczego).

§ 19

Zadania i kompetencje Biura Rady Miejskiej określono w załączniku nr 2 do niniejszego regulaminu.

V. ZASADY I TRYB FUNKCJONOWANIA URZĘDU

§ 20

1. Kierujący pracą wydziałów odpowiedzialni są przed Burmistrzem za sprawne i zgodne z prawem funkcjonowanie wydziałów.

2. Kierujący pracą wydziałów pełnią nadzór nad wypełnianiem obowiązków służbowych przez podległych im pracowników.

3. W przypadku gdy kierujący pracą wydziału jest nieobecny w pracy z powodu urlopu, choroby lub innych przyczyn, zastępuje go wyznaczony przez niego pracownik.

§ 21

Zasady i tryb postępowania ze sprawami wniesionymi do Urzędu regulują:

· kodeks postępowania administracyjnego,

· instrukcja kancelaryjna,

· przepisy szczegółowe dotyczące prowadzenia określonych spraw.

VI. ZAKRES UPOWAŻNIEŃ UDZIELONYCH PRACOWNIKOM DO ZAŁATWIANIA SPRAW

§ 22

Pisma i decyzje wychodzące z Urzędu podpisuje Burmistrz lub osoba przez niego pisemnie upoważniona.

§ 23

Burmistrz może udzielić swemu Zastępcy lub kierującemu wydziałem pełnomocnictwa do wydawania decyzji administracyjnych lub pełnomocnictwo do jednorazowych czynności (załącznik nr 1).

§ 24

Upoważnienia i obowiązki radców prawnych w zakresie obsługi prawnej określa ustawa z dnia 16 lipca 1982 r. o radcach prawnych (Dz. U. Nr 19, poz. 145 z późn. zm.).

VII. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

Niniejszy regulamin wchodzi w życie po upływie czternastu dni od dnia ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym Województwa Dolnośląskiego.

Załącznik nr 1 do Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta i Gminy w Międzyborzu (poz. 1312)

Pełnomocnictwo

do wydawania decyzji administracyjnych

Na podstawie art. 39 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jednolity Dz. U. Nr 13, poz. 74 z 1996 r.)

Upoważniam Panią / Pana

..................................................................................................................................

Kierownika Wydziału .....................................................................................................

Do wydawania i podpisywania z mojego upoważnienia decyzji administracyjnych w sprawach dotyczących ................................................................................................................

Pełnomocnictwo jest ważne do odwołania. Z chwilą ustania stosunku pracy pełnomocnictwo staje się nieważne. Pełnomocnictwo nie upoważnia do udzielania dalszych pełnomocnictw.

Międzybórz, dnia .........................

Załącznik nr 2 do Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta i Gminy w Międzyborzu (poz. 1312)

Regulamin

Biura Rady Miejskiej w Międzyborzu

§ 1

1. Biuro Rady zapewnia obsługę prawno-organizacyjną i techniczno-kancelaryjną Rady Miejskiej, jej organów oraz radnych.

2. Biuro stanowi komórkę organizacyjną działającą w strukturze organizacyjnej Urzędu Miasta i Gminy.

3. Do zadań szczególnych biura przede wszystkim należy:

– przygotowanie i obsługa sesji Rady,

– przygotowanie i obsługa posiedzeń poszczególnych komisji Rady,

– pełnienie funkcji sekretariatu Przewodniczącego Rady,

– pomoc samorządom lokalnym.

4. W swej działalności biuro podlega merytorycznie Przewodniczącemu Rady.

§ 2

Warunki pracy biura, realizacji jego zadań oraz obsługę prawną zapewnia Burmistrz poprzez odpowiednie służby Urzędu Miasta i Gminy.

§ 3

1. Biuro ma obsadę jednoosobową. Zatrudnia się w nim pracownika posiadającego odpowiednie kwalifikacje.

2. Burmistrz uwzględnia opinie Przewodniczącego Rady przy awansowaniu i nagradzaniu albo stosowaniu środków dyscyplinarnych wobec pracownika biura.

§ 4

Przepisy niniejszego załącznika wchodzą w życie wraz z terminem wejścia w życie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu.

Załącznik nr 3 do Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta i Gminy w Międzyborzu (poz. 1312)

REGULAMIN KONTROLI WEWNĘTRZNEJ

R o z d z i a ł I

Postanowienia ogólne

§ 1

Regulamin kontroli wewnętrznej Urzędu Miasta i Gminy w Międzyborzu, zwany dalej regulaminem, określa organizację, zasady oraz tryb przeprowadzania kontroli wewnętrznej w Urzędzie Miasta i Gminy w Międzyborzu.

§ 2

Do przeprowadzania kontroli upoważnieni są:

· Komisja Rewizyjna Rady Miejskiej we wszystkich sprawach zleconych przez Radę Miejską oraz na podstawie planu pracy,

· Burmistrz, Zastępca Burmistrza, Sekretarz i Skarbnik w sprawach funkcjonowania Urzędu,

· Zarząd Miasta i Gminy w sprawach związanych z działalnością gminnych jednostek organizacyjnych oraz pracowników mianowanych,

· Kierownicy wydziałów i referatów w stosunku do swoich podwładnych.

§ 3

Kontrola wewnętrzna obejmuje czynności polegające na:

1) ustaleniu stanu faktycznego,

2) badaniu zgodności podejmowanych rozstrzygnięć z aktami normatywnymi,

3) ustalaniu przyczyn i skutków stwierdzonych nieprawidłowości, jak również osób za nie odpowiedzialnych,

4) wskazaniu sposobu i środków umożliwiających usunięcie stwierdzonych uchybień w zaleceniach pokontrolnych,

5) wskazania przykładów sumiennej i dobrej pracy.

R o z d z i a ł II

System oraz formy kontroli wewnętrznej

§ 4

Kontrola wewnętrzna może mieć charakter:

1) kontroli wstępnej – polegającej na badaniu zamierzonych dyspozycji i czynności przed ich dokonaniem w celu zapobieżenia niepożądanym lub nielegalnym działaniom,

2) kontroli bieżącej – polegającej na badaniu czynności i wszelkich operacji gospodarczych oraz finansowych w toku ich wykonania w celu stwierdzenia, czy wykonanie to przebiega prawidłowo i zgodnie z ustalonymi wzorcami (normami, przepisami itp.). W czasie kontroli bieżącej bada się również rzeczywisty stan rzeczowych i pieniężnych składników majątkowych oraz prawidłowość ich zabezpieczenia przed kradzieżą, zniszczeniem i innymi szkodami,

3) kontroli następnej – obejmującej badanie dokumentów odzwierciedlających czynności już dokonane.

Na dowód dokonania kontroli wewnętrznej dokumentu, kontrolujący opatruje go podpisem i datą.

§ 5

Kontrola wewnętrzna może być przeprowadzona w następujący sposób:

1. Kontrola formalna, tj. badanie prawidłowości dokumentów, urządzeń ewidencyjnych i sprawozdań w zakresie zgodności z obowiązującymi przepisami określającymi sposób sporządzania, akceptowania, kontroli i konfrontacji dokumentów jak i opracowania sprawozdawczości.

2. Kontrola rachunkowa, tj. badanie prawidłowości działań arytmetycznych zawartych w dokumentach i sprawozdaniach.

3. Kontrola merytoryczna, tj. badanie rzetelności, gospodarności oraz zasadności wszelkich operacji gospodarczych z treścią badanych dokumentów i obowiązującymi przepisami.

R o z d z i a ł III

Tryb przeprowadzania kontroli

§ 6

1. Kontrole przeprowadzane są w oparciu o harmonogramy kontroli corocznie, opracowywane przez Zastępcę Burmistrza bądź na zlecenie w sposób wyrywkowy.

2. Kontrolujący przed rozpoczęciem kontroli uprzedza kontrolowanego o dacie, terminie kontroli.

3. Burmistrz zapewnia kontrolującym warunki i środki niezbędne do sprawnego przeprowadzenia kontroli, przedstawia żądane dokumenty przedmiotu kontroli, ułatwia terminowe udzielanie wyjaśnień przez pracowników oraz zapewnia oddzielne pomieszczenie i wyposażenie służące do przechowywania materiałów kontrolnych.

4. Kontrole przeprowadza się w dniach i godzinach pracy obowiązujących w Urzędzie.

R o z d z i a ł IV

Obowiązki kontrolujących

§ 7

Do obowiązków kontrolującego należy:

· rzetelne i obiektywne ustalenie stanu faktycznego,

· w razie stwierdzenia nieprawidłowości, uchybień ustalenie ich przyczyn i skutków,

· ustalenie osób odpowiedzialnych za stwierdzone uchybienia.

§ 8

1. Z kontroli kontrolujący jest zobowiązany sporządzić protokół, wskazując w nim prawidłowości jak i nieprawidłowości.

2. Protokół sporządza się w 3 jednobrzmiących egzemplarzach. Jeden egzemplarz otrzymuje osoba kontrolowana, drugi przełożony, a trzeci pozostaje w aktach kontrolującego.

3. Protokół kontroli przekazuje się za pokwitowaniem.

§ 9

Kontrolujący zobowiązany jest powiadomić o wynikach kontroli ten organ lub osobę, której kontrolujący i kontrolowany podlega.

R o z d z i a ł V

Postanowienia końcowe

§ 10

Na żądanie osoby przeprowadzającej kontrolę wewnętrzną pracownicy jednostki kontrolowanej zobowiązani są do udzielenia wszelkich wyjaśnień ustnych i pisemnych w sprawach przedmiotu kontroli.

§ 11

Pracownik kontrolowany jest zobowiązany do złożenia w ciągu 7 dni pisemnych wyjaśnień w stosunku do zawartych w protokole ustaleń.

§ 12

Dokumentacja kontroli zgodna z załącznikami do niniejszego regulaminu winna być rejestrowana na stanowisku Zastępcy Burmistrza.

§ 13

Niniejszy regulamin wchodzi w życie z dniem wejścia w życie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu.

Załącznik nr 1

...........................................

(nazwa i adres samorządowej

jednostki organizacyjnej)

............................... dnia ......................

Upoważnienie nr ......

Na podstawie .....................................................................................................................

upoważniam Pana/Panią .......................................................................................................

(imię, nazwisko i stanowisko służbowe)

do przeprowadzenia kontroli .................................................................................................

(oznaczenie kontroli)

w ....................................................................... za okres .................................................

(nazwa i adres jednostki kontrolowanej)

Jednocześnie ustalam następującą tematykę kontroli:

.........................................................................................................................................

.........................................................................................................................................

.........................................................................................................................................

Upoważnienie niniejsze ważne jest za okazaniem legitymacji służbowej.

Kontrolujący jest upoważniony do wstępu i poruszania się po terenie kontrolowanej jednostki bez potrzeby uzyskiwania przepustki.

............................................................. ....................................................

(pieczęć jednostki wydającej upoważnienie) (pieczęć i podpis kierownika jednostki)

Ważność upoważnienia przedłuża się do dnia ................................

............................................................ ....................................................

(pieczęć jednostki przedłużającej upoważnienie) (pieczęć i podpis kierownika jednostki

Załącznik nr 2

....................................................

(nazwa i adres

samorządowej jednostki organizacyjnej)

............................ dnia .................

Protokół przyjęcia ustnych wyjaśnień

Na podstawie .....................................................................................................................

(podstawa prawna przeprowadzenia kontroli)

.........................................................................................................................................

(imię, nazwisko i stanowisko służbowe kontrolera)

w dniu .....................................

.........................................................................................................................................

(imię, nazwisko oraz stanowisko służbowe składającego wyjaśnienia)

oraz przyjął od niego ustne wyjaśnienia w sprawie

.........................................................................................................................................

.........................................................................................................................................

.........................................................................................................................................

o następującej treści: ...........................................................................................................

.........................................................................................................................................

.........................................................................................................................................

Przed podpisaniem składający wyjaśnienia zapoznał się z treścią protokołu.

............................. dnia ..........................

(miejscowość)

....................................................... ................................................

(podpis kontrolera) (podpis osoby składającej wyjaśnienia)

Załącznik nr 3

....................................................

(nazwa i adres

samorządowej jednostki organizacyjnej)

Protokół oględzin

Na podstawie .....................................................................................................................

(podstawa prawna przeprowadzenia kontroli)

.........................................................................................................................................

(imię, nazwisko i stanowisko służbowe kontrolera)

działając w obecności ..........................................................................................................

(imię, nazwisko i stanowisko służbowe osoby uczestniczącej w oględzinach)

dokonał w dniu ...............................

oględzin ............................................................................................................................

(określenie obiektu, składników majątkowych, przebiegu czynności poddanych oględzinom)

w wyniku których ustalono, co następuje:

.........................................................................................................................................

.........................................................................................................................................

.........................................................................................................................................

W toku oględzin dokonano utrwalenia stanu ............................................................................

za pomocą .........................................................................................................................

które stanowią załącznik do protokołu.

................................... dnia ...................

(miejscowość)

.......................................................... ........................................

(podpis osoby uczestniczącej w oględzinach) (podpis kontrolera)

Załącznik nr 4

....................................................

(nazwa i adres

samorządowej jednostki organizacyjnej)

Protokół pobrania rzeczy

Na podstawie .....................................................................................................................

(podstawa prawna przeprowadzenia kontroli)

.........................................................................................................................................

(imię, nazwisko i stanowisko służbowe kontrolera)

działając w obecności ..........................................................................................................

(imię, nazwisko oraz stanowisko służbowe osoby uczestniczącej w pobraniu rzeczy)

dokonał w dniu ...............................

w .....................................................................................................................................

(określenie miejsca pobrania rzeczy)

pobrania rzeczy w postaci ....................................................................................................

(dokładny opis pobranej rzeczy)

.........................................................................................................................................

.........................................................................................................................................

.........................................................................................................................................

Pobrana rzecz została zabezpieczona przez

........................................................................................................................................

(sposób zabezpieczenia uniemożliwiający zastąpienie jej inną)

.........................................................................................................................................

.........................................................................................................................................

................................... dnia ...................

(miejscowość)

............................................................... ........................................

(podpis osoby uczestniczącej w pobraniu rzeczy) (podpis kontrolera)

Załącznik nr 5

......................................................

(nazwa i adres

samorządowej jednostki organizacyjnej)

.................................. dnia ...............

(miejscowość)

.......................................................

(imię, nazwisko i stanowisko służbowe kontrolera)

Pokwitowanie zabrania z jednostki kontrolowanej

zabezpieczonych materiałów dowodowych

Na podstawie ................................................................................ zabezpieczam następujące

(podstawa prawna przeprowadzenia kontroli)

materiały dowodowe:

1) .....................................................................................................................................

2) .....................................................................................................................................

3) .....................................................................................................................................

przez ich zabranie z .............................................................................................................

(nazwa jednostki kontrolowanej)

................................................

(podpis kontrolera)

Pouczenie:

O zwolnieniu materiałów dowodowych spod zabezpieczenia

decyduje ............................................................................................................................

Załącznik nr 6

......................................................

(nazwa i adres

samorządowej jednostki organizacyjnej)

Żądanie złożenia wyjaśnień na piśmie

Na podstawie .....................................................................................................................

(podstawa prawna przeprowadzenia kontroli)

.........................................................................................................................................

(imię i nazwisko kontrolera)

w dniu ...................................

prosi .................................................................................................................................

(imię i nazwisko oraz stanowisko w samorządowej jednostce organizacyjnej)

o złożenie pisemnych wyjaśnień co do: ..................................................................................

.........................................................................................................................................

.........................................................................................................................................

.........................................................................................................................................

celem ................................................................................................................................

.........................................................................................................................................

.........................................................................................................................................

....................................... ........................................

(miejscowość) (podpis kontrolera)

Załącznik nr 7

......................................................

(nazwa i adres

samorządowej jednostki organizacyjnej)

Żądanie opracowania

.........................................................................................................................................

.........................................................................................................................................

Na podstawie .....................................................................................................................

(podstawa prawna przeprowadzenia kontroli)

.........................................................................................................................................

(imię i nazwisko kontrolera)

w dniu ...................................

prosi .................................................................................................................................

(imię i nazwisko oraz stanowisko w samorządowej jednostce organizacyjnej)

o opracowanie: ...................................................................................................................

.........................................................................................................................................

(np. poniesionych wydatków na realizację zadania – rodzaj zadania, klasyfikacja budżetowa)

za okres ........................................

celem ................................................................................................................................

(określenie celu opracowania)

.........................................................................................................................................

(zestawienia)

w terminie .........................................................

(określenie terminu, do którego ma być złożone)

.................................... dnia .................

(miejscowość)

........................................

(podpis kontrolera)

Załącznik nr 8

Protokół

kontroli .............................................................................................................................

(rodzaj kontroli: kompleksowa, doraźna, problemowa, sprawdzająca)

przeprowadzonej .................................................................................................................

(nazwa samorządowej jednostki organizacyjnej)

przez ................................................................................................................................

(imię i nazwisko, stanowisko służbowe kontrolującego)

na podstawie upoważnienia ..................................................................................................

(organ lub osoba upoważniająca)

Nr ............................... z dnia .................................................................

Zakres kontroli:

1. .....................................................................................................................................

2. .....................................................................................................................................

3. .....................................................................................................................................

(szczegółowy tematyczny zakres kontroli)

Okres objęty kontrolą: .........................................................................................................

(lata, rok, półrocze itp.)

Dane ogólne:

1. Określenie jednostki:

– forma organizacyjno-prawna,

– podstawa działania (statut, regulamin organizacyjny – aktualność).

2. Kierownik jednostki (kto, od kiedy, przez kogo powołany).

3. Główny księgowy (kto, od kiedy, przez kogo zatrudniony).

4. Kto udzielał informacji w trakcie kontroli i w jakim zakresie.

5. Przeprowadzone w jednostce kontrole (kto, kiedy, w jakim zakresie).

Ustalenia kontroli (szczegółowe wg zakresu tematycznego kontroli).

1. Przepisy prawne (w oparciu o które dokonywano kontroli).

2. Stan faktyczny.

3. Stwierdzone nieprawidłowości: .........................................................................................

....................................................................................................................................

(z podaniem konkretnych przepisów (art. paragraf, ust. ustawy, paragraf rozporządzenia), które naruszono działaniem

bądź zaniechaniem)

4. Osoby odpowiedzialne:.....................................................................................................

(imię, nazwisko, stanowisko służbowe)

....................................................................................................................................

podstawa odpowiedzialności: ...........................................................................................

....................................................................................................................................

(przepis powszechnie obowiązujący: przepis wewnętrzny; zakres czynności, przyjęty do stosowania podpisem wraz

z datą)

Integralną część protokołu stanowią załączniki:

1. .....................................................................................................................................

2. .....................................................................................................................................

3. .....................................................................................................................................

Kierownik jednostki ...................................... (imię i nazwisko) został poinformowany o przysługującym mu, na podstawie ............................ (podstawa, np. regulamin kontroli), prawie zgłoszenia w ciągu ............. dni od daty podpisania protokołu – zastrzeżeń i dodatkowych wyjaśnień do protokołu.

Protokół sporządzono w ...... jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

W treści protokołu dokonano następujących poprawek:

.........................................................................................................................................

(określenie strony, wiersza, na których dokonano istotnych poprawek, np. skreślenie całego zdania, słowa)

.........................................................................................................................................

Protokół podpisano bez zastrzeżeń/z zastrzeżeniami co do: ........................................................

(określenie zastrzeżeń)

/z zastrzeżeniami na piśmie, które załączono do protokołu.

Przeprowadzoną kontrole wpisano do książki kontroli pod poz. .....................

.................................., dnia ...................

(miejscowość)

............................................

(pieczęć jednostki kontrolowanej)

............................................

(podpis kierownika jednostki)

............................................. ............................................

(podpis kontrolującego) (podpis głównego księgowego jednostki)

Załącznik nr 9

Protokół

kontroli kasy ......................................................................................................................

(nazwa i adres jednostki organizacyjnej)

przeprowadzonej w dniu .............................................. od godz. ..........................................

przez ................................................................................................................................

(imię i nazwisko, stanowisko służbowe kontrolującego)

Kontrolę przeprowadzono w obecności ...................................................................................

.........................................................................................................................................

(imiona i nazwiska, stanowiska służbowe)

W toku kontroli stwierdzono, co następuje:

1. Rzeczywisty stan gotówki w kasie

stan gotówki według raportu kasowego

na ....................... z dnia ................................

nadwyżka, niedobór .........................................

została zapisana w raporcie kasowym nr .............

dnia ...................... pod poz. nr .......................

2. Stan innych walorów (depozytów) kontrolowanej jednostki przechowywanych w kasie, ich zgodność bądź niezgodność z ewidencją ............................................................................

3. Stan druków ścisłego zarachowania przechowywanych w kasie oraz ich zgodność bądź niezgodność z ewidencją .....................................................................................................

4. Pogotowie kasowe dla kontrolowanej jednostki ustalone przez ..............................................

...................................................................... wynosi ..................................................

5. Kasjer/ka jest zaznajomiony/na z obowiązującymi przepisami kasowymi.

6. Kasjer/ka złożył/a deklarację o odpowiedzialności materialnej za powierzoną jemu/jej gotówkę i inne walory znajdujące się w kasie .................................................................................

7. Ostatnią kontrolę w kasie przeprowadził/a w dniu ...............................................................

....................................................................................................................................

(podać imię, nazwisko i stanowisko służbowe kontrolującego)

8. Uwagi o brakach w zabezpieczeniu pomieszczenia kasy .......................................................

....................................................................................................................................

....................................................................................................................................

....................................................................................................................................

Protokół niniejszy został sporządzony w trzech jednobrzmiących egzemplarzach i podpisany po uprzednim odczytaniu. Jeden egzemplarz protokołu pozostawiono w jednostce kontrolowanej. W związku z ustaleniami zawartymi w niniejszym protokole wniesiono zastrzeżenia (nie wniesiono zastrzeżeń)

.........................................................................................................................................

.........................................................................................................................................

.........................................................................................................................................

.........................................................................................................................................

.........................................................................................................................................

.........................................................................................................................................

.........................................................................................................................................

.........................................................................................................................................

.........................................................................................................................................

.................................................. ................................................

(podpis kontrolującego) ((podpis kasjera)

................................................

(podpisy osób obecnych przy kontroli)

Załącznik nr 10

Harmonogram

kontroli wewnętrznej w roku 2001

Lp.	Termin	Komórka/Jednostka kontrolowana	Temat kontroli	Uwagi
1.	IV kwartał	UMiG Międzybórz	Zabezpieczenie Urzędu
2.	III kwartał	UMiG Międzybórz Wydz. GKiRG	Zamówienia publiczne
3.	II kwartał	Gimnazjum Samorządowe Międzybórz	Celowość przeznaczenia środków finansowych