1046

I. Postanowienia ogólne

§ 1

Regulamin organizacyjny zwany dalej „regulaminem” określa strukturę oraz zasady funkcjonowania Urzędu Gminy w Chojnowie.

§ 2

1. urząd Gminy Wiejskiej w Chojnowie, zwany dalej „urzędem” realizuje zadania:

1) własne, wynikające z ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 1998 r. Nr 16, poz. 95 z późn. zm.),

2) zlecone z zakresu administracji rządowej,

3) przejęte na podstawie porozumień zawartych z organami administracji rządowej i samorządowej.

§ 3

Urząd funkcjonuje na zasadach jednoosobowego kierownictwa, służbowego podporządkowania, podziału uprawnień i obowiązków oraz indywidualnej odpowiedzialności związanej z wykonywaniem i załatwianiem spraw.

II. Podział funkcji kierowniczych

§ 4

1. Pracą urzędu kieruje wójt przy pomocy zastępcy wójta, sekretarza gminy i skarbnika gminy.

2. Wójt wykonuje uprawnienia zwierzchnika służbowego w stosunku do pracowników urzędu.

3. W czasie nieobecności wójta zastępuje go zastępca wójta, a podczas ich nieobecności sekretarz gminy.

4. Zastępca wójta, sekretarz gminy i skarbnik gminy wykonują wyznaczone przez wójta zadania i kompetencje w powierzonym zakresie, zapewniające sprawne funkcjonowanie urzędu, warunki jego działania oraz organizację pracy. W tym zakresie nadzorują działalność poszczególnych komórek organizacyjnych urzędu.

§ 5

Komórkami organizacyjnymi Urzędu Gminy są wydziały oraz samodzielne stanowiska pracy.

§ 6

1. Pracą Wydziału Organizacyjno-Prawnego kieruje sekretarz gminy.

2. Pracą Wydziału Inwestycji, Rolnictwa, Geodezji i Gospodarki Gruntami kieruje naczelnik wydziału.

3. Pracą Wydziału Oświaty i Spraw Obywatelskich kieruje zastępca wójta.

4. Pracą Wydziału Finansowo-Budżetowego kieruje skarbnik gminy.

5. Samodzielne stanowiska organizują pracę we własnym zakresie.

6. W przypadku nieobecności naczelnika wydziału zastępuje go wyznaczony przez wójta pracownik.

7. Naczelnik wydziału może załatwiać w imieniu wójta sprawy bieżące, należące do zakresu działania wydziału, w tym wydawać decyzje administracyjne na podstawie indywidualnego upoważnienia wójta.

III. Struktura organizacyjna

§ 7

1. W urzędzie funkcjonują następujące wydziały:

a) Wydział Organizacyjno-Prawny,

b) Wydział Finansowo-Budżetowy,

c) Wydział Inwestycji Rolnictwa, Geodezji i Gospodarki Gruntami,

d) Wydział Oświaty i Spraw Obywatelskich.

2. W urzędzie funkcjonują następujące samodzielne stanowiska pracy:

a) specjalista ds. obsługi Rady Gminy,

b) główny specjalista ds. rozwiązywania problemów alkoholowych i promocji gminy,

c) referent ds. promocji.

3. W urzędzie funkcjonuje pełnomocnik ochrony informacji niejawnych.

4. Szczegółową organizację wewnętrzną wydziałów oraz zakresy czynności pracowników ustalają zastępca wójta, skarbnik gminy, sekretarz gminy i naczelnik wydziału.

5. Zakres czynności dla pracownika obsługi Rady Gminy określa wójt gminy w porozumieniu z przewodniczącym Rady Gminy, a dla pozostałych stanowisk wójt gminy.

6. Nadzór nad pracą wydziałów i samodzielnych stanowisk pracy sprawowany jest w sposób następujący:

a) wójt nadzoruje pracę całości urzędu, z tym że samodzielne stanowiska i pełnomocnik ochrony informacji niejawnych stanowią pion bezpośrednio podległy wójtowi,

b) zastępca wójta sprawuje nadzór nad pracą całego urzędu pod nieobecność wójta, ponadto sprawuje bezpośredni nadzór nad pracą Wydziału Oświaty i Spraw Obywatelskich,

c) sekretarz gminy sprawuje nadzór nad pracą całego urzędu pod nieobecność wójta i zastępcy wójta, ponadto sprawuje bezpośredni nadzór nad pracą Wydziału Organizacyjno-Prawnego i Wydziału Inwestycji, Rolnictwa, Geodezji i Gospodarki Gruntami oraz jest administratorem danych osobowych.

§ 8

W urzędzie funkcjonują następujące stanowiska kierownicze:

1) skarbnik gminy,

2) sekretarz gminy,

3) naczelnik Wydziału Inwestycji, Rolnictwa, Geodezji i Gospodarki Gruntami.

§ 9

W urzędzie mogą funkcjonować stałe lub doraźne powołane przez wójta kolegialne organy doradcze i opiniodawcze. Skład osobowy oraz zakres działania i tryb funkcjonowania tych organów określa wójt, o ile nie stanowią inaczej odrębne przepisy.

IV. Zakres działania wydziałów, stanowisk

samodzielnych i pełnomocnika ochrony

informacji niejawnych

§ 10

Wydziały i stanowiska samodzielne prowadzą sprawy związane z realizacją zadań kompetencji Rady Gminy, Zarządu Gminy i wójta.

§ 11

Do wspólnych zadań wydziałów i samodzielnych stanowisk pracy należą:

1) opracowywanie projektów planu zagospodarowania przestrzennego, programów gospodarczych, strategii rozwoju, budżetu i uchwał Rady Gminy,

2) terminowa i właściwa realizacja zadań,

3) współdziałania z organami samorządowymi, organizacjami społeczno-politycznymi i zawodowymi,

4) współdziałanie z organami administracji rządowej,

5) rozpatrywanie i załatwianie skarg i wniosków obywateli oraz wniosków, zapytań oraz interpelacji senatorów, posłów i radnych,

6) ocena i kontrola działalności jednostek organizacyjnych podporządkowanych gminie,

7) przygotowywanie okresowych ocen, analiz, informacji, sprawozdań oraz innych dokumentów wg właściwości rzeczowej.

§ 12

Do zadań Wydziału Organizacyjno-Prawnego należy:

1) prowadzenie dokumentacji organizacyjnej Urzędu Gminy (statut, regulamin organizacyjny, status sołectw),

2) organizacja pracy oraz sprawnego i zgodnego z prawem funkcjonowania urzędu,

3) organizacja obsługi interesantów, ze szczególnym uwzględnieniem osób starszych i niepełnosprawnych,

4) wykonywanie kontroli wewnętrznej w stosunku do wydziałów,

5) organizowanie szkoleń pracowników,

6) prowadzenie archiwum zakładowego,

7) prenumerata prasy, czasopism i wydawnictw wraz z ich rozdziałem,

8) organizacja i obsługa spotkań okolicznościowych wójta,

9) rejestrowanie i przechowywanie umów długoterminowych oraz porozumień z organami administracji rządowej,

10) obsługa kancelaryjna Zarządu Gminy, wójta, zastępcy wójta i całego Urzędu Gminy,

11) zapewnienie materialno-technicznych warunków pracy urzędu,

12) administrowanie i zabezpieczenie budynku urzędu,

13) prowadzenie spraw osobowych pracowników urzędu oraz dyrektorów i kierowników jednostek podporządkowanych (samorządowych),

14) nadzór i kontrola obsługi urzędu pod względem ochrony obiektu i utrzymania czystości,

15) prowadzenie spraw socjalnych pracowników urzędu,

16) wykonywanie prac zleconych – wybory, referendum,

17) prawna obsługa pracy urzędu,

18) organizacja właściwego obiegu oraz gromadzenie dokumentów i ekspedycja korespondencji,

19) prowadzenie księgi skarg i wniosków,

20) obsługa centrali telefonicznej, kserokopiarki i laminarki, i innych urządzeń technicznych,

21) zabezpieczenie zbiorów danych osobowych,

22) rejestracja zbiorów danych osobowych,

23) rejestrowanie wniosków o udostępnienie danych osobowych,

24) nadzorowanie przestrzegania przepisów prawa przy przetwarzaniu danych osobowych w urzę-dzie,

25) prowadzenie rejestru druków ścisłego zarachowania i ich wydawanie,

26) nadzorowanie zabezpieczenia nośników informacji,

27) prowadzenie praktyk szkolnych i straży zawodowych,

28) przestrzeganie przepisów dotyczących ochrony informacji niejawnych i danych osobowych,

29) współudział w realizacji zadań z zakresu spraw obronnych, obrony cywilnej i zarządzania kryzysowego.

Wydział przy załatwianiu spraw używa symbolu „OP”.

§ 13

Do zadań Wydziału Finansowo-Budżetowego należy:

1) prowadzenie zbiorczej rachunkowości budżetu gminy i funduszy celowych,

2) prowadzenie rachunkowości w zakresie poboru podatku i opłat lokalnych,

3) obsługa kasowa, sprzedaż znaczków skarbowych i weksli,

4) sporządzanie listy płac pracowników urzędu,

5) sprawy z zakresu ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych – zasiłki,

6) wydawanie zaświadczeń o stanie majątkowym oraz o dochodach pracowników,

7) współpraca z RIO, urzędem skarbowym, Izbą Skarbową i bankiem obsługującym Urząd Gminy,

8) opracowanie i realizacja budżetu gminy,

9) nadzór i kontrola działalności finansowej jednostek podległych,

10) naliczanie i windykacja podatków i opłat lokalnych,

11) sprawozdawczość finansowo-budżetowa,

12) zamówienia publiczne,

13) ewidencja i rozliczanie podatku VAT,

14) prowadzenie wszystkich spraw związanych z eksploatacją samochodu osobowego Urzędu Gminy,

15) miesięczne rozliczanie refundacji,

16) miesięczne i roczne rozliczanie podatkowe z urzędem skarbowym,

17) miesięczne i roczne rozliczanie składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne z ZUS-em,

18) prowadzenie ewidencji środków trwałych i przedmiotów – inwentaryzacja,

19) sporządzanie wniosków i porozumień dla podmiotów nie zaliczonych do sektora finansów publicznych,

20) udostępnianie informacji o podatkach ze zbioru danych osobowych,

21) sprawy związane z ustalaniem kapitału początkowego oraz wydawanie zaświadczeń Rp-7,

22) rozliczanie delegacji, faktur pod względem formalno-rachunkowym i zapłaty w formie bezgotówkowej,

23) rozliczenie i ewidencja umów-zleceń,

24) rozliczenie inkasa sołtysów,

25) uzgodnienie miesięczne rejestru gruntów i zmian stanu posiadania,

26) przestrzeganie przepisów dotyczących ochrony informacji niejawnych i danych osobowych,

27) współudział w realizacji zadań z zakresu spraw obronnych, obrony cywilnej i zarządzania kryzysowego.

Wydział przy załatwianiu spraw używa symbolu „FB”.

§ 14

Do zadań Wydziału Inwestycji, Rolnictwa, Geodezji i Gospodarki Gruntami należy:

1) gospodarka mieniem komunalnym,

2) ochrona środowiska, ochrona przyrody,

3) organizacja produkcji roślinnej i zwierzęcej, współpraca z grupami producenckimi,

4) współdziałanie z producentami w zakresie organizacji profilaktyki i zwalczania chorób zwierzęcych oraz chorób i szkodników roślin uprawnych,

5) melioracje, gospodarka wodna i ściekowa,

6) ustalenie cen i sprzedaż gruntów, lokali i nieruchomości,

7) zezwolenia na usuwanie i ścinkę drzew,

8) przygotowanie dokumentów do uzyskania pozwolenia wodno-prawnego,

9) zapobieganie klęskom żywiołowym,

10) sprawy leśnictwa i łowiectwa,

11) budownictwo wiejskie i inwestycje liniowe,

12) eksploatacja, remonty dróg i mostów,

13) organizacja i nadzór prac interwencyjnych i publicznych,

14) sprawy związane z BHP,

15) przygotowanie, nadzór i realizacja inwestycji w gminie,

16) sprawozdawczość i statystyka rolnicza oraz zakresu gospodarki gruntami i mieniem komunalnym,

17) gospodarowanie zasobami Agencji Własności Rolnej Skarbu Państwa,

18) gospodarka mieszkaniowa,

19) komunalizacja mienia Skarbu Państwa,

20) numeracja porządkowa nieruchomości,

21) sporządzanie umów dzierżawnych między rolnikami za świadczenia emerytalno-rentowne,

22) sprzedaż i dzierżawa nieruchomości,

23) opracowywanie miejscowego planów zagospodarowania przestrzennego,

24) opiniowanie i zatwierdzanie podziałów nieruchomości,

25) prowadzenie spraw powierzonych z zakresu administracji rządowej (przyjmowanie zgłoszeń dotyczących przystąpienia do użytkowania obiektu budowlanego oraz rozbiórek),

26) informowanie o przeznaczeniu danych terenu w planie zagospodarowania przestrzennego,

27) sprawozdawczość w zakresie budownictwa w zakresie gminy,

28) przestrzeganie przepisów dotyczących ochrony informacji niejawnych i danych osobowych,

29) współudział w realizacji zadań z zakresu spraw obronnych, obrony cywilnej i zarządzania kryzysowego.

Wydział przy załatwianiu spraw używa symbolu „RGG”.

§ 15

Do zadań Wydziału Oświaty i Spraw Obywatelskich należy:

1) ewidencja ludności i dowody osobiste,

2) aktualizacja spisów wyborców,

3) sprawy wojskowe,

4) udzielanie pozwoleń na przeprowadzenie zbiórek publicznych i nadzór nad ich przebiegiem,

5) prowadzenie spraw z zakresu obrony cywilnej i spraw obronnych oraz spraw ochrony ppoż.,

6) wydawanie pozwoleń na zgromadzenia i nadzór nad ich przebiegiem,

7) prowadzenie magazynu obrony cywilnej,

8) sprawy rekreacji i sportu wiejskiego,

9) realizacja i organizacja zadań z zakresu służby zdrowia oraz współpraca i kontrola ośrodków zdrowia,

10) współpraca w tworzeniu i prowadzeniu szkół podstawowych,

11) realizacja planu do rocznego przygotowania przedszkolnego,

12) organizacja dowozu dzieci do szkoły,

13) realizacja zleceń organu prowadzącego nadzór pedagogiczny,

14) organizacja konkursów na stanowisko dyrektora,

15) współdziałanie w zakładaniu i utrzymywaniu bibliotek publicznych oraz zapewniania im odpowiednich warunków działania i rozwoju,

16) prowadzenie działalności kulturowej i ochrony zabytków,

17) współpraca w organizowaniu i tworzeniu placówek kulturalnych,

18) ewidencja działalności gospodarczej,

19) wydawanie i cofanie zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych,

20) prowadzenie finansów i rachunkowości szkół, gminnych placówek kulturalno-oświatowych,

21) naliczanie wynagrodzenia pracowników szkół, gminnych placówek kulturalno-oświatowych,

22) planowanie i realizacja budżetów jednostek oświatowych z terenu gminy,

23) prowadzenie ewidencji środków trwałych i przedmiotów – inwentaryzacja,

24) sprawy z zakresu ubezpieczeń społecznych, zdrowotnych pracowników szkół gminnych placówek kulturalno-oświatowych,

25) prowadzenie kancelarii tajnej,

26) sprawowanie obowiązków pełnomocnika ds. informacji niejawnych,

27) przestrzeganie przepisów dotyczących ochrony informacji niejawnych i danych osobowych,

28) realizacja zadań z zakresu spraw obronnych, obrony cywilnej i zarządzania kryzysowego.

Przy załatwianiu spraw używa się symbolu „SOO”.

§ 16

Zadaniem samodzielnego specjalisty ds. obsługi Rady Gminy jest:

1) organizowanie sesji i posiedzeń Rady Gminy,

2) organizowanie posiedzeń komisji rady,

3) protokołowanie sesji i posiedzeń komisji rady,

4) prowadzenie zbiorów i rejestrów: uchwał Rady Gminy i interpelacji,

5) przekazywanie uchwał, interpelacji, wystąpień i wniosków rady zainteresowanym wydziałom i jednostkom, Zarządowi Gminy i wójtowi,

6) inne sprawy z zakresu obsługi rady,

7) przekazywanie interpelacji panu wójtowi oraz dba o terminowość dostarczenia odpowiedzi na nie dla radnych na podstawie zebranych materiałów,

8) prowadzenie korespondencji przez Biuro Rady,

9) sporządzanie list płac, diet i prowadzenie rejestru wypłat,

10) wydawanie urlopowań na posiedzenia komisji i sesję,

11) przestrzeganie przepisów dotyczących ochrony informacji niejawnych i danych osobowych,

12) współudział w realizacji zadań z zakresu spraw obronnych, obrony cywilnej i zarządzania kryzysowego.

Biuro Rady przy załatwianiu spraw używa symbolu „RG”.

§ 17

Radca prawny:

1) opiniuje projekty uchwał rady,

2) opiniuje projekty uchwał zarządu i zarządzeń wójta,

3) interpretuje przepisy prawa w zakresie zleconym,

4) opiniuje projekty statutu i regulaminów,

5) prowadzi sprawy przed sądami i innymi organami,

6) opiniuje prowadzone przez wydziały postępowania administracyjne,

7) uczestniczy w sesjach rady w razie potrzeby.

Przy załatwianiu spraw używa się symbolu „RP”.

§ 18

Główny specjalista ds. rozwiązywania problemów alkoholowych i promocji prowadzi i współpracuje z wójtem w zakresie:

1) działania na rzecz tworzenia i wzmacniania lokalnej koalicji trzeźwości, szukania poparcia dla działań na rzecz zmniejszenia rozmiarów problemów alkoholowych,

2) przeprowadzania analizy problemów alkoholowych i stanu zasobów w dziedzinie ich rozwiązywania na terenie gminy,

3) przygotowywania wspólnie z gminną komisją i przedkładanie Zarządowi Gminy:

– projektu gminnego programu,

– projektu preliminarza na jego wykonanie,

– projektu sprawozdania z jego realizacji,

4) ogłaszania i prowadzenia konkursu ofert na wykonanie poszczególnych zadań w ramach gminnego programu,

5) bieżącej koordynacji zadań wynikających z gminnego programu,

6) współpracy z instytucjami i organizacjami działającymi w sferze profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych,

7) wdrażania i propagowania na terenie gminy ogólnopolskich i regionalnych programów i kampanii edukacyjnych,

8) bieżącej ewaluacji i wprowadzania lokalnych inicjatyw z dziedziny rozwiązywania problemów alkoholowych,

9) informacji gospodarczej gminy i turystyczno-krajoznawczej,

10) promowania gminy w celu zainteresowania inwestorów zagranicznych możliwością prowadzenia działalności gospodarczej na terenie gminy,

11) współpracy z sąsiednimi gminami w zakresie promocji makroregionów,

12) wydawania materiałów promocyjnych – nadzór nad realizacją wydawnictw, kierowania działaniami,

13) przedstawicielstwa na targach i innych imprezach promujących gminę,

14) współdziałania z pracownikami przy prowadzeniu spraw dotyczących współpracy z zagranicą,

15) współdziałania przy organizowaniu pobytu gości zagranicznych,

16) organizacja spotkań okolicznościowych,

17) przekazywania bieżących informacji do mediów,

18) redagowanie „Wiadomości Gminy Chojnów” i dystrybucja,

19) przygotowania materiałów promocyjnych do emisji w regionalnych mediach,

20) koordynowanie działań związanych z organizacją imprez masowych,

21) przestrzeganie przepisów dotyczących ochrony informacji niejawnych i danych osobowych,

22) współudział w realizacji zadań z zakresu spraw obronnych, obrony cywilnej i zarządzania kryzysowego.

Przy załatwianiu spraw używa się symbolu „PPA”.

§ 19

Referent ds. promocji prowadzi i współpracuje z wójtem oraz z głównym specjalistą ds. promocji rozwiązywania problemów alkoholowych w zakresie:

1) informacji gospodarczej gminy i turystyczno-krajoznawczej,

2) promowania gminy w celu zainteresowania inwestorów zagranicznych możliwością prowadzenia działalności gospodarczej na terenie gminy,

3) współpracy z sąsiednimi gminami w zakresie promocji makroregionów,

4) wydawania materiałów promocyjnych – nadzór nad realizacją wydawnictw,

5) przedstawicielstwa na targach i innych imprezach promujących gminę,

6) przygotowania materiałów promocyjnych do emisji w regionalnych mediach,

7) współdziałania z pracownikami przy prowadzeniu spraw dotyczących współpracy z zagranicą,

8) współdziałania przy organizowaniu pobytu gości zagranicznych,

9) redakcja techniczna wiadomości „Wiadomości Gminy Chojnów”,

10) organizacja spotkań okolicznościowych,

11) przekazywania istotnych informacji do mediów,

12) przestrzeganie przepisów dotyczących ochrony informacji niejawnych i danych osobowych,

13) współudział w realizacji zadań z zakresu spraw obronnych, obrony cywilnej i zarządzania kryzysowego.

Przy załatwianiu spraw używa się symbolu „PPA”.

§ 20

Do zadań stanowiska pełnomocnik ochrony informacji niejawnych należy kierowanie wyodrębnioną wyspecjalizowaną komórką organizacyjną do spraw ochrony informacji niejawnych, w szczególności:

1) zapewnienie ochrony informacji niejawnych,

2) ochrony systemów i sieci teleinformatycznych,

3) zapewnienie ochrony fizycznej jednostki organizacyjnej,

4) kontrola informacji niejawnych oraz przestrzegania przepisów o ochronie tych informacji,

5) okresowa kontrola ewidencji materiałów i obiegu dokumentów,

6) opracowywanie planu ochrony jednostki organizacyjnej i nadzorowanie jego realizacji,

7) szkolenie pracowników w zakresie ochrony informacji niejawnych według zasad określonych w ustawie z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych,

8) nadzór nad kancelarią tajną.

Stanowisko przy załatwianiu spraw używa symbolu „PIN”.

V. Zasady funkcjonowania wydziałów i samodzielnych stanowisk pracy

§ 21

Naczelnik wydziału odpowiada za organizację i dyscyplinę pracy oraz wykonywanie zadań i załatwianie spraw w wydziale przed wójtem, zastępcą wójta i sekretarzem gminy zgodnie z podziałem kompetencji.

§ 22

1. Jeżeli wykonywanie określonego zadania i załatwiania spraw wymaga współdziałania dwóch lub więcej wydziałów, naczelnik, zastępca wójta, sekretarz gminy i skarbnik z własnej inicjatywy uzgadniają sposób wykonania zadania i ustalają, który z wydziałów sprawuje funkcję koordynującą.

2. Wydziałem wiodącym powinien być wyznaczony wydział, który uprawniony i obowiązany jest do definitywnego załatwienia sprawy, w szczególności przez sporządzenie projektu wymaganego aktu normatywnego, wydanie wymaganej decyzji administracyjnej lub innego aktu administracyjnego, umowy lub innego dokumentu.

3. Przepisu ust. 1 w zakresie dotyczącym ustalenia wydziału wiodącego nie stosuje się, jeżeli taki wydział wyznaczy wójt.

VI. Kontrola wewnętrzna

§ 23

1. Do przeprowadzenia kontroli upoważnieni są:

a) Komisja Rewizyjna Rady Gminy we wszystkich sprawach dotyczących gminy, zleconych przez Radę Gminy oraz na podstawie planu pracy,

b) przewodniczący Rady Gminy i komisje w sprawach dotyczących zakresów ich działania,

c) wójt, zastępca wójta, sekretarz gminy w sprawach funkcjonowania urzędu,

d) Zarząd Gminy i skarbnik w sprawach działalności kierowników jednostek organizacyjnych,

e) naczelnik wydziału w stosunku do swoich podwładnych.

2. Ustalenia ust. 1 nie zwalniają od stałego przeprowadzania samokontroli.

3. Kontrola może dotyczyć całości spraw prowadzonych przez daną osobę lub dział, względnie określonych spraw, a także jednej sprawy i może dotyczyć:

a) sposobu prowadzenia i przechowywania akt zarówno w biurku, jak i w szafie,

b) sprawy bieżącej z kwartału, roku bieżącego lub ubiegłego, a jeśli to jest konieczne z lat ubiegłych.

4. Dokumentacja u pracownika winna być tak prowadzona, aby bez zwłoki mógł okazać teczkę, w której znajdować się powinna wskazana korespondencja lub sprawa.

5. Z kontroli sporządza się protokół w 3 egz. zakończony wnioskami.

6. Kontrole zlecone przez Radę Gminy lub jej komisje oraz przez inne upoważnione osoby są jawne. Oznacza to, że kontrolowany jest uprzedzony o dacie i terminie kontroli ustnie lub pisemnie.

VII. Obieg dokumentów

§ 24

1. W sprawie prowadzenia dokumentów stosuje się instrukcję kancelaryjną.

2. Korespondencja z zastrzeżeniem ust. 8 odbierana jest przez upoważnionego pracownika z urzędu pocztowego, przyjmowana jest przez sekretariat Urzędu Gminy, otwierana i rejestrowana, co oznacza:

a) nadanie korespondencji pieczęci i daty wpływu na piśmie lub kopercie oznaczonej klauzulą tajności,

b) wpisanie do rejestru pism przychodzących pod kolejnym numerem i naniesienie tego numeru na pieczęci wpływu na korespondencji.

3. Przyjęta i zarejestrowana korespondencja przekazywana jest wójtowi, a pod jego nieobecność zastępcy wójta lub sekretarzowi, który po zapoznaniu się z jej treścią rozdysponowuje ją na wydziały i samodzielne stanowiska pracy wg właściwości.

4. Rozdysponowana korespondencja wg kompetencji jest przejmowana przez sekretariat, który nanosi adresatów i odnotowuje ich przy każdym zarejestrowanym piśmie w rejestrze pism przychodzących.

5. Tak przyjęte rozdysponowane i zaadresowane pisma zostają przekazane adresatowi do załatwienia za imiennym pokwitowaniem.

6. Korespondencja przekazywana do sekretariatu bezpośrednio przez osoby fizyczne lub prawne podlega takiej samej procedurze.

7. Korespondencja adresowana imiennie, zawierająca jedynie imię i nazwisko adresata, bez opatrzenia jej pieczęcią nadawcy, winna być traktowana jako prywatna i nie podlega rejestracji. Jeżeli okaże się, że korespondencja ta nie miała charakteru prywatnego, adresat niezwłocznie przedkłada ją do zarejestrowania i opatrzenia właściwą pieczęcią oraz numerem rejestru.

8. Zasady postępowania z korespondencją niejawną określają odrębne przepisy.

9. Korespondencja przygotowana do wysyłania przez wydziały i samodzielne stanowiska pracy przekazywana jest do wydziału organizacyjno-prawnego, odpowiedzialnego za ekspedycję korespondencji.

10. Korespondencja związana z prowadzonym postępowaniem administracyjnym lub sądowym wysyłana jest przesyłką poleconą.

11. Wysyłane pisma właściwe oznakowane są rejestrowane oraz gromadzone w odpowiednich teczkach i segregatorach przez wydziały i samodzielne stanowiska.

§ 25

Przy każdym piśmie kierowanym do załatwienia wg kompetencji winna być odnotowana data załatwienia sprawy.

§ 26

Pisma o charakterze informacyjnym adresowane do poszczególnych pracowników winny być przez nich potwierdzone podpisem o przyjęciu ich treści do wiadomości, wykonania lub przestrzegania.

§ 27

Akta spraw.

1. Każda sprawa otwierająca postępowanie administracyjne wymaga założenia teczki „akta sprawy”.

2. Jeżeli z okoliczności wynika, że sprawa wymaga wyłącznie odpowiedzi, bez szukania i kompletowania dokumentacji, pismo wraz z odpowiedzią wpina się do teczki korespondencji, która zawiera zawsze pismo i odpowiedź, ewentualnie adnotację „bez odpowiedzi”.

3. Poza wymienionymi w ust. 2 każdy pracownik przechowuje akta spraw w teczkach:

a) sprawy do załatwienia,

b) sprawy ostatecznie załatwione, przechowywane w odpowiednich segregatorach.

VIII. Postanowienia końcowe

§ 28

1. Nieujęte unormowania prawne lub proceduralne w regulaminie realizowane są zgodnie z ogólnie obowiązującym prawem, a w szczególności zawartym w:

a) ustawie o samorządzie gminnym,

b) Kodeksie postępowania administracyjnego,

c) Instrukcji kancelaryjnej,

d) innych ustawach.

§ 29

Integralną częścią regulaminu są załączniki:

1) Zasady podpisywania aktów prawnych i innych dokumentów urzędowych.

2) Tryb i zasady opracowywania projektów aktów normatywnych.

3) Organizacja przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania indywidualnych spraw obywateli w Urzędzie Gminy Wiejskiej Chojnów.

4) Struktura organizacyjna Urzędu Gminy.

5) Wykaz stanowisk i etatów w strukturze wiejskiej gminy Chojnów.